Seperti diketahui, karyawan merupakan aset terbesar bagi perusahaan. Mereka yang memiliki kompeten serta loyalitas tinggi dapat meningkatkan performa perusahaan termasuk HRIS. Adanya HRIS adalah salah satu cara yang dapat dilakukan perusahaan yaitu membentuk divisi Human Resource Management (HRM).
Namun, tugas HRM tidak lepas dengan kegiatan yang sifatnya administratif yang berhubungan dengan karyawan. Seperti penggajian karyawan, absensi, pengajuan lembur, cuti, izin dan lainnya yang tentunya akan menyita waktu lebih banyak sehingga divisi HRM tidak dapat optimal dan fokus untuk mengerjakan target-target lainnya yang harus dicapai oleh perusahaan.
Di era digital saat ini, cara kerja divisi HRM dalam mengelola administrasi karyawan dan perusahaan sudah banyak berubah. Pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya manusia sudah bisa dikerjakan dengan bantuan sistem. Salah satu satu sistem software HR yang dapat digunakan untuk menghemat waktu pekerjaan HR dikenal dengan nama HRIS adalah (Human Resource Information System).
Table of Contents
Pengertian HRIS
Human Resource Information System atau HRIS adalah sebuah perpaduan antara sistem teknologi dan pengelolaan sumber daya manusia untuk melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan data entry, rekapitulasi berbagai data, pelacakan, serta informasi dalam bidang HR.
Implementasi HRIS bertujuan untuk membantu tim HR dalam meningkatkan performa karyawan. HR tidak perlu menghabiskan waktu lebih banyak dalam hal tugas administrasi yang dapat memakan waktu dan effort yang cukup besar. Dengan begitu tim HR dapat lebih fokus kepada tugas lain yang bersifat strategi dan analitik demi perkembangan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) perusahaan. Tidak hanya membantu tim HR dalam menyelesaikan tugas administrasi, tetapi penerapan HRIS dalam perusahaan dapat membantu untuk mengoptimalkan kinerja karyawan. Sehingga karyawan dapat mengeluarkan potensi terbaiknya dan turut berkontribusi besar terhadap perkembangan bisnis perusahaan
Dalam menggunakan sistem ini, HRIS tersedia dalam bentuk on premise atau cloud. Perbedaannya adalah jika perusahaan menggunakan on premise maka data karyawan akan tersimpan di dalam database dan server yang dikelola oleh perusahaan itu sendiri. Namun, jika perusahaan menggunakan HRIS cloud maka data akan tersimpan di dalam pusat data server provider aplikasi HRIS tersebut.
Pada umunya, sebagian besar perusahaan saat ini cenderung lebih memilih HRIS online berbasis cloud karena dinilai jauh lebih memudahkan karyawan karena lebih praktis. Data dapat diakses oleh pengguna dari manapun, kapanpun dan dimanapun selama perangkat terhubung dengan jaringan internet.
Baca Juga: 6 Tugas HRD yang Perlu Perusahaan Ketahui
Fungsi Dari HRIS
Saat ini sistem HRIS dapat berbentuk aplikasi berbasis web atau seluler. Masing-masing vendor pengembangan aplikasi HRIS menyediakan fitur-ftur unggulan yang berbeda. Berikut adalah fungsi sistem HRIS secara general:
Membantu Proses Rekrutmen
Applicant Tracking System adalah salah satu fitur yang terdapat di dalam sistem HRIS untuk memudahkan proses rekrutmen. Fitur ini membantu perusahaan dalam mengumpulkan informasi, mengatur kandidat berdasarkan pengalaman dan keahlian yang dimiliki, serta menyaring kandidat yang berkualitas.
Fitur ATS ini dipergunakan untuk menyeleksi resume dari pelamar yang tidak sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan perusahaan saat lowongan pekerjaan di posting. Oleh karena itu. Dengan demikian, hal tersebut akan memudahkan tim HR untuk memperoleh data kandidat yang relevan untuk dapat segera diproses ke tahap interview selanjutnya
Proses Penggajian (Payroll)
Payroll adalah fitur yang disediakan HRIS untuk mengotomatiskan proses penggajian karyawan. Fitur ini biasanya akan diintegrasikan dengan fitur HRIS yang lain seperti sistem absensi karyawan, riwayat cuti, employee self-service, melacak jam kerja karyawan, perhitungan gaji, pemotongan pajak & menghitung pajak, mencetak slip gaji, dan lainnya. Dengan menggunakan sistem HRIS, tim HR dapat menghemat banyak waktu dalam mengelola proses penggajian.
