Seorang karyawan memiliki hak-hak yang akan diberikan oleh perusahaan yang sebelumnya telah disepakati pada saat offering pekerjaan. Salah satu hak tersebut berkaitan dengan pengelolaan keuangan perusahaan yang diberikan kepada karyawan sebagai kompensasi atau penggantian atas sesuatu hal. Hal yang paling sering dipahami oleh kebanyakan orang, penggantian tersebut biasanya berhubungan dengan kesehatan yang di-cover oleh perusahaan tempat bekerja. Namun, ada beberapa hal yang masuk ke dalam kompensasi perusahaan apalagi berkaitan dengan kebutuhan bisnis perusahaan. Maka, tak jarang karyawan melakukan reimburse atau reimbursement adalah untuk mengganti dana pribadi yang terpakai saat menangani hal tersebut.
Dengan membawa sejumlah catatan bukti pembayaran, kamu bisa meminta kompensasi pada perusahaan tempat kamu bekerja. Untuk memahami reimbursement lebih dalam berikut dengan biaya apa saja yang tercover dalam pengajuan reimburse, yuk simak artikel ini lebih lanjut.
Table of Contents
Pengertian Reimbursement
Reimburse atau reimbursement adalah istilah yang merujuk pada suatu proses atau kegiatan penggantian dana atau uang dengan nominal tertentu yang diberikan perusahaan kepada karyawannya. Kegiatan ini merupakan hak yang didapat karyawan dan juga dapat berupa klaim atas dana pribadi yang telah digunakan karyawan untuk kebutuhan bisnis perusahaan. Namun, kebijakan terkait proses reimbursement ini tentu berbeda dalam setiap perusahaan. Selain itu, tidak semua dana pribadi yang keluar dapat di-reimburse oleh perusahaan sehingga kamu perlu memahami sebelum mengajukan reimbursement pada perusahaan.
Baca Juga: Cara Menghitung Gaji Karyawan Tetap dan Tidak Tetap
Biaya-Biaya untuk Mengajukan Reimbursement
Reimburse menjadi hak karyawan yang memiliki sejumlah benefit. Namun, kompensasi tersebut tidak serta merta dapat diklaim pada semua hal, hanya beberapa biaya saja yang dapat di-reimburse oleh perusahaan di antaranya adalah sebagai berikut.
Operasional Bisnis
Dalam menjalani pekerjaan yang berhubungan dengan operasional bisnis, karyawan berhak mengajukan reimbursement pada perusahaan. Jenis biaya ini berkaitan dengan pengeluaran selama menunjang proses bisnis dalam perusahaan. Bentuknya pun beragam seperti pembelian pulsa untuk menghubungi klien perusahaan, pembayaran program pelatihan, pembayaran perlengkapan atau kebutuhan kantor, pembayaran sewa tempat pertemuan dan yang lainnya.
Saat menggunakan dana pribadi untuk memenuhi pembayaran tersebut, pastikan untuk menyimpan bukti pembayaran seperti invoice maupun dokumen pelengkap lainnya. Hal ini membantu perusahaan mengetahui informasi terkait history pembayaran seperti untuk pembayaran apa dan kapan dibayarkan agar perusahaan tahu kelayakan penggantianya.
Perjalanan Bisnis
Untuk menunjang kebutuhan dan kepentingan bisnis, karyawan pada posisi dan jabatan tertentu biasanya akan melakukan perjalanan bisnis. Namun, ada beberapa biaya perjalanan bisnis yang kerap menggunakan dana pribadi karyawan terlebih dahulu.
Pembayaran tersebut biasanya meliputi pembayaran tiket pesawat, biaya kebutuhan transportasi dan akomodasi selama melakukan perjalanan bisnis di kota atau lokasi tujuan dan pembayaran sejenis lainnya. Meskipun biaya perjalanan bisnis dapat di-reimburse, tetapi ada sejumlah perusahaan yang tidak memasukkan biaya ini untuk di-reimburse.
Hal ini lantaran sebelumnya perusahaan telah memberikan sejumlah biaya transportasi atau pemberian sejenis kepada pihak karyawan. Dengan demikian, pastikan mendapatkan informasi yang akurat terkait perjalanan dan aktivitas bisnis apa yang dapat di-reimburse oleh perusahaan agar tidak serta merta membuang dana pribadi yang belum tentu dapat diganti perusahaan.
