Setiap keputusan besar yang dibuat oleh perusahaan, idealnya harus selalu dituangkan dalam sebuah surat resmi. Tak terkecuali keputusan surat pengangkatan karyawan tetap dari masa percobaan atau kontrak, menjadi karyawan tetap.
Ya, usai berhasil melalui masa percobaan, maka sudah selayaknya karyawan diangkat menjadi karyawan tetap dengan diserahkan surat pengangkatan karyawan. Surat ini nantinya juga harus disahkan oleh direktur ataupun orang yang menjadi wakil kuasanya.
Ikuti terus artikel ini untuk mengetahui serba serbi surat pengangkatan karyawan, termasuk tata cara beserta contohnya di sini, yuk!
Table of Contents
Pengertian Surat Pengangkatan Karyawan Tetap
Seperti namanya, surat pengangkatan karyawan tetap merupakan sebuah keterangan keputusan pengangkatan status kepegawaian tetap untuk karyawan yang telah melewati masa percobaan (probation).
Bukan hanya sebagai formalitas belaka diberikannya surat ini menandakan bahwa karyawan tersebut dapat mulai bekerja secara lebih profesional. Ia juga berhak atas hak yang tidak dimiliki karyawan kontrak serta berkesempatan mendapatkan promosi jabatan untuk meningkatkan karirnya di perusahaan.
Surat pengangkatan karyawan tetap sendiri diatur di dalam Undang-undang (UU) No. 13 tahun 2003 tentang ketenagakerjaan. Dalam UU tersebut, dijelaskan bahwa masa percobaan karyawan selama-lamanya adalah 3 bulan dan karyawan wajib mendapatkan SK pengangkatan karyawan jika dinilai memenuhi kualifikasi.
Baca Juga: Apa Itu Regular Hour? Yuk Intip Definisi hingga Cara Hitungnya
Alasan Pentingnya Surat Pengangkatan Karyawan Tetap
Surat pengangkatan karyawan tetap memiliki fungsi yang secara garis besar, memberi pengaruh cukup besar terhadap hidup karyawan ke depannya.
Adapun fungsi SK pengangkatan karyawan adalah sebagai alat pembuktian legal yang membuktikan secara tertulis bahwa karyawan tersebut sudah menjadi karyawan tetap. Surat pengangkatan karyawan tetap ini juga berlandaskan hukum, sehingga hak dan kewajiban kedua belah pihak, baik karyawan maupun perusahaan terlindungi dengan kuat.
Misalnya ketika ada PHK, karyawan tetap yang terkena pemutusan hubungan kerja tersebut seyogyanya berhak atas pesangon dari perusahaan. Hal ini pun bisa dibuktikan dari surat pengangkatan karyawan tetap agar perusahaan tidak mangkir dari kewajibannya tersebut.
Di samping itu, adanya surat pengangkatan karyawan ini akan membuktikan bahwa karyawan kini memiliki hak-hak lebih dari perusahaan contohnya seperti asuransi kesehatan, bonus, dan tunjangan lainnya.
Syarat Pemberian Surat Pengangkatan Karyawan Tetap
Sebelum menerbitkan surat pengangkatan karyawan tetap, satu hal yang perlu diketahui bahwa perusahaan harus berkomitmen memenuhi berbagai syarat yang sudah diatur di dalam undang-undang.
Di dalam UU Ketenagakerjaan pasal 52, telah diatur tentang perjanjian kerja yang mana harus dibuat dengan memenuhi berbagai unsur di bawah ini:
- Calon karyawan harus sudah memiliki usia yang cukup dan mempunyai kemampuan dalam melakukan perbuatan hukum. Artinya, kedua belah pihak adalah orang yang sehat secara mental dan sudah memiliki usia di atas 18 tahun.Adanya kesepakatan.
- Adanya kesepakatan antara calon karyawan dan pihak manajemen perusahaan.
- Terdapat objek pekerjaan yang memang telah dijanjikan. Di dalam surat perjanjian tersebut harus tersedia keterangan posisi ataupun pekerjaan yang ditawarkan.
- Pekerjaan yang ditawarkan oleh perusahaan harus bersifat legal dan tidak menentang asas kesusilaan, norma, dan UU yang sudah berlaku serta diterapkan di Indonesia.
Nah, keempat syarat di atas harus bisa dipenuhi oleh pihak perusahaan dan karyawan, sebelum surat pengangkatan karyawan diterbitkan. Jika ada salah satu poin syarat yang tidak bisa dipenuhi, maka perjanjian kerja sebagai karyawan tetap pun tidak dapat diteruskan.
Sementara itu khusus dari sisi karyawan, setidaknya untuk mendapatkan status karyawan tetap, mereka pun harus memenuhi syarat sebagai berikut:
- Mengikuti masa percobaan, yaitu waktu yang diberikan perusahaan kepada karyawan baru untuk memperlihatkan kemampuannya dalam suatu bidang kerja.
