Di era digital saat ini setiap perusahaan baik itu yang skalanya kecil atau rintisan hingga yang besar, tentunya membutuhkan teknologi yang mendorong perusahaan untuk menjalankan roda bisnisnya salah satunya Software HR, kemudian dengan software ini bisa membantu perusahaan dalam pengelolaan sumber daya manusia yang baik. Karena teknologi dan manajemen perusahaan dapat dikatakan sudah menjadi bagian tak terpisahkan.
Baca Juga: 6 Manfaat Software HR untuk Perusahaan
Dalam kondisi ini, kita mengetahui peran HR sebagai manajemen sumber daya manusia, mulai dari peran rekrutmen hingga proses penggajian. Seiring berkembangnya teknologi informasi, sudah begitu banyak perusahaan yang mulai memahami pentingnya pemanfaatan teknologi software HR untuk dapat mengelola seluruh data karyawan dan menjadi solusi terhadap permasalahan HR di perusahaan. Untuk itu, pada atikel kali ini mari kita mengenal lebih lanjut penjelasan seputar beragam tipe dan fitur software HR dan apa saja fungsinya bagi perusahaan.
Table of Contents
Tipe Software HR
Berikut penjelasan software HR yang memiliki beragam tipe:
HRIS (Human Resource Information System)
Tipe software HR pertama adalah HRIS atau Human Resource Information System. HRIS memiliki fitur-fitur yang sudah mendukung pekerjaan HR. Walaupun HRIS ini telah menjadi trend, tapi tidak sedikit perusahaan yang masih belum menggunakannya.
HRIS adalah sistem yang didesain untuk menggabungkan manajemen sumber daya manusia sebagai satu disiplin yang mengaplikasikan di bidang teknologi informasi ke dalam kegiatan manajemen sumber daya manusia seperti perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan yang sudah terstandarisasi dan tercatat dalam software perencanaan sumber daya perusahaan atau ERP (enterprise resource planning). Tujuan dari tipe software ini adalah sebagai panduan karyawan terhadap informasi yang ada di perusahaan. Sehingga diharapkan, perusahaan akan jauh lebih mudah mengakses berbagi informasi penting terkait update kebijakan atau peraturan ke karyawan.
Tipe software HRIS ini biasanya mencakup beberapa fungsi yaitu:
- Database
- Recruiting
- Training
- Human Resource Reporting
- Self-service
- Compensation and benefits
- Work flow
- Reporting
HCM (Human Capital Management)
Tipe software HR kedua yang cukup populer penggunaannya di Indonesia adalah HCM atau Human Capital Management. Software ini pada dasarnya merupakan sistem yang mencakup elemen dari HRIS dan juga manajemen perusahaan.
HCM adalah sebuah sistem software software-as-a-service (SaaS) yang berbasis cloud yang didalamnya terdapat berbagai modul HR inti seperti engagement tool dan talent management untuk karyawan dan perusahaan.
Satu hal yang membedakan antara HCM dan software HR lainnya adalah kemampuan dalam menyediakan sistem manajemen karyawan yang berasal dari kewarganegaraan berbeda. Kemudian perbedaan lainnya yaitu kemampuannya untuk memberikan solusi terhadap perencanaan penggajian (salary planning), goals setting, budgeting dan hal lainnya yang berkaitan dengan performa individual karyawan. Software ini juga menawarkan pengembangan konten pelatihan dan instruksi virtual yang dapat diakses dari mana saja dan kapan saja
HRMS (Human Resources Management System)
Tipe software HR terakhir adalah HRMS atau Human Resource Management System. HRMS merupakan sistem HR yang lebih lengkap dibandingkan dengan HRIS dan HCM.
HRMS dapat menjadi solusi yang lebih detail dalam mengatasi masalah manajemen waktu dan juga karyawan. Semua fungsi yang ada pada HRIS dimiliki HRMS namun perbedaannya dalam HRMS memiliki fitur tambahan lainnya seperti penggajian (payroll) dan fitur pengiliran jam kerja (shifiting)
HRMS juga dapat melakukan monitoring, melakukan panggajian melalui sistem payroll, time and labor management, pembayaran pajak, proses rekrutmen, penilaian kinerja karyawan, pelatihan, dan administrasi karyawan. Pada umumnya software HR berbasis sistem HRMS juga dapat memberikan fitur untuk schedulling serta planning and assessment tools.
Fitur Software HR
Berikut merupakan beberapa fitur yang terdapat pada software HR di Indonesia, beberapa diantaranya adalah:
Time Attendance Management
Fitur time attendance management ini menjadi salah satu hal yang penting di setiap perusahaan. Karena, memiliki manfaat bagi perusahaan yang memiliki jumlah karyawan dalam jumlah banyak, terutama dalam membangun budaya disiplin dan tepat waktu.