Biaya Medis
Benefit yang krusial dari adanya reimbursement adalah penggantian biaya terkait biaya medis atau kesehatan karyawan. Perusahaan dapat dimintai ganti dana yang telah dipakai karyawan selama berobat seperti pembelian obat dan proses perawatan.
Namun, beberapa perusahaan ada yang tidak melakukan reimbursement biaya kesehatan lantaran telah menggunakan BPJS atau asuransi sejenis sebagai biaya kesehatan. Sebaliknya, perusahaan biasanya akan membantu membayar iuran BPJS karyawan tiap bulannya.
Tips Mengajukan Reimburse Perusahaan
Bagi karyawan yang ingin mengajukan reimburse pada perusahaan pastinya memerlukan tips dalam mengajukan reimbursement dengan baik. Yuk, simak beberapa tipsnya di bawah ini.
Dokumen
Hal pertama yang wajib dilakukan adalah menyiapkan dokumen pelengkap selain data informasi pribadi sebelum mengajukan reimburse. Kendati kebijakan tiap perusahaan berbeda, tetapi biasanya dokumen yang dibutuhkan meliputi bukti pembayaran, invoice, setruk dan sebagainya. Pastikan simpan baik-baik dokumen pelengkap sebab saat akan mengajukan proses reimburse, kamu membutuhkan berkas asli alih-alih salinan atau hasil copy-an agar lebih meyakinkan perusahaan.
Tepat Waktu
Biasanya perusahaan membutuhkan waktu untuk memproses pengajuan reimbursement sehingga pastikan tidak menunda untuk mengajukan reimburse. Selain agar tak melewati batas waktu yang diberikan perusahaan, hal ini juga dapat meminimalisir peluang hilangnya dokumen pembayaran tersebut.
Syarat Pengajuan
Pastikan untuk memahami prosedur dan syarat pengajuan agar dapat menerima penggantian biaya dari perusahaan. Cari tahu detail informasi sebelum mengajukan reimbursement agar perusahaan dapat mengganti dan pribadi yang telah dikeluarkan.
Re-Chek Biaya
Lakukan cek berulang agar tidak ada ketidaksesuaian informasi dan syarat pengajuan dalam proses reimburse. Hal ini untuk memastikan tidak adanya multiple reimbursement atau pembayaran yang tidak ada hubungannya dengan urusan bisnis. Selain dapat dinilai sebagai kecurangan, karyawan juga dapat menerima sanksi dari perusahaan. .
Kesimpulan
Demikianlah penjelasan terkait reimbursement yang dapat diajukan karyawan pada perusahaan. Pada dasarnya, reimbursement adalah upaya yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengganti biaya yang dikeluarkan oleh karyawan untuk memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan. Kendari demikian, beberapa perusahaan juga menerapkan reimbursement untuk biaya medis atau kesehatan karyawan.
Dengan adanya reimbursement dari perusahaan, manajemen perusahaan dan pemimpin perusahaan dapat memberikan hak-hak dan benefit kepada karyawan sebagaimana mestinya. Hal tersebut dapat membuat karyawan semakin loyal pada perusahaan dengan semakin meningkatnya juga kepuasaan karyawan selama bekerja di perusahaan.
Selain itu, untuk meningkatkan kualitas kinerja karyawan. Manajemen perusahaan dapat memanfaatkan perangkat software untuk mengelola sumber daya manusia (SDM) perusahaan. AqtiveHR dapat menjadi solusi yang dapat digunakan oleh manajemen Human Resource (HR) untuk memudahkan pekerjaan yang berkaitan dengan SDM perusahaan.
AqtiveHR merupakan aplikasi dengan sistem Human Resource System Information (HRIS) yang menawarkan fitur-fitur unggulan antara lain, absensi online menggunakan fitur pengenalan wajah dan radius lokasi, pengajuan izin atau cuti, broadcast message per divisi atau perusahaan secara efisien dan penggajian yang dapat dilakukan secara otomatis dengan fitur kemudahan bagi karyawan untuk mengetahui riwayat slip gaji beberapa bulan kebelakang.
Yuk, gunakan AqtiveHR by MASERP untuk membantu perusahaan dalam meningkatkan produktivitas dan kinerja karyawan. Dengan aplikasi AqtiveHR, perusahaan memfasilitasi karyawan untuk meningkatkan kinerja secara efektif dan efisien.
