Seiring dengan perkembangan dan kemajuan teknologi serta internet saat ini, beberapa perusahaan telah mulai memanfaatkan digitalisasi, salah satunya pada sistem atau software HRIS yang dapat mengelola administrasi karyawan dan aktifitas HR lainnya. Salah satu satu sistem software HR yang dapat digunakan untuk menghemat waktu pekerjaan HR dikenal dengan nama HRIS (Human Resource Information System).
Hingga saat ini, ada beberapa jenis software HRIS yang diguna kan di berbagai perusahaan karena memberikan penawaran pengelolaan kerja yang lebih efisien dan efektif. Sistem HRIS yang semakin komprehensif dapat menjadi solusi untuk pengelolaan sumber daya manusia yang berbasis data dan administrasi. Masing-masing software HRIS tersebut memiliki nilai manfaat dan kegunaan sendiri-sendiri, serta beberapa kelemahan tertentu yang berbeda-beda.
Table of Contents
Pengertian HRIS
HRIS (Human Resource Information System) secara umum adalah diartikan sebagai software untuk melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan data entry, rekapitulasi berbagai data, pelacakan, serta informasi dalam bidang HR. Tujuan dari software HRIS ini adalah sebagai panduan karyawan terhadap informasi yang ada di perusahaan. Sehingga diharapkan, perusahaan akan jauh lebih mudah mengakses berbagi informasi penting terkait update kebijakan atau peraturan ke karyawan.
Penggunaan software HRIS di perusahaan memiliki beberapa fungsi utama. Hal ini meliputi kebutuhan administrasi, strategi dan operasional. Berikut penjelasan mengenai fungsi masing-masing dari sistem HRIS di perusahaan.
Fungsi HRIS
Berikut adalah 3 fungsi utama software HRIS:
Fungsi Administrasi
Fungsi software HRIS yang pertama adalah untuk fungsi administrasi yaitu membantu mengelola kebutuhan HR yang berhubungan dengan administrasi. Kegiatan administrasi umumnya meliputi kegiatan melengkapi data/informasi yang dibutuhkan, penginputan, penyimpanan, dan perubahan data karyawan.
Contoh pekerjaan yang terkait administrasi adalah informasi personal data karyawan, informasi jobdesk, informasi absensi dan payroll karyawan.
Fungsi Strategic
Fungsi software yang kedua adalah fungsi strategic yaitu memenuhi kebutuhan strategi untuk menilai performa karyawan. Memiliki pilihan modul terintegrasi yang dapat membantu perusahaan dalam menyelaraskan strategi perusahaan dengan karyawannya, yang dilakukan melalui performance review dan penetapan tujuan (goal).
Contoh penggunaan fungsi strategic ini adalah laporan lembur, laporan dan grafik absensi karyawan, dan lain sebagainya.
Fungsi Operasional
Selanjutnya adalah fungsi operasional, dimana HR membutuhkan software HRIS untuk memudahkan pengelolaan karyawan setiap harinya.
Contoh penggunaan fungsi operasional adalah pengelolaan pengajuan cuti dan izin, pengelolaan reimbursement, absensi online, broadcast pengumuman, pengajuan pinjaman, dan pengajuan lainya dari karyawan yang membutuhkan persetujuan.
Itulah 3 fungsi utama software HRIS yang dapat digunakan untuk membantu HR dalam pengelolaan sumber daya manusia perusahaan. Jika kebutuhan ini sudah terbantu dengan software HRIS maka pengelolaan perusahaan akan lebih mudah.
Fitur yang Harus Dimiliki Software HRIS
Agar software HRIS dapat bekerja dengan baik dalam hal mengelola sumber daya manusia di perusahaan, maka software HRIS harus memiliki fitur yang mampu memenuhi kebutuhan HR.
Berikut ini adalah beberapa fitur yang harus dimiliki oleh sebuah software HRIS agar dapat bekerja dengan maksimal dalam perusahaan.
HR Administration
Fitur HR administration ini merupakan fitur yang harus ada di dalam software HRIS, biasanya dilengkapi dengan fitur sentralisasi data karyawan seperti riwayat absensi hingga jatah cuti, jadwal kerja, data karyawan, data karir, rincian penggajian.
Selain itu fitur ini dapat memberikan kemudahan bagi karyawan dalam pengajuan klaim, reimbursement kesehatan, izin kerja, lembur, semua tersedia dalam satu aplikasi.
Perusahaan dapat memberikan pengumuman terkait dengan perubahan peraturan perusahaan atau informasi penting lainnya kepada seluruh karyawannya melalui aplikasi yang dapat diakses kapan saja dan dimana saja.
Payroll
Melalui fitur payroll, proses penggajian mulai dari perhitungan gaji, pengiriman slip gaji online hingga transfer ke rekening karyawan dilakukan secara otomatis dengan sistem automasi payroll yang sudah terintegrasi dengan data kehadiran karyawan akan sangat membantu dan memudahkan pekerjaan administrasi HR.
Selain gaji bulanan, fitur payroll ini juga dapat menghitung pajak, tunjangan, THR, bonus, BPJS dan potongan lainnya dengan lebih akurat dan lebih cepat jika dibandingkan dengan cara manual.
