Apa Itu KPI? Pengertian, Unsur dan Manfaatnya

Apa kalian tahu apa itu KPI? jadi, dalam suatu manajemen, umumnya suatu perusahaan akan mengukur kinerja karyawan dengan suatu alat tertentu. Peran evaluasi memiliki fungsi penting dalam memastikan suatu rencana kerja perusahaan sehingga dapat terlaksana secara optimal. Rencana kerja Perusahaan yang baik pada akhirnya akan menjadi tujuan akhir perusahaan yang dapat terwujud dengan baik pula. Oleh karena itu, manajemen menggunakan salah satu alat bantu pengambilan keputusan untuk mengukur kinerja karyawan dan perusahaan secara keseluruhan melalui Key Performance Indicator.

KPI memiliki peran untuk menjadi tolak ukur terhadap sistem manajemen kinerja, sudah berjalan sukses atau malah tidak mampu berjalan sesuai rencana. KPI dapat diukur dalam kurun waktu seperti harian, mingguan, hingga bulanan. Nah, bagi kamu yang penasaran tentang apa itu KPI, mari simak ulasan berikut ini.

Baca Juga: Fungsi Penting HRIS Bagi Perusahaan

Pengertian KPI

Key Performance Indicator atau KPI dapat didefinisikan sebagai suatu ukuran yang memiliki sifat kuantitatif dan bertahap untuk perusahaan. Yang mana ukuran tersebut mengandung berbagai perspektif dan berdasarkan analisis data yang konkret, serta menjadi titik awal untuk menentukan tujuan sekaligus penyusunan terhadap strategi organisasi. 

Dalam arti yang paling luas, pengertian Key Performance Indicator adalah dapat dipahami sebagai sebuah alat ukur yang digunakan untuk pengambilan keputusan dan membuat gambaran tentang efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya. Perusahaan sendiri biasanya menerapkan Key Performance Indicator untuk melakukan pengukuran mencapai tujuan visi strategi yang dimiliki.

Jenis – Jenis KPI

Secara garis besar, dapat dibedakan menjadi dua jenis yaitu KPI Financial dan KPI Non-Financial. Berikut ini adalah penjelasan dari dua jenis KPI tersebut, diantaranya yaitu:

Key Performance Indicator Financial

Jenis yang pertama dari Key Performance Indicator adalah KPI Financial. KPI Financial adalah suatu indikator kinerja utama yang berkaitan dengan keuangan. 

Contoh KPI Finansial ini diantaranya adalah sebagai berikut :

• KPI Laba Kotor (Gross Profit), yaitu yang mengukur jumlah uang yang tersisa dari pendapatan setelah dikurangi Harga Pokok Penjualan (HPP).
• KPI Laba Bersih (Net Profit), dengan mengukur jumlah uang yang tersisa dari pendapatan setelah dikurangi Harga Pokok Penjualan dan biaya-biaya bisnis lainnya seperti biaya bunga dan pajak.
• KPI Marjin Laba Kotor (Gross Profit Margin), bisa mengukur nilai persentase yang diperoleh dengan membagi Laba Kotor dengan Pendapatan.
• KPI Marjin Laba Bersih (Net Profit Margin), mengukur nilai persentase yang diperoleh dengan membagi laba bersih berdasarkan pendapatannya.
• KPI Rasio Lancar (Current Ratio),menilai kinerja keuangan neraca likuiditas dengan membagikan aktiva lancar (current assets) dengan Kewajiban lancar (current liabilities).

Key Performance Indicator Non-Financial

KPI Non-Financial adalah KPI yang tidak secara langsung dapat mempengaruhi situasi keuangan suatu perusahaan.  Contoh KPI Non-Finansial diantaranya seperti :

• Perputaran Tenaga Kerja (Manpower Turnover)
• Matriks Kepuasan Pelanggan (Customer Satisfaction metrics)
• Rasio Pelanggan Berulang terhadap Pelanggan Baru (Repeat Customer to New Customer Ratio)
• Pangsa Pasar (Market Share)

5 Unsur Penting Key Performance Indicator.

Terdapat lima unsur penting yang harus diperhatikan dalam menentukan key performance indicators (KPI):

• Input: Berfokus pada sumber daya yang diperlukan untuk mencapai target berapabanyak SDM yang dibutuhkan untuk mencapai target yang diinginkan perusahaan. Terbagi atas jumlah, jenis dan kualitas sumber daya.  
• Proses: aktifitas bisnis yang dibutuhkan untuk dapat dapat menghasilkan hasil yang diinginkan. Dalam hal ini perhatikan konsistensi, efisiensi, dan kualitas. 
• Output: hasil yang dihasilkan dan bisa diukur dari berapa besarnya pekerjaan yang sudah dilakukan dengan sumber daya yang ada. 
• Dampak: Fokus pada hasil kinerja atau impact yang diberikan dari usaha-usaha yang dilakukan, seperti awareness hingga pengingkatan volume penjualan. 
• Proyek: merupakan status dan progress dari proyek yang sedang dijalankan. 

