Jika berbicara mengenai lingkungan kerja di perusahaan, pasti ada HRD dan Personalia. Namun, masih ada banyak orang yang belum mengerti apakah perbedaan dari HRD dan Personalia. Banyak orang yang mengira bahwa kedua jabatan ini merupakan satu kesatuan, dan mungkin hanya dibedakan dari penamaan jabatannya saja. Lalu, apakah sebenarnya HRD dan personalia itu?
Meskipun kedua jabatan ini memiliki keterikatan satu sama lain, tapi keduanya tidaklah sama. Ada banyak perbedaan yang terletak di antara keduanya. Apakah saja itu? Simak penjelasan selengkapnya!
Table of Contents
Perbedaan HRD dan Persoanalia Secara Definisi
Human Resource Department (HRD) merupakan divisi yang diciptakan guna mengelola SDM dan mengelola SDM yang ada hingga berkembang dan dapat memenuhi tujuan perusahaan. Hampir semua hal mengenai kepegawaian diurus oleh HRD. Selain itu, HRD juga melakukan beberapa hal seperti pengembangan, evalusi administrasi hingga proses PHK pada karyawan.
HRD selalu terlibat dari karyawan dengan level rendah hingga posisi manajer sekailpun. Hal ini tentu dibutuhkan karena mendukung semua aktivitas dalam organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan atau visi misi yang diterapkan oleh perusahaan.
Sedangkan, personalia adalah aktivitas yang mengelola SDM dan mengatur segala kegiatan yang berhubungan dengan satu bidang, yaitu administrative. Selain itu, personalia juga bertugas dalam mengatur hubungan industrial baik antara karyawan dengan perusahaan.
Baca Juga: Harga Software HRIS Beserta Manfaatnya
Perbedaan HRD dan Personalia Secara Tugas
Tugas HRD dalam Perusahaan
- Merekruet dan Menyeleksi Karyawan
HRD yang berada di divisi pengelolaan SDM, tentu memiliki tugas awal yang berhubungan juga dengan SDM, yaitu mengumpulkan karyawan untuk perusahaan. Dimulai dari proses seleksi kandidat SDM, melakukan interview hingga berjalan pada onboarding.
Tugas ini sangat penting dan bisa saja memberikan dampak untuk tugas HRD lainnya. Memilih SDM yang tepat dan mamu bekerja sesuai dengan ketentuan perusahaan memang tidak mudah. Namun, jika HRD mengalami kegagalan pada tahap ini, maka besar kemungkinan HRD harus berhadapan dengan kesulitas pengembangan kemampuan SDM dan rasio Turnover.
- Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
Setelah melakuakn perekrutan SDM yang berpotensi memajukan perusahaan, HRD harus memberikan dukungan penuh untuk para karyawan agar mendapatkan program pelatihan dan pengembangan potensi.
Namun, tentu tergantung dari kondisi masing-masing karyawan dan kemampuan mereka. Sedangkan, untuk program-programnya bisa dilaksanakan dari pihak perusahaan atau dari luar.
Sebaiknya, HRD sangat memperhatikan tugas ini karena dengan mengembangkan kemampuan karyawan tentu akan memberikan keuntungan pula khususnya perusahaan.
- Memberikan Perlindungan dan Kompensasi pada Karyawan
Tugas selanjutnya untuk HRD adalah memberikan perlindungan dan kompensasi untuk karyawannya. Setiap kesejahteraan para karyawan harus diperhatikan secara penuh dengan HRD. Seperti besaran dari gaji yang diberikan yang tentunya disesuaikan dengan kinerja dan tanggung jawab yang karyawan kerjakan. Dengan begitu loyalitas akan terlihat baik dari karyawan maupun perusahaan.
- Menciptakan Lingkungan Kerja yang KondusifMemastikan Para Karyawan Tidak Melanggar Peraturan Perusahaan
Terkadang HRD sering dipandang sebaga pelindung internal organisasi. Hal tersbeut berlaku karena HRD selalu memastikan setiap kebutuhan karyawn bisa terpenuhi, dan menjaga agar para karyawan tidak melakukan pelanggaran pada peraturan yang perusahaan terapkan. Namun, tentu ini akan memrlukan pengawasan secara rutin dengan pendekatan perlahan.
Memiliki Komitmen Terhadap Nilai Perusahaan
Sama halnya dengan peraturan perusahaan, di dalamnya tentu terdapat budaya-budaya yang mengandung nilai perusahaan. Hal tersebut berguna untuk menjaga atau menciptakan lingkungan kerja yang kondusif untuk perusahaan. Oleh karena itu, penting untuk HRD berkomitmen terlebih dulu dengan nilai dan budaya pada perusahaan.
