HR Software memiliki tugas yang sangat penting dalam suatu perusahaan, kemudian manfaat software HR di perusahaan dilakukan dengan tujuan untuk membantu efektivitas dan efisiensi khususnya para karyawan yang bekerja dan terlibat di dalamnya. Dalam bisnis yang dijalankan suatu perusahaan, tidak hanya bagian keuangan saja yang membutuhkan software untuk mempermudah sistem, namun juga divisi Human Resource (HR) di perusahaan juga sangat membutuhkannya.
Seiring berjalannya waktu perusahaan akan terus berkembang dengan jumlah karyawan yang menjadi lebih banyak serta proses HR yang diselesaikan harus cepat dan tepat. Hal ini juga turut mendukung dalam efektivitas dalam bekerja.
Semua tugas yang dilakukan oleh HR difokuskan untuk mengelola SDM di perusahaan. SDM merupakan aset yang paling berharga dan bermanfaat untuk perusahaan, kualitas perusahaan sangat tergantung dengan SDM yang dimiliki. Jika SDM yang dimiliki berkualitas maka perusahaan akan lebih mudah mencapai apa yang menjadi tujuannya.
Maka dari itu, penting bagi perusahaan untuk memiliki sistem yang baik untuk mengelola SDM yang baik. Dengan kondisi tersebut, Jika perusahaan tidak segera beralih menggunakan HR Software, tentunya perusahaan akan kesulitan untuk mencapai hal tersebut.
Table of Contents
Pengertian Software HR
HR Software adalah sebuah sistem yang digunakan untuk mengorganisasi manajemen SDM perusahaan. Sistem ini memberikan dukungan yang diperlukan untuk manajemen SDM dalam hal mengumpulkan, menganalisis data, mengolah dan menyimpan data karyawan dalam jumlah banyak.
HR Software menghubungkan manajemen SDM dan teknologi informasi agar suatu perusahaan terorganisir dengan baik. Keuntungan yang didapatkan oleh perusahaan dari penggunaaan HR Software ini pun beragam, seperti memudahkan manajemen untuk mencari informasi terkait data karyawan dengan cepat dan akurat, mengurangi penyimpanan berkas/dokumen yang berbentuk hardcopy, pencatatan data absensi yang lebih mudah dibaca, perhitungan gaji menjadi lebih akurat, dan lain sebagainya.
Untuk proses pengambilan keputusan pun bisa dilakukan dengan menggunakan HR Software, Sebelum adanya HR Software, pengambilan keputusan berpotensi kurang tepat dikarenakan informasi yang digunakan serng terpisah-pisah atau kurang integrasi satu sama lain. Dengan adanya HR Software, pengambilan keputusan pun terbilan lebih akurat karena informasi yang disajikan lebih lengkap dan terpadu.
3 Jenis Software HR
Berikut beberapa jenis HR Software yang bisa digunakan dengan berbagai macam jenis yang berbeda dan didesain sesuai dengan kebutuhan yang dihadapi perusahaan.
Beberapa jenis HR Software meliputi:
HRIS (Human Resource Information System)
HRIS atau Human Resources Information System adalah sistem software yang dirancang untuk megelola sumber daya manusia, prosedur perusahaan dan kebijakan. Tujuan dari sistem ini adalah sebagai tempat untuk karyawan mendapatkan informasi yang ada di perusahaan. Semua jenis perusahaan membutuhkan HRIS, karena melalui sistem ini perusahaan akan lebih mudah untuk berbagi informasi yang mendukung performa dari perusahaan. Human Resources Information System memiliki beberapa fungsi manajemen SDM seperti penggajian, waktu dan kehadiran, kinerja penilaian, administrasi, sistem informasi SDM, rekrutmen, training, absensi, dan performance record.
HCM System (Human Capital Management System)
HCM atau Human Capital Management System adalah sebuah sistem software software-as-a-service (SaaS) berbasis cloud yang didalamnya terdapat berbagai modul HR inti seperti engagement tool dan talent management untuk karyawan dan perusahaan.
Sistem ini juga menyediakan cara untuk perencanaan penggajian, penetapan tujuan, penganggaran, dan isu-isu lain yang berkaitan dengan kinerja karyawan. Fungsi tambahanyang bisa dilakukan meliput orientasi pengenalan (onboarding), manajemen kinerja (performance management), perencanaan gaji, Management SDM Global dan analisis data. Software ini juga menawarkan pengembangan konten pelatihan dan instruksi virtual yang tersimpan di cloud dan dapat diakses dari mana saja kapan saja
HRMS (Human Resource Management System)
HRMS atau Human Resources Management System adalah sebuah sistem yang lebih lengkap dan komprehensif jika dibandingkan dengan HRIS dan HCM. HRMS menjadi cara bagi manajemen waktu dan karyawan terperinci.