Manfaat Key Performance Indicator.

Key Performance Indicator bisa juga adalah sesuatu yang memiliki kritikal paling efektif dalam mewujudkan perusahaan menjadi sukses, baik untuk kondisi saat ini ataupun untuk masa yang akan datang. Berikut ini adalah beberapa manfaat KPI untuk karyawan, diantaranya yaitu:

1. Memberikan referensi bagi perusahaan untuk mendapatkan karyawan yang lebih berkualitas.
2. Karyawan menjadi lebih mudah untuk mengukur maupun mengevaluasi kinerja karyawan dan mengurangi unsur subjektivitas tertentu.
3. Karyawan menjadi lebih mengerti tentang apa yang diharapkan oleh manajemen terhadap dirinya.
4. Hasil kinerja karyawan menjadi jauh lebih bagus dan terukur
5. Menjadi parameter bagi perusahaan untuk membuat sistem reward dan punishment yang lebih obyektif.

Kelebihan dan Kekurangannya

Walaupun terkesan positif dan membangun, KPI tak lepas dari kelebihan dan kekurangannya. Berikut ini adalah beberapa kelebihan dan kekurangannya yang bisa menjadi pertimbangan sebuah perusahaan dalam menerapkannya:

Kelebihan

• Membuka kesempatan untuk menstimulasi karyawan untuk mengambil tindakan ke arah tujuan perusahaan.
• Bersifat terbuka dan akuntabel sehingga dapat diadopsi untuk periode waktu di masa yang akan datang.
• Dapat dijadikan acuan ukuran hasil dalam suatu perusahaan pada tiap periode.
• Mampu mengatasi kesenjangan pembelajaran sehingga bisa juga menjadi acuan perlunya pelatihan karyawan

Kekurangan

• Membutuhkan waktu yang cukup panjang dalam pengerjaan pengukurannya, terlebih adanya periode waktu tertentu yang ingin dikaji sehingga tidak dapat menginformasikan sesuatu dengan tindak lanjut yang cepat.
• Tidak dapat dimulai sekaligus untuk semua faktor atau indikator, sehingga harus dimulai dari satu atau dua faktor terlebih dahulu seperti operasional dan finansial, atau pemasaran saja.
• Output tidak dapat dilihat secara langsung karena harus menunggu hasil transformasi dari hasil analisis KPI di periode sebelumnya.
• Sifat akuntabel mengharuskan pencatatan administrasi dan proses analisis yang panjang bagi sebuah tim yang bertanggung jawab terhadap KPI.

Kesimpulan

Itulah tadi beberapa hal penting terkait KPI atau key performance indicator yang perlu diketahui. Dengan adanya key performance indicator maka perusahaan dapat mengukur dengan jelas kinerja perusahaan yang telah dicapai. Namun, untuk dapat memberikan hasil yang optimal serta menghimpun data-data yang menunjang, perusahaan dapat menggunakan AqtiveHR sebagai software yang juga bisa membantu perusahaan mengukur kinerja mereka, sekaligus membuat laporannya. Sehingga data-data yang disajikan menjadi sumber KPI akan menjadi lebih akurat.

AqtiveHR merupakan salah satu penyedia layanan software HRIS terbaik yang menawarkan fitur-fitur yang lengkap dengan tujuan menjadi solusi dalam mengelola karyawan secara efisien sehingga dapat membantu meningkatkan kinerja perusahaan yang jauh lebih optimal.

Fitur unggulan yang terdapat pada AqtiveHR salah satunya yaitu absensi dengan teknologi face recognition yang dilakukan via mobile dengan menggunakan radius lokasi. Selain itu terdapat fitur broadcast messages per divisi/perusahaan ke seluruh staff. Peran fitur ini pun penting untuk membuat karyawan merasa terlibat langsung dengan perusahaan. Fitur unggulan lainnya adalah pengajuan dan approval cuti serta notifikasi approval yang dapat diakses langsung secara online. Wah, dengan begini pekerjaan jauh lebih memudahkan tim HR bukan, dan tentunya dapat meminimalisir kesalahan. Maka, segera gunakan AqtiveHR, software HR terbaik yang memudahkan perusahaan meraih sukses.