Di era digital saat ini, cara kerja divisi HR dalam mengelola administrasi karyawan dan perusahaan sudah banyak berubah. Pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya manusia sudah bisa dikerjakan dengan bantuan sistem. Salah satu satu sistem software HR yang dapat digunakan untuk menghemat waktu pekerjaan HR dikenal dengan nama HRIS (Human Resource Information System). Harga software HRIS yang ditawarkan juga sangat beragam tergantung dari kelengkapan fitur yang ditawarkan, karena dalam mencari software HR setiap perusahaan memiliki kriteria berbeda. Kebutuhan yang berbeda tersebut biasanya dapat disesuaikan dengan paket yang tersedia.
Table of Contents
Pengertian HRIS
HRIS (Human Resource Information System) secara umum adalah diartikan sebagai software untuk melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan data entry, rekapitulasi berbagai data, pelacakan, serta informasi dalam bidang HR. Tujuan dari tipe software ini adalah sebagai panduan karyawan terhadap informasi yang ada di perusahaan. Sehingga diharapkan, perusahaan akan jauh lebih mudah mengakses berbagi informasi penting terkait update kebijakan atau peraturan ke karyawan.
Penggunaan software HRIS di perusahaan memiliki beberapa fungsi utama. Hal ini meliputi kebutuhan administrasi, strategi dan operasional. Berikut penjelasan mengenai fungsi masing-masing dari sistem HRIS di perusahaan.
Fungsi Software HRIS
Berikut adalah 3 fungsi utama software HRIS:
Fungsi Administrasi
Fungsi software HRIS yang pertama adalah untuk fungsi administrasi yaitu membantu mengelola kebutuhan HR yang berhubungan dengan administrasi. Kegiatan administrasi umumnya meliputi kegiatan melengkapi data/informasi yang dibutuhkan, penginputan, penyimpanan, dan perubahan data karyawan.
Contoh pekerjaan yang terkait administrasi adalah informasi personal data karyawan, informasi jobdesk, informasi absensi dan payroll karyawan.
Fungsi Strategic
Fungsi software HRIS yang kedua adalah fungsi strategic yaitu memenuhi kebutuhan strategi untuk menilai performa karyawan.
Contoh penggunaan fungsi strategic ini adalah laporan lembur, laporan dan grafik absensi karyawan, dan lain sebagainya.
Fungsi Operasional
Selanjutnya adalah fungsi operasional, dimana HR membutuhkan software HRIS untuk memudahkan pengelolaan karyawan setiap harinya.
Contoh penggunaan fungsi operasional adalah pengelolaan pengajuan cuti dan izin, pengelolaan reimbursement, absensi online, broadcast pengumuman, pengajuan pinjaman, dan pengajuan lainya dari karyawan yang membutuhkan persetujuan.
Itulah 3 fungsi utama software HRIS yang dapat digunakan untuk membantu HR dalam pengelolaan sumber daya manusia perusahaan. Jika kebutuhan ini sudah terbantu dengan software HRIS maka pengelolaan perusahaan akan lebih mudah.
Fitur yang Harus Dimiliki Software HRIS
Agar software HRIS dapat bekerja dengan baik dalam hal mengelola sumber daya manusia di perusahaan, maka software HRIS harus memiliki fitur yang mampu memenuhi kebutuhan HR.
Berikut ini adalah beberapa fitur yang harus dimiliki oleh sebuah software HRIS agar dapat bekerja dengan maksimal dalam perusahaan.
HR Administration
Fitur HR administration ini merupakan fitur yang harus ada di dalam software HRIS, biasanya dilengkapi dengan fitur sentralisasi data karyawan seperti riwayat absensi hingga jatah cuti, jadwal kerja, data karyawan, data karir, rincian penggajian.
Selain itu fitur ini dapat memberikan kemudahan bagi karyawan dalam pengajuan klaim, reimbursement kesehatan, izin kerja, lembur, semua tersedia dalam satu aplikasi.
Perusahaan dapat memberikan pengumuman terkait dengan perubahan peraturan perusahaan atau informasi penting lainnya kepada seluruh karyawannya melalui aplikasi yang dapat diakses kapan saja dan dimana saja.
