Pernahkah kamu mendengar istilah payroll? Bagi para pemilik badan usaha, pemilik perusahaan maupun para karyawan tentu istilah ini sudah tidak asing lagi. Namun, bagi sebagian orang utamanya orang-orang awam payroll masih cukup asing terdengar di telinga. Kendati demikian, dalam praktiknya payroll adalah istilah yang merujuk pada sistem pembayaran gaji karyawan yang diberikan oleh perusahaan dimana karyawan bekerja.
Oleh karena itu, payroll sangat penting baik bagi pemilik perusahaan maupun karyawan sebab berkaitan erat dengan hak karyawan yang wajib diberikan oleh perusahaan. Dengan demikian, perusahaan biasanya telah menetapkan kebijakan terkait aturan maupun sistem tanggal diberikannya hak gaji tersebut.
Lantas, kenapa dinamakan sistem payroll? Apa bedanya dengan pembayaran gaji pada umumnya?
Nah, untuk memahami lebih jauh mengenai istilah payroll ini. Artikel pada kesempatan kali ini akan mengulas beberapa informasi yang mungkin dapat membantu kamu dalam memahami sistem pembayaran modern ini.
Table of Contents
Pengertian Payroll
Payroll atau sistem payroll adalah sebuah sistem penggajian atau pembayaran upah yang dilakukan oleh perusahaan kepada karyawannya dalam kurun waktu tertentu. Sebagian besar menganggap bahwa sistem payroll adalah sistem penggajian yang lebih modern dibandingkan yang sebelumnya.
Selain itu, dengan adanya sistem ini pihak administrasi perusahaan maupun HRD akan lebih mudah mengatur gaji karyawan dibanding dilakukan secara manual. Mengingat tidak sedikit perusahaan yang memiliki karyawan ratusan hingga ribuan membuat payroll menjadi pilihan untuk menerapkan sistem pembayaran upah.
Dalam pelaksanaanya, biasanya terdapat beberapa rincian komponen yang akan didapatkan oleh karyawan seperti gaji pokok, uang lembur, tunjangan transport, potongan pajak, uang makan, BPJS dan lainnya. Namun, rincian komponen tersebut tergantung dari kebijakan setiap perusahaan.
Cara Kerja Sistem Payroll
Ada 3 tahapan cara kerja dari sistem payroll ini. Proses tersebut dimulai dari pra-penggajian, penggajian hingga pasca penggajian karyawan. Berikut penjelasan terkait ketiga tahapan tersebut.
Pra-penggajian
Pada tahap ini, perusahaan biasanya akan melakukan pemeriksaan terkait kebijakan mengenai gaji, cuti, tunjangan dan kehadiran. Selanjutnya, pihak-pihak yang berwenang akan mengumpulkan atau merekapitulasi data-data tersebut dengan melibatkan tim dan divisi untuk memperoleh ini informasi terkait data kehadiran dan perubahan gaji.
Namun, sekarang ini untuk merekapitulasi data kehadiran karyawan dapat dilakukan oleh manajemen HR dengan menggunakan perangkat software. Hal ini meminimalisir adanya ketidakakuratan dan kecurangan data kehadiran.
Penggajian
Setelah data telah ter rekapitulasi yang biasa dilakukan secara otomatis oleh sistem melalui penyimpanan cloud, tahap selanjutnya proses penggajian. Data yang telah divalidasi sebelumnya akan dimasukkan ke dalam sistem penggajian untuk diproses. Proses tersebut bertujuan untuk mengetahui pembayaran bersih dan pemotongan pajak yang harus dibayarkan oleh perusahaan. Apabila proses ini telah selesai, penggajian akan diberikan kepada karyawan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Pasca-penggajian
Pasca-penggajian adalah tahapan terakhir dalam sistem payroll dimana semua hal yang berkaitan dengan pemotongan gaji seperti pajak penghasilan (Pph). Selanjutnya, tim administrasi penggajian dari perusahaan akan mengirimkan laporan ke lembaga pemerintah yang berwenang. Selanjutnya, dua divisi perusahaan HR dan Finance akan bekerja sama untuk mencatat semua transaksi dalam pembukuan perusahaan sebab gaji merupakan biaya operasional perusahaan.