Absensi Digital
Bagi perusahaan yang memiliki banyak karyawan, pengadaan alat absensi akan cukup memakan biaya setiap tahunnya. Begitu pun dengan perawatan alat absensi tersebut.
Solusi absensi digital yang ada di dalam software HRIS dapat menjadi pilihan yang tepat untuk menghemat biaya pengadaan dan perawatan alat absensi. Dengan adanya fitur ini karyawan lebih memudahkan dan bisa fokus pada kerjaan tanpa harus dipusingkan dengan absensi manual.
Daftar Software HRIS Indonesia
Untuk membantu perusahaan dalam menentukan pilihan mana sajakah software HRIS terbaik di Indonesia, berikut informasinya dengan masing-masing fiturnya:
Talenta by Mekari
Talenta adalah aplikasi HRIS berbasis teknologi cloud milik Mekari yang telah banyak terlibat di industri SaaS. Software ini mencakup banyak fitur untuk penggunanya yang cukup bermanfaat, sehingga dapat membantu pekerjaan HR perusahaan yang lebih efektif dan efisien. Karena produk ini sudah memiliki fitur mobile friendly, tentunya hal tersebut menambah keuntungan dalam operasional HR perusahaan. Talenta memiliki dua pilihan produk, yaitu enterprise dan bisnis. Berikut beberapa fiturnya yang layak menjadi pertimbangan antara lain:
Enterprise
- Administrasi HR (database karyawan, self-service karyawan)
- Manajemen Waktu (fingerprint, manajemen shift & overtime)
- Payroll (payroll disbursement, BPJS, penghitungan pajak)
- Benefit Karyawan (manajemen reimbursement)
Bisnis
- Administrasi HR (database karyawan, self-service karyawan)
- Manajemen Waktu (manajemen shift & overtime)
- Payroll (penghitungan gaji, BPJS, pajak)
- Benefit Karyawan (loan & reimbursement management)
KaryaONE
KaryaONE adalah salah satu HRIS yang cocok digunakan oleh pelaku usaha UKM, UMKM, hingga koperasi. KaryaOne merupakan aplikasi (software) absensi dan Cuti berbasis web (Cloud) yang membantu perusahaan dalam mengelola proses SDM secara efektif dan efisien. Selain HRIS, KaryaONE juga menyediakan fitur absen smartphone yang bisa terintegrasi dengan mesin fingerprint. Berikut adalah fitur yang terdapat pada KaryaONE:
- Administrasi HR (database karyawan, manajemen kontrak)
- Manajemen pengajuan izin (cuti, lembur, penggantian hari kerja)
- Payroll (termasuk PPh 21)
- Talent management
Adanya fitur talent management sangat membantu tim HR dalam memonitor kinerja karyawan hingga pengembangan kemampuan karyawan untuk menciptakan SDM yang semakin berkualitas.
AqtiveHR
AqtiveHR merupakan salah satu penyedia layanan software HRIS yang menawarkan fitur yang lengkap dalam mengelola karyawan secara efisien. Software AqtiveHR bisa digunakan oleh karyawan, HR admin, dan HR Manager. Aplikasi ini menawarkan beberapa fitur-fitur ungulan seperti:
- Rekam Absensi menggunakan teknologi face recognition dengan menggunakan radius lokasi yang memudahkan validasi absensi
- Bisa mendaftarkan titik absen lokasi kantor/outlet menggunakan google maps
- Mengajukan cuti/izin lembur langsung melalui aplikasi
- Broadcast message per divisi/perusahaan keseluruh staff
- Terhubung dengan MASERP
- Perhitungan payroll, pengiriman slip gaji secara digital dan transfer gaji secara otomatis
Beberapa peran fitur yang ada di software AqtiveHR sangat penting untuk membuat karyawan merasa terlibat langsung dengan perusahaan dan membuat karyawan dan perusahaan jauh lebih mudah mengakses berbagi informasi penting terkait update kebijakan atau peraturan ke karyawan semua tersedia dalam satu aplikasi.
Kesimpulan
Itulah sedikit gambaran mengenai beberapa HRIS terbaik yang dapat digunakan oleh berbagai perusahaan di Indonesia. Tentu saja sebaiknya perhatikan dengan cermat fitur, spesifikasi, kelebihan yang ditawarkan oleh masing-masing software tersebut.
Dengan mengetahui dasar untuk memilih software HRIS yang ingin Anda gunakan, selanjutnya Anda tinggal mempelajari setiap produk yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, salah satunya adalah AqtiveHR.
AqtiveHR merupakan salah satu penyedia layanan software HRIS terbaik yang menawarkan fitur yang lengkap dalam mengelola karyawan secara efisien sehingga dapat membantu meningkatkan kinerja perusahaan yang jauh lebih optimal. Dilengkapi dengan berbagai fitur-fitur unggulan yang mendukung kebutuhan HR. AqtiveHR juga dapat terintegrasi langsung dengan software akuntansi dari MASERP sehingga tidak hanya mendukung kebutuhan HR namun dapat mengatur keuangan perusahaan Anda.
Maka, segera gunakan AqtiveHR, software HRIS terbaik yang memudahkan perusahaan meraih sukses.