HRMS ini membuat perusahaan dapat mengelola penggajian dan absensi secara bersamaan serta penyelesaian untuk manajemen waktu dan karyawan pun lebih detail. Fungsi HRMS mencakup juga pada fungsi HRIS dan HCM ditambah untuk pengelolaan juga perhitungan gaji, absensi karyawan dan evaluasi.
Manfaat Software HR
Sistem Penggajian Lebih Akurat
Manfaat software HR yang pertama yaitu tentang penggajian karyawan menjadi cermin mengenai perusahaan bisa menghargai karyawannya. HR harus teliti dalam menghitung gaji karyawan, termasuk upah lembur, THR dan bonus sesuai dengan kinerja karyawan.
Penghitungan gaji yang dilakukan manual akan rentan terjadinya kesalahan dan manipulasi. Tapi adanya HR Software, perhitungan gaji akan lebih akurat dan cepat sesuai aturan perusahaan yang berlaku.
Absensi Real Time
Absensi menjadi gambaran tingkat produktivitas dan kontribusi karyawan untuk perusahaan. Manfaat software HR dapat mengatur, memantau absensi karyawan serta dapat menghindari kecurangan terkait absensi yang dapat dilakukan oleh karyawan. Tim HR dapat melihat jam datang dan jam pulang karyawan sesuai kebutuhan yang dapat terhubung ke sistem payroll.
Memudahkan Karyawan Mengajukan Cuti
Karyawan juga dapat mengajukan cuti dan izin melalui HR Software. Karyawan tidak harus membuat surat permohonan cuti manual saat akan mengajukan karena sistem sudah secara otomatis menampilkan history cuti karyawan, sisa cuti dan approval cuti yang diajukan.
Penyimpanan Data Pribadi
HR Software digunakan untuk menyimpan data karyawan, mulai dari data pribadi, cuti, hingga data penggajian secara digital. Seluruh data yang tersimpan dijamin keamanannya dari pihak yang tidak bertanggung jawab.
Lebih Hemat
keuntungan menggunakan HR Software yaitu dapat mengurangi biaya bisnis di berbagai bidang. Perusahaan dapat menghemat uang karena tidak harus menggunakan kertas. Proses rekrutmen bisa difasilitasi dengan menggunakan HR Software ini sehingga tim HR tidak perlu menyimpan semua data calon karyawan dalam bentuk fisik karena proses perekrutan sudah tercatat dalam sistem.
HR Menjadi Fokus
Terakhir manfaat software HR dapat berbagai data yang disimpan dalam sistem bisa lebih mudah dan tertata rapi sesuai klasifikasi. Sehingga, data akan lebih mudah dianalisis dan diakses. Tim HR bisa lebih fokus pada tujuan utamanya, untuk melihat pengembangan SDM dalam perusahaan tanpa harus berfokus terhadap pencarian data atau pengurusan administrasi lain.
Penerapan Software HR Pada Perusahaan
Manfaat software HR bisa membantu berbagai macam pekerjaan HR. Semua pekerjaan yang di lakukan dengan cara manual akan bisa dilakukan secara otomatis, selain itu lebih menghemat tenaga dan juga waktu. Penerapan HR Software dapat diterapkan dalam manajemen absensi, kehadiran, cuti, hingga pengajuan izin sehingga lebih mudah karena melalui aplikasi dan dapat diajukan dimana saja secara online, karyawan akan bisa langsung mengajukan cuti dan izin tanpa harus menggunakan formulir terlebih dahulu. Penerapan HRIS lainnya di perusahaan adalah skema lembur, multi shift, BPJS, penggajian, dan PPH 21.
Kesimpulan
Dengan adanya HR Software seperti AqtiveHR tentunya sangat memudahkan dan menghemat waktu sehingga tim HR dapat bekerja lebih efektif dan efisien. performa HR di perusahaan akan menjadi lebih maksimal sehingga sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan semakin berkualitas dibandingkan dengan sebelumnya.
AqtiveHR adalah salah satu HR Software berbasis web yang memiliki fitur-fitur unggulan seperti absensi dengan teknologi face recognition dan radius lokasi, pengajuan dan approval cuti yang dapat diakses secara online, dan dapat terhubung dengan MASERP serta proses peritungan payroll dan masih banyak lagi keuntungan lainnya yang cocok digunakan oleh organisasi, bisnis atau perusahaan di Indonesia.
Dengan AqtiveHR, kini manajemen administrasi akan terkelola dengan baik dan rapi serta dapat sebagai penunjang dalam kegiatan operasional perusahaan.