Payroll
Melalui fitur payroll, proses penggajian mulai dari perhitungan gaji, pengiriman slip gaji online hingga transfer ke rekening karyawan dilakukan secara otomatis dengan sistem automasi payroll yang sudah terintegrasi dengan data kehadiran karyawan akan sangat membantu dan memudahkan pekerjaan administrasi HR.
Selain gaji bulanan, fitur payroll ini juga dapat menghitung pajak, tunjangan, THR, bonus, BPJS dan potongan lainnya dengan lebih akurat dan lebih cepat jika dibandingkan dengan cara manual.
Absensi Digital
Bagi perusahaan yang memiliki banyak karyawan, pengadaan alat absensi akan cukup memakan biaya setiap tahunnya. Begitu pun dengan perawatan alat absensi tersebut.
Solusi absensi digital yang ada di dalam software HRIS dapat menjadi pilihan yang tepat untuk menghemat biaya pengadaan dan perawatan alat absensi. Dengan adanya fitur ini karyawan lebih memudahkan dan bisa fokus pada kerjaan tanpa harus dipusingkan dengan absensi manual.
Harga Software HRIS
Terkait dengan harga software HRIS, pada umumnya terdapat beberapa standar harga dari penggunaan software HRIS, mulai dari jutaan/bulannya. Biaya software HRIS di Indonesia biasanya relatif murah dibandingkan HRIS di luar negeri.
Sebelum menggunakan layanan software HRIS, anda harus paham terlebih dahulu kebutuhan perusahaan. Pertimbangkan ukuran perusahaan. Karena ukuran perusahaan bisa jadi alat penentu penggunaan software HRIS yang dibutuhkan. Di pasaran banyak software HRIS yang tersedia untuk ukuran perusahaan kecil, menengah dan besar. Agar perusahaan dapat memilih software HRIS yang sesuai kebutuhan dengan kondisi perusahaan, sebaiknya gunakan HRIS yang memiliki fitur demo ataupun trial agar dapat menentukan pilihan terbaik sebelum menentukannya.
Pada umumnya penggunaan software HRIS ini dengan sistem berlangganan bulanan maupun tahunan dimana berlangganan bulanan bisa dihitung per user dengan pilihan beberapa paket yang tersedia. Biaya peruser mulai dari kisaran ribu/user sedangkan untuk paket tahunan bisa mulai dari jutaan/tahun.
HRIS dapat memegang peran yang sangat penting untuk perusahaan. Manfaat seperti mempermudah pengelolaan karyawan, otomatisasi tugas-tugas administrasi, hingga membantu proses pengambilan keputusan membuat HRIS cukup menguntungkan untuk digunakan bagi perusahaan. Semua keuntungan tersebut dapat dirasakan perusahaan berkat fitur-fitur yang dihadirkan pada software HRIS.
Dengan melihat kelebihan dan kemudahan yang diberikan sistem HRIS untuk perusahaan, Anda bisa mulai menerapkan penggunakan software HRIS untuk perusahaan. Pun sekarang ini banyak software HRIS yang ada di pasaran, salah satunya adalah AqtiveHR.
AqtiveHR merupakan salah satu penyedia layanan software HRIS yang menawarkan fitur yang lengkap dalam mengelola karyawan secara efisien, dengan harga terjangkau yaitu biaya per staff/bulan mulai dari Rp 20.000an/staff. Dilengkapi dengan berbagai fitur-fitur unggulan yang mendukung kebutuhan HR. Misalnya melakukan absensi dengan teknologi face recognition yang dilakukan via mobile dengan menggunakan radius lokasi. Selain itu terdapat fitur broadcast messages per divisi/perusahaan ke seluruh staff. Peran fitur ini pun penting untuk membuat karyawan merasa terlibat langsung dengan perusahaan dan membuat karyawan dan perusahaan jauh lebih mudah mengakses berbagi informasi penting terkait update kebijakan atau peraturan ke karyawan.Fitur unggulan lainnya adalah pengajuan dan approval cuti serta notifikasi approval yang dapat diakses langsung secara online. Berkat itu, pengajuan dan persetujuannya akan lebih cepat dan mudah dengan menggunakan AqtiveHR semua tersedia dalam satu aplikasi dan masih banyak fitur lengkap lainnya. Maka, segera gunakan AqtiveHR, software HR terbaik yang memudahkan perusahaan meraih sukses.