Perusahaan yang menggunakan Fitur ini akan memiliki tingkat keakuratan data pada saat karyawan absensi sehingga mempermudah memonitor kinerja karyawan dan dapat mengurangi potensi kecurangan.
Fitur ini mengelola beberapa data, diantaranya adalah:
- Data lembur
- Jumlah absensi karyawan
- Waktu kedatangan dan pulang karyawan
- Izin karyawan
- Jadwal shift
- Jadwal cuti
Seluruh data-data ini akan terhubung dengan fingerprint atau baru-baru ini beberapa software HR sudah memiliki fitur rekam absensi yang menggunakan teknologi pengenalan wajah sehingga mempermudah tugas manajemen sumber daya manusia dalam memantau produktivitas karyawan.
Employee Self Service
Fitur employee self service adalah portal yang dapat digunakan karyawan untuk masuk ke akun mereka masing-masing untuk mengakses data human resource mereka. Fitur ini bisa digunakan karyawan untuk mengurus kepentingan yang sifatnya administratif yang dilakukan secara mandiri melalui dashboard aplikasinya. Jadi, karyawan tidak perlu menghubungi HR secara langsung.
Data yang dapat diakses karyawan biasanya meliputi informasi pribadi, data slip gaji, sisa jumlah cuti dan riwayat cuti, riwayat absensi. Selain itu, fitur ini juga dapat digunakan karyawan untuk pengauan cuti, sakit, atau izin kepada atasannya masing-masing tanpa melakukan pengajuan secara manual melalui kertas.
Penerapan employee self service ini juga penting untuk membuat karyawan merasa terlibat langsung dengan perusahaan. Keterlibatan ini penting bagi perusahaan karena berpengaruh untuk meningkatkan loyalitas karyawan. Karyawan merasa diajak dan dilibatkan dengan memegang tanggung jawab akan data pribadi mereka masing-masing dan dapat mengaksesnya kapan saja dan dimana saja.
Talent Management
Fitur talent management adalah sebuah cara atau sistem untuk mendapatkan penilaian yang tepat terhadap masing-masing karyawan di perusahaan berdasarkan hasil penilaian. Hasil penilaian tersebut berguna untuk menjadi dasar untuk melihat apakah karyawan tersebut mampu untuk membantu perusahaan mencapai tujuannya atau tidak.
Fitur ini akan memudahkan HR dalam memilih kandidat yang tepat sesuai kriteria yang ditetapkan oleh perusahaan. Fitur ini akan membantu HR dalam menyediakan informasi dari seluruh data produktivitas karyawan selama bekerja.
Payroll Management
Dalam mengelola sumber daya manusia, perusahaan selalu memiliki sebuah sistem manajemen, salah satunya sistem payroll. Fitur payroll management ini hadir untuk mempermudah manajemen mengatur keuangan HR dan membantu perusahaan dalam menghitung sistem gaji bulanan hingga menghitung pajak dan potongan lainnya
Kesimpulan
Pada dasarnya semua tipe software HR di atas memiliki manfaat yang sama dengan fitur- fitur terbaik yang tentunya sangat berguna untuk membantu perusahaan menjalankan manajemen HR yang lebih rapi juga modern seiring dengan era digital seperti sekarang.
Dengan adanya software HR seperti AqtiveHR tentunya menjadi solusi modern untuk membantu perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia yang dimiliki oleh perusahaan sehingga semakin berkualitas dibandingkan dengan sebelumnya. Misalnya dengan memanfaatkan software AqtiveHR dapat memudahkan karyawan melakukan absensi dengan teknologi face recognition yang dilakukan via mobile dengan menggunakan radius lokasi. Selain itu terdapat fitur braodcast messages per divisi/perusahaan ke seluruh staff. Peran fitur ini pun penting untuk membuat karyawan merasa terlibat langsung dengan perusahaan dan membuat karyawan dan perusahaan jauh lebih mudah mengakses berbagi informasi penting terkait update kebijakan atau peraturan ke karyawan.
Fitur unggulan lainnya adalah pengajuan dan approval cuti serta notifikasi approval yang dapat diakses langsung secara online. Berkat itu, pengajuan dan persetujuannya akan lebih cepat dan mudah dengan menggunakan AqtiveHR dan masih banyak fitur lengkap lainnya. Maka, segera gunakan AqtiveHR, software HR terbaik yang memudahkan perusahaan meraih sukses.