- Menjembatani Komunikasi Antar Lapisan Karyawan hingga Manajemen
Untuk menciptakan lingkungan kerja yang kondusif, perlu adanya komunikasi yang lancer pula. HRD disini juga berperan dalam menjembatani proses komunikasi yang bagus antar karyawan dan juga manajemen. Dengan memiliki komunikasi dan negosiasi yang baik, akan membantu Anda untuk menjadi HRD yang baik di lingkungan kera Anda.
- Merancang Program-program Bermanfaat Untuk Perusahaan
Tugas HRD selanjutnya adalah mampu merancang program-program tertentu yang memiliki manfaat untuk perusahaan. Hal tersebut, berkaitan dengan guna membantu para karyawan lebih memahami perusahaan yang menjadi tempatnya bekerja.
Perusahaan tentu memiliki nilai dan budaya yang dirancang agar semua lapiran karyawan mampu beradaptasi dan memiliki rasa yang kuat terhadap visi dan misi perusahaan.
- Penilaian Kinerja Karyawan
Evaluasi karyawan atau penilaian kinerja karyawan juga merupakan tugas dari HRD. Evaluasi karyawan ini biasanya yang paling ditunggu-tunggu oleh karyawan karena berkaitan erta dengan gaji atau upah yang akan mereka dapatkan. Namun, bisa juga menjadi momen yang menakutkan karena berkaitan dengan kelangsungan karyawan dalam bekerja di perusahaan terkait.
Untuk perusahaan sendiri, evaluasi karyawan adalah pelatihan. Pelatihan bagi karyawan yang mendapatkan refleksi dan karyawan bisa melakukan pengembangan kerja yang biasanya sudah disediakan perusahaan.
- Rencana Karir Karyawan
Tugas lainnya dari HRD adalah merencanakan karier dari karyawan-karyawannya. Hal ini untuk mengurangi kasus yang sering terjadi karena karyawan merasa tidak memiliki prospek karir dan pengembangan diri, yaitu resign. Bersama manajemen, HRD harus mampu melakukan perancangan program pengembanga diri dan peningkatan karir untuk karyawan.
Ini tentu berguna untuk memotivasi karyawan agar tetap berkerja dan mengurangi tikat pengunduran diri dalam perusahaan.
Tugas Personalia dalam Perusahaan
- Melakukan Arsip Data Karyawan Baru
Tugas awal dari staf personalia adalam melakukan pengarsipan. Pengarsipan ini berkaitan dengan dokumen-dokumen serta informasi penting yang berkaitan dengan karyawan yang baru bergabung dengan perusahaan seperti CV letter, surat perjanjian kerja dengan tanda tangan, hasil tes psikotes dan asesmen-asesmen lainnya.
Namun, pengarsipan ini berbeda-beda tergantunga dari prosedur tiap perusahaan. Selain itu, pengarsipan ini biasanya dilakukan dengan dua cara yaitu softcopy dan hardcopy.
- Pengelolaan Surat dan Perjanjian Karyawan
Salah satu tugas dari staff personalia selanjutnya adalah pengelolaan surat dan perjanjian kerja karyawan. Baik untuk karyawan baru, proses pengangkatan karyawan hingga dokumen pengunduran diri.
Dalam hal ini, tidak hanya itu yang menjadi tugas dari personalia, tetapi juga berbgaai surat lainnya yang berkiatan dengan karyawan. Baik untuk internal perusahaan maupun luar perusahaan atau eksternal.
- Mengelola Kehadiran Karyawan dan Payroll data
Sistem kehadiran Karyawan juga menjadi tanggung jawab dari staff Personalia. Namun, saat ini sudah terdapat software HR yang bisa digunakan untuk melakukan pengelolaan system kehadiran karyawan. Hal tersebut tentu sangat membantu staff personalia dalam bekerja.
Teknologi tersebut juga membantu HRD dalam mengontrol kinerja karyawan dan menghitung seberapa kompenasasi yang akan diberikan terkait dengan kehadiran karyawan.
Kesimpulan
Baik, HRD dan Personalia memiliki perbedaan yang sangat jelas, mulai dari lingkup pekerjaa, definisi hingga tigas yang ahrus dikelola. Personalia sendiri sangat dibutuhkan agar HRD bisa melaksanakan fungsinya dengan baik dan benar.
Terkadang dalam perusahaan, posisi staff personalia sendiri tidak jelaskan secara jelas kepada staff HRD, tapi bisa dideskripsikan sebagai personalia melalui tugas yang dikerjakan. Jadi, bisa ditarik kesimpulan bahwa HRD merupakan divisi sedangkan personalia adalah bagian dari pekerjaannya. Namun, akan jauh lebih baik jika HRD memiliki staff HRD nya sendiri.
Demikian itulah rangkaian informasi mengenai perbedaan HRD dan Personalia yang semoga sedikit membantu Anda dalam menambah wawasan. Untuk Software HR terakurat, Anda bisa mengandalkan Aqtive HR. ada berbagai fitur yang sangat memudahkan Anda dalam bekerja, terutama jika berada dalam bidang HRD ataupun Personalia.