Manajemen Waktu dan Kehadiran
Fungsi penting HRIS selanjutnya adalah untuk mengelola waktu dan absensi karyawan yang lebih akurat. Tim HR seringkali merasa menyita waktu banyak ketika harus mengurus tugas-tugas administrasi karyawan. Dengan adanya aplikasi HRIS yang menyediakan fungsionalitas yang mampu mengelola berbagai tugas tersebut dengan mudah dan cepat.
Sistem HRIS Indonesia pada umumnya menyediakan fungsi absensi online yang digunakan karyawan untuk absensi secara digital. Sistem ini akan mencatat jam absensi dan menghitung total jam kerja harian karyawan. Data tersebut kemudian dikirimkan ke dalam database pusat untuk dicek oleh tim HR. Dari informasi tersebut, tim HR dapat lebih mudah memonitoring karyawan yang datang tepat waktu atau terlambat.
Manajemen Kinerja Karyawan
HRIS menyediakan berbagai fitur yang memungkinkan suatu perusahaan untuk bisa memonitoring kinerja karyawannya. Dari sistem ini, perusahaan dapat melihat secara keseluruhan tingkat kedisiplinan karyawan, melihat kemampuan karyawan dalam mengelola jam kerjanya untuk menyelesaikan tugas, mengetahui pola kerja karyawan, serta aktivitas yang mereka lakukan selama jam bekerja. Data-data tersebut pada akhirnya akan berguna dalam penentuan penilaian kinerja karyawan.
Selain itu, beberapa aplikasi HRIS juga menyediakan fitur task management yang dapat memudahkan tim HR dalam proses delegasi tugas. Dengan cara ini, perusahaan dapat mengelola tugas secara lebih efektif dan efisien.
Menyediakan Employee Self-Service
Sebagian besar sistem HR menyediakan fitur employee self service. Fitur ini memudahkan karyawan dalam menangani tugas HR yang paling dasar seperti menambahkan atau mengubah dokumen pribadi karyawan. Jadi, melalui fitur ESS ini, karyawan dapat mengakses absensi online, slip gaji online, pengajuan cuti dan overtime secara online. Selain itu, karyawan juga dapat melihat total jam kerja harian mereka, melihat kuota cuti yang tersisa, penjadwalan shift kerja karyawan, dan lain-lain. Semua hal itu bisa diakses secara mandiri kapan saja dan dimana saja, selain itu tim HR juga dapat melakukan lebih cepat dan informasi yang diberikan lebih merata.
Jenis – Jenis HRIS
Sementara itu, terdapat beberapa jenis HRIS yang paling banyak digunakan di Indonesia. Berikut informasi jenis – jenis HR adalah:
HRIS Operational
Jenis yang pertama adalah HRIS Operational. HRIS jenis ini sangan erat kaitannya dengan pemenuhan kebutuhan tim HR dalam melakukan pengelolaan hal-hal yang bersifat operasional. HR memegang akses penuh dalam informasi seluruh karyawan.
Terdapat 5 jenis yang termasuk ke dalam komponen HRIS operational, antara lain:
- Employee Information System (EIS)
- Position Control System (PCS)
- Performance Management Information System (PMIS)
- Applicant Selection and Placement Information System (ASPIS)
- Government Reporting and Compliance Information System
HRIS Tactical
Jenis HRIS yang kedua adalah HRIS tactical yaitu dalam jenis ini tim HR akan dimudahkan dalam mengambil keputusan dalam tujuan misalnya recruitment, manpower planning, analisis pekerjaan, training, learning & development, serta kompensasi dan benefit karyawan.
Terdapat 4 (empat) komponen tactical ini, yaitu:
- Job Analysis and Design Information Systems
- Recruiting Information Systems
- Compensation and Benefits Information Systems
- Employee Training and Development Systems
HRIS Strategic
HRIS strategic lebih fokus pada hal negosiasi kepada vendor, serikat pekerja, dan juga manajemen perusahaan secara keseluruhan dengan lebih mudah. Selain itu HR jenis ini fokus terhadap perencanaan dan pengembangan karyawan, serta software yang dipergunakan untuk mendukung dalam beberapa posisi tertentu.
