Setiap perusahaan memiliki senjata untuk berkembang menjadi lebih baik, yaitu karyawan di dalam perusahaan. Melalui penggunaan software HR, potensi karyawan dapat dioptimalkan serta perencanaan berbagai proses kerja akan menjadi lebih baik. Dalam hal ini diperlukan sistem yang baik untuk membantu tim HR dalam melakukan manajemen sumber daya manusia perusahaan. Atas dasar itulah, mari kira ketahui apa itu software HR yang sangat dibutuhkan perusahaan.
Table of Contents
Apa itu Software HR?
Software HR merupakan sebuah perangkat lunak atau sistem yang digunakan untuk mengelola dan menyimpan data karyawan dalam jumlah banyak. Semua data ini sudah terintegrasi dengan baik di database software HR dan akan menghasilkan sebuah informasi untuk membantu perusahaan menentukan keputusan bisnis perusahaan dan acuan dalam mengambil kebijakan. Keberadaannya sangat membantu tim HR di suatu perusahaan dalam menjalankan pekerjaan sekaligus mengelola sumber daya manusia di perusahaan.
Sistem di dalam software HR ini memungkinkan tim HR bekerja dengan lebih efektif dan efisien. Selain itu, penyimpanan data dan informasi akan tersimpan tertata dengan rapi dan aman
Jenis-Jenis HR Software
Berikut jenis-jenis software HR yang bisa digunakan perusahaan untuk berbagai macam fungsi. Beberapa di antaranya mampu mengerjakan hampir semua fungsi HR atau hanya mencakup beberapa fungsi saja.
Beberapa jenis software HR meliputi:
- HRIS (Human Resources Information Systems)
- HRMS (Human Resources Management Systems)
- HCM (Human Capital Management)
Alasan Software HR Dibutuhkan
Software HR adalah salah satu sistem yang wajib dimiliki oleh perusahaan, apapun jenisnya. Inilah beberapa alasannya:
Meminimalkan Human Error
Apa itu oftware HR ini memungkinkan proses kerja HR akan berjalan otomatis. Tim HR hanya akan memasukkan sejumlah data yang dibutuhkan saja untuk mengeksekusi satu pekerjaan. Kemudian sistem software HR ini yang akan memproses dan menghasilkan data yang akurat. Hal tersebut akan menjamin akurasi dibanding pekerjaan yang dilakukan secara manual menggunakan paperwork atau spreadsheet. Potensi human error pun akan bisa diminimalkan melalui software HR dan manajemen administrasi akan terkelola dengan baik dan rapi sehingga efektivitas pekerjaan tim HR menjadi lebih tinggi.
Efektivitas Waktu
Menggunakan software HR ini akan menghemat waktu kerja. software HR yang sudah dibekali dengan teknologi yang baik memungkinkan proses kerja HR dapat diselesaikan dengan sistem otomatis dan waktu yang dibutuhkan lebih singkat. Tentu saja dengan kondisi ini efektivitas waktu menjadi lebih baik. Dalam waktu yang bersamaan, pekerjaan yang berkaitan dengan personalia dapat selesai dengan cepat dan akurat.
Pengembangan Karyawan Lebih Cepat
Jika karyawan ditangani dengan baik, kualitas dan kapabilitasnya akan berkembang lebih cepat. Di dalam software HR terdapat data-data karyawan mulai dari kemampuan, performa kerja, training yang dijalani, hingga ulasan kinerja pencapaian karyawan akan tercatat. Hal itu akan memudahkan perencanaan pengembangan karyawan.
Tidak hanya itu, data terkait promosi, rotasi dan mutasi karyawan akan tertata dengan baik. software HR akan mengontrol hal tersebut sehingga keadilan bagi karyawan untuk berkembang lebih terjamin.
Lebih Aman
Software HR terbaik biasanya sudah menggunakan teknologi komputasi awan. Dimana dengan teknologi tersebut keamanan data-data yang tersimpan jauh lebih baik dibanding penyimpanan dalam bentuk fisik. Karena software HR digunakan pula untuk menyimpan data karyawan, mulai dari data pribadi hingga history salary digital. Seluruh data yang tersimpan dijamin keamanannya dari pihak yang tidak bertanggung jawab dibandingkan jika data terangkum dalam dokumen fisik, risiko hilang atau rusak akan cukup besar.
Mendorong Paperless Office
Software HR akan membantu tim HR untuk mendorong paperless office yang memudahkan proses pengarsipan akan dijalankan dengan perangkat lunak. Data-data tersebut akan tersimpan rapi dan aman tanpa perlu menyimpan dokumen fisik. Sehingga perusahaan turut serta mendukung pelestarian lingkungan.
Memastikan Kepatuhan Karyawan
Software HR dapat diatur untuk menyesuaikan peraturan yang ditetapkan oleh pemerintah. Jika terdapat perubahan aturan, perusahaan dapat mengganti pengaturan pada software HR, kemudian perusahaan akan mengikuti pergantian tersebut dengan mudah. Hal ini akan menjamin kepatuhan perusahaan terhadap perundangan yang berlaku.
Fitur-Fitur Software HR
Dengan banyaknya perusahaan penyedia layanan software HR di Indonesia saat ini, anda mungkin akan menjumpai fitur dan fungsi yang berbeda-beda tergantung penawaran yang diajukan. Namun, fungsi yang terdapat pada software HR umumnya yaitu:
- Database informasi karyawan
- Sistem payroll
- Sistem tracking penggunaan karyawan
- Absensi
- Fungsi rekrutmen
- Self-service portal
- Manajemen performa
- Pengaturan SOP bagi setiap karyawn
- Social HR feeds
- Manajemen benefit untuk karyawan
- Pengaturan pekerjaan dan tracking tujuan karyawan/perusahaan
- Dukungan pengembangan karyawan
- Reporting
- Dukungan pengolahan data
- Manajemen siklus karir karyawan
- PPh 21
Kesimpulan
Jadi, kalian disini sudah tau apa itu software HR, dan penggunaan software HR tentunya akan sangat menguntungkan perusahaan dalam skala bisnis apapun. Bagi perusahaan berskala besar atau kecil, karyawan akan dimudahkan untuk bekerja optimal dengan pemanfaatan software HR. Kemampuan dan kinerjanya akan terpantau dengan baik, sehingga produktivitas tim HR kerja tetap terjaga dan fokus ke tugas strategis lain yang lebih berdampak bagi kemajuan perusahaan
Namun, agar bisa mendapatkan manfaat yang optimal, perusahaan harus lebih jeli dalam memilih yang software HR terbaik, fitur-fitur apa saja yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Misalnya fitur penggajian & THR, kalkulasi gaji yang memperhitungkan macam-macam komponen seperti lembur, bonus, BPJS karyawan, hingga PPh 21. Fitur tersebut sudah harus sudah ada didalam software HR suatu perusahaan. Sehingga perusahaan tidak perlu menghitung satu persatu karena semuanya sudah berjalan otomatis.
Tidak hanya itu, Fitur rekam absensi karyawan harus sudah terhubung di dalam software HR yang dipilih oleh perusahaan karena, hal ini memudahkan untuk mencatat dan merekap kehadiran, mangkir, cuti, izin, dan unpaid leave. Kemampuan tersebut berpengaruh terhadap perhitungan gaji agar semakin akurat.
