Reimburse online berbeda dengan manual, yang membuat beberapa karyawan enggan melakukan proses klaim manual karena berbelit-belit. Yuk kenali istilah reimburse lebih dalam di artikel ini.
Table of Contents
Pengertian Reimburse Online
Reimbursement adalah penggantian uang karyawan yang telah membiayai terlebih dahulu. Lebih lengkapnya, Anda melakukan perjalanan dinas keluar kota yang mengharuskan beli tiket kereta dan membayar hotel. Tentu saja, Anda tidak bisa serta merta menelpon rekan kerja bagian keuangan untuk mentransfer uang perusahaan ke rekening Anda atau meminta mereka untuk membayar tagihannya.
Langkah benarnya yaitu bayar pakai uang pribadi, lalu ajukan reimburse online atas total biaya yang telah dikeluarkan selama perjalanan bisnis. Pada akhirnya, perusahaan akan mengganti uang Anda dengan nominal yang sama.
Jenis Reimbursement
Umumnya, ada beberapa jenis reimbursement. Berikut ulasannya:
Penggantian Biaya Akomodasi
Jika karyawan dapat mandat dari atasan untuk melakukan perjalanan dinas, baik di dalam maupun luar kota, uang pribadi yang akan digunakan untuk perjalanan inilah yang akan diganti. Biasanya biaya tersebut berupa tiket kereta, sewa hotel, dan akomodasi lainnya. Namun, setiap perusahaan punya kebijakan reimburse yang berbeda-beda.
Baca Juga: Apa itu Reimbursement?
Reimburse Kesehatan (Medis)
Jenis reimburse ini memberikan fasilitas kesehatan kepada karyawannya. Biasanya dalam bentuk asuransi kesehatan, seperti BPJS yang bisa kamu gunakan kapan saja. Selain itu, jika seorang karyawan ingin tes imun yang berfungsi untuk mendeteksi keberadaan virus tertentu juga dimungkinkan untuk mengajukan pengembalian dana ke perusahaan.
Penggantian Biaya Refund
Terakhir, terkadang karyawan juga harus memberi dana kepada pelanggan yang ingin mengajukan pengembalian. Tentu saja ini berasal dari sumber pribadi. Anda dapat mengajukan penggantian biaya untuk mengganti biaya tersebut.
Cara Reimbursement Dengan Mudah
Menyiapkan Dokumen
Untuk mengajukan penggantian dari perusahaan, ternyata langkahnya cukup mudah. Langkah pertama adalah menyiapkan semua dokumen atau data pendukung yang diperlukan. Dokumen ini bisa dalam berbagai bentuk mulai dari bukti pembayaran atau invoice hingga bentuk lainnya.
Dokumen yang harus diserahkan atau diajukan ini harus sudah asli. Jadi selalu simpan semua bukti pembayaran yang telah Anda lakukan untuk mengajukan pengembalian dana.
Melamar Secepatnya
Setelah melengkapi semua dokumen yang diperlukan, maka Anda dapat mengajukan pengembalian dana. Sebaiknya pengajuan dan pengembalian ini dilakukan sesegera mungkin. Jangan mengajukan pengembangan dana tersebut lebih dari waktu yang telah ditentukan oleh perusahaan.
Oleh karena itu, ketahuilah secara pasti kapan perusahaan memberikan waktu kepada setiap karyawan untuk mengajukan penggantian. Lakukan sesegera mungkin agar semua dokumen Anda tidak hilang.
Pahami Prosedurnya Dengan Baik
Hal atau langkah yang juga perlu diperhatikan oleh setiap karyawan dalam mengajukan refund adalah memahami prosedurnya. Setiap perusahaan tentunya memberikan langkah prosedur yang dapat dilalui secara bertahap oleh setiap karyawan.
Jadi untuk mendapatkan pengembalian dana, karyawan harus melalui prosedur yang telah ditentukan. Untuk mengetahui dan memahami dengan pasti bagaimana prosedur perusahaan Anda. Ketahui dengan pasti apa saja persyaratan untuk mengajukan refund di perusahaan Anda. Dengan memenuhi prosedur yang berlaku, aplikasi Anda akan berjalan dengan lancar dan mengatasi hambatan.
Periksa Kembali
Mengajukan penggantian juga membutuhkan ketelitian dari Anda. Jangan sampai pengajuan yang Anda buat ternyata salah. Misalnya, jumlahnya salah atau mungkin detail perhitungannya salah. Oleh karena itu, periksa kembali data dan dokumen Anda sebelum mengirimkannya.
Jangan sampai terjadi salah perhitungan. Karena dana yang dikembalikan oleh perusahaan lebih besar dari dana yang keluar, hal ini dapat merugikan perusahaan. Namun, jika jumlahnya lebih kecil, Anda sebagai karyawan bisa saja mengalami kerugian.
Menghitung Jumlah yang Diterima
Aplikasi Reimbursement atau pengajuan refund yang melalui berbagai tahapan berakhir dengan baik. Kemudian karyawan tersebut akan menerima kembali uang sejumlah dana yang telah dikeluarkannya. Setelah menerima uang, jangan lupa untuk menghitung ulang jumlah uangnya. Perlu dipastikan bahwa jumlah uang yang diterima sesuai dengan perhitungan yang benar agar tidak ada yang dirugikan.
Reimbursement Online Lebih Mudah dengan AqtiveHR
Eits, AqtiveHR juga tidak hanya bisa membantu mengelola karyawan, software yang juga terintegrasi dengan akuntansi ini, mampu membantu melakukan reimburse online.
Lantas, apa saja yang manfaat dari sistem ini? AqtiveHR bisa membantu pekerjaan HRD bahkan finance mulai dari pendataan karyawan, melihat absensi kehadiran, melakukan perhitungan gaji, pajak hingga tunjangan bisa dilakukan dengan mudah.
Apa saja fitur yang bisa digunakan dari AqtiveHR? Pastinya ada banyak fitur-fitur unggul untuk membantu HR mengelola data-data karyawan.
Seperti Absensi Kehadiran dengan teknologi Face Recognition, Payroll untuk membantu perhitungan gaji, tunjangan, bonus, reimburse online dan lainnya, Reimbursement, Database Employee, hitung Pajak PPh 21, Broadcast Messages, dan masih banyak lagi.
Nah, dengan adanya fitur-fitur canggih yang dimiliki AqtiveHR by MASERP ini, tentunya akan memudahkan proses rekap data, untuk melakukan analisis hingga evaluasi perusahaan dengan ringkas dan cepat.
Permudah pekerjaan HRD di perusahaan kamu, dengan sistem teknologi HRIS! Baik perusahaan skala kecil maupun besar, semua bisa menggunakan software dari AqtiveHR by Maserp ini.
Untuk penggunaan software sesuai kebutuhan perusahaan, kamu bisa lakukan konsultasi terlebih dahulu dengan ahli kami, secara gratis!