Terdapat 3 (tiga) komponen utama dalam HRIS Strategic, yaitu:
- Information System Supporting Workforce Planning
- Specialized Human Resource Information System Software
- Information System Supporting Labor Negotiation
HRIS Comprehensive
HRIS comprenhensive adalah sistem pengoperasian yang menggunakan komputer untuk menghasilkan SDM yang komprehensif dan terintegrasi untuk mengoptimalkan data dan posisi karyawan, menganalisis perencanaan kerja, dan deskripsi pekerjaan masing-masing posisi. Data tersebut yang nantinya akan dikelola untuk menghasilkan data yang komprehensif.
Fitur yang Harus Dimiliki HRIS
Agar software HRIS dapat bekerja dengan baik dalam hal mengelola sumber daya manusia di perusahaan, maka software HRIS harus memiliki fitur yang mampu memenuhi kebutuhan HR. Berikut ini adalah beberapa fitur yang harus dimiliki oleh sebuah software HRIS agar dapat bekerja dengan maksimal dalam perusahaan.
HR Administration
Fitur HR administration ini merupakan fitur yang harus ada di dalam software HR, biasanya dilengkapi dengan fitur sentralisasi data karyawan seperti riwayat absensi hingga jatah cuti, jadwal kerja, data karyawan, data karir, rincian penggajian.
Selain itu fitur ini dapat memberikan kemudahan bagi karyawan dalam pengajuan klaim, reimbursement kesehatan, izin kerja, lembur, semua tersedia dalam satu aplikasi. Perusahaan dapat memberikan pengumuman terkait dengan perubahan peraturan perusahaan atau informasi penting lainnya kepada seluruh karyawannya melalui aplikasi yang dapat diakses kapan saja dan dimana saja.
Payroll
Melalui fitur payroll, proses penggajian mulai dari perhitungan gaji, pengiriman payslip karyawan secara online hingga transfer ke rekening karyawan dilakukan secara otomatis dengan sistem automasi payroll yang sudah terintegrasi dengan data kehadiran karyawan akan sangat membantu dan memudahkan pekerjaan administrasi HR.
Selain gaji bulanan, fitur payroll ini juga dapat menghitung pajak, tunjangan, THR, bonus, BPJS dan potongan lainnya dengan lebih akurat dan lebih cepat jika dibandingkan dengan cara manual.
Absensi Digital
Bagi perusahaan yang memiliki banyak karyawan, pengadaan alat absensi akan cukup memakan biaya setiap tahunnya. Begitu pun dengan perawatan alat absensi tersebut.
Solusi absensi digital yang ada di dalam software HR dapat menjadi pilihan yang tepat untuk menghemat biaya pengadaan dan perawatan alat absensi. Dengan adanya fitur ini karyawan lebih memudahkan dan bisa fokus pada kerjaan tanpa harus dipusingkan dengan absensi manual.
Kesimpulan
Human Resource Information System atau HRIS kunci perusahaan dari terbentuknya sistem kerja yang mumpuni dalam manajemen karyawan. Banyak pekerjaan HR yang bisa dihandle, sehingga tim HR dapat semakin terbantu untuk melakukan tugas-tugas lain yang lebih krusial di perusahaan. Oleh karena itu, perlunya software atau aplikasi HRIS dalam perusahaan, salah satunya adalah AqtiveHR.
AqtiveHR merupakan salah satu penyedia layanan software HR terbaik yang menawarkan fitur-fitur yang lengkap dengan tujuan menjadi solusi dalam mengelola karyawan secara efisien sehingga dapat membantu meningkatkan kinerja perusahaan yang jauh lebih optimal
Fitur unggulan yang terdapat pada AqtiveHR salah satunya yaitu absensi dengan teknologi face recognition yang dilakukan via mobile dengan menggunakan radius lokasi. Selain itu terdapat fitur broadcast messages per divisi/perusahaan ke seluruh staff. Peran fitur ini pun penting untuk membuat karyawan merasa terlibat langsung dengan perusahaan. Fitur unggulan lainnya adalah pengajuan dan approval cuti serta notifikasi approval yang dapat diakses langsung secara online. Berkat itu, pengajuan dan persetujuannya akan lebih cepat dan mudah dengan menggunakan AqtiveHR semua tersedia dalam satu aplikasi dan masih banyak fitur lengkap lainnya. Maka, segera gunakan AqtiveHR, software HR terbaik yang memudahkan perusahaan meraih sukses.
Maka, segera gunakan AqtiveHR, software HRIS terbaik yang memudahkan perusahaan meraih sukses.