- Menyelesaikan masa percobaan, biasanya dalam kurun waktu 3 bulan perusahaan akan menetapkan karyawan tersebut cocok atau tidak, sesuai dengan standar kerja perusahaan tersebut.
- Pengangkatan menjadi karyawan tetap, Jika cocok lalu akan diangkat menjadi karyawan tetap, perusahaan harus mengubah kontrak kerja karyawan tersebut, dan mendapatkan hak serta kewajiban serta fasilitas kerja sebagaimana telah diatur dalam undang-udang.
Struktur dan Cara Membuat Surat Pengangkatan Karyawan
Dalam membuat surat pengangkatan karyawan, hal pertama yang perlu diperhatikan adalah struktur penyusunan suratnya itu sendiri. Adapun struktur dalam surat keputusan tersebut meliputi:
- Identitas karyawan (nama, alamat, tempat/tanggal lahir, dll.)
- Tanggal mulai bekerja di perusahaan
- Jenis pekerjaan atau posisi karyawan
- Nominal upah atas jenis pekerjaan yang ditugaskan
- Kebijakan perusahaan yang harus dipatuhi oleh karyawan
- Kewajiban karyawan yang wajib dipenuhi selama bekerja di perusahaan
- Hak-hak yang diterima karyawan
- Kolom tanda persetujuan yang ditandatangani oleh kedua belah pihak.
Dengan mencantumkan informasi-informasi di atas, surat pengangkatan karyawan tetap yang dibuat pun akan menjawab segala ekspektasi secara transparan sebagaimana yang diharapkan oleh seluruh pihak.
Contoh Surat Pengangkatan Karyawan Tetap
Setelah mengetahui struktur pembuatan surat pengangkatan karyawan tetap, kamu juga bisa melihat format surat penolakan lamaran kerja sebagai acuan saat menyusunnya.
Nantinya selagi melihat contoh surat penolakan lamaran ini, kamu tinggal menyesuaikannya dengan data yang dimiliki karyawan dan keterangan lain sebagai pelengkapnya. Berikut contoh surat pengangkatan karyawan tetap tersebut:
SURAT KEPUTUSAN
No.: XXI/SKPKT/HRD/I/2022
Perihal: Pengangkatan Karyawan Tetap
Berdasarkan kebijakan Manajemen PT. Semua Bisa Kerja, serta hasil evaluasi terhadap performa dan kinerja selama 3 bulan masa percobaan, dengan ini ditetapkan bahwa,
Nama : Sofia Narita
NIP : 1000271138
Alamat : Jalan Durian Montong, Blok A1 No. 12,
BSD, Tangerang Selatan
Secara resmi telah diangkat menjadi karyawan tetap terhitung sejak tanggal 12 Desember 2022 sebagai Account Executive di bawah lingkup kerja divisi Sales & Marketing dan supervisi Account Manager, dengan gaji Rp9.000.000,00 per bulan.
Segala hak dan kewajiban lainnya akan diatur sebagaimana tercantum dalam ketentuan maupun peraturan perusahaan yang berlaku.
Jakarta, 12 Desember 2022
PT. Semua Bisa Kerja
Ahmad Hakimi
HR Manager
Kesimpulan
Bukan hanya membuat surat keputusan saja, tugas departemen HR yang berhubungan dengan surat menyurat juga termasuk membuat pengumuman ke seluruh karyawan, tentang apapun yang akan diagendakan oleh perusahaan.
HRD umumnya mengirimkan pengumuman yang bersifat umum dan kasual melalui email. Meskipun praktis, email memiliki kekurangan yang kadang kala bisa tertimbun di inbox karyawan karena banyaknya email kerjaan lain yang masuk, sehingga terlewatkan untuk dibaca.
Nah, untuk menghindari kendala tersebut, sekarang kamu bisa menggunakan fitur Broadcast Message yang ada pada sistem teknologi HRIS bernama AqtiveHR by MASERP! Melalui fitur Broadcast Message pada AqtiveHR, kamu bisa mengirimkan surat pengumuman karyawan yang nantinya bisa langsung diakses penerima melalui aplikasi di ponselnya.
Dengan begitu, informasi penting untuk mereka tidak akan terlewatkan dan tentunya lebih mudah terbaca karena tidak bercampur dengan email lain.
Tak hanya itu. AqtiveHR by MASERP juga memiliki fitur unggulan lainnya yang amat memudahkan tugas HR di perusahaan. Mulai dari payroll, reimbursement, employee database, dan masih banyak lagi.
Tunggu apa lagi? Konsultasikan software yang diinginkan sesuai kebutuhan perusahaan, GRATIS bersama tim kami sekarang!