Manfaat Menggunakan Sistem Payroll
Saat ini, sistem payroll yang digunakan untuk menggaji karyawan sudah berbasis aplikasi. Selain lebih efisien dan efektif, cost yang dikeluarkan pun lebih hemat dan terjangkau. Oleh karena itu, perusahaan yang menerapkan sistem payroll tentu akan mendapat sejumlah manfaat baik dari sisi perusahaan maupun dari sisi karyawan, di antaranya sebagai berikut.
Mempermudah mengetahui laporan gaji karyawan
Dengan menggunakan sistem payroll, karyawan akan lebih mudah mengetahui rincian laporan gaji setiap bulannya. Perusahaan akan memberikan gambaran rinci terkait persentase potongan untuk pajak, BPJS dan gaji bersih yang akan diterima karyawan setiap bulan.
Menghemat waktu divisi HR
Bagi manajemen administrasi perusahaan maupun pihak HR tentu akan memangkas waktu mereka dalam membuat laporan penggajian karyawan. Dengan sistem payroll, pihak HR lebih mudah merekapitulasi data kehadiran karyawan karena dapat rekapitulasi secara otomatis dalam sistem apabila ada karyawan yang absen. Dengan demikian, sistem upah payroll akan memudahkan perusahaan dalam menggaji karyawan secara efektif dan efisien.
Mempermudah pembuatan formulir pajak karyawan
Pembuatan formulir pajak untuk perusahaan dan karyawan biasanya memakan banyak waktu dan biaya. Namun, dengan payroll proses pembuatannya lebih mudah, efisien dan hemat biaya. Dengan demikian, HR bisa lebih fokus untuk meningkatkan sumber daya manusia di perusahaan.
Penyimpanan data secara otomatis
Sebelum adanya payroll, database dilakukan secara manual yang membutuhkan banyak waktu dan biaya sebab membutuhkan banyak kertas dan tempat. Kini, sistem akan secara otomatis menyimpan database karyawan yang dapat mempermudah tugas manajemen HR dalam membantu proses penggajian karyawan. Selain itu, penyimpanan database secara otomatis ini juga dapat mengurangi beban kerja dan cost yang dikeluarkan oleh perusahaan.
Penerapan self-service
Sekarang ini, payroll memungkinkan karyawan untuk dapat mengakses informasi dan data pribadi mereka secara mandiri atau self-service. Karyawan lebih mudah mengakses informasi terkait potongan gaji, waktu kerja, bonus, jumlah gaji, dan lainnya. Selain itu, karyawan dapat mengajukan suatu hal secara otomatis tanpa perlu mendatangi pihak HR asalkan sistem payroll yang digunakan memerlukan akses jaringan internet.
Kesimpulan
Sistem payroll sangat penting untuk diterapkan oleh setiap perusahaan. Selain memudahkan manajemen administrasi perusahaan dalam melakukan proses pembayaran upah karyawan, payroll juga membantu karyawan mengetahui transparansi laporan gaji setiap bulan. Sistem ini tentu sangat menguntungkan kedua belah pihak.
Oleh karena itu, perusahaan perlu menggunakan perangkat software dalam menerapkan sistem payroll agar penggajian karyawan lebih efektif dan efisien.
Salah satu aplikasi yang dapat digunakan oleh perusahaan adalah aplikasi AqtiveHR, sebuah aplikasi yang telah memiliki sistem Human Resource Information System (HRIS) dan Employee Self-Service (ESS) untuk membantu pekerjaan manajemen HR dalam mengelola SDM perusahaan dan pekerjaan terkait lainnya.
AqtiveHR menawarkan berbagai fitur yang membantu proses payroll dengan lebih mudah. Fitur-fitur unggulan AqtiveHR meliputi fitur absensi online yang dapat dilakukan di mana saja dan kapan saja dengan menggunakan pengenalan wajah dan radius lokasi, fitur pengajuan cuti dan izin tanpa perlu mendatangi HRD dan fitur broadcast message per divisi atau perusahaan yang dapat disiarkan secara massif dengan lebih efisien.
Selain itu, AqtiveHR menawarkan fitur yang menerapkan sistem payroll melalui penggajian karyawan secara otomatis dalam satu aplikasi. Tidak hanya itu, dengan adanya fitur penggajian otomatis tersebut karyawan juga dapat mengakses slip gaji selama beberapa bulan terakhir secara mandiri. Menggunakan AqtiveHR untuk penerapan sistem payroll pada perusahaan dengan beragam manfaat bagi perusahaan maupun karyawan.
