Kecanggihan teknologi saat ini semakin berkembang dan melahirkan teknologi-teknologi baru di masa depan. Saat ini banyak bermunculan berbagai jenis terobosan baru yang bisa membantu kita. Pada hal pekerjaan salah satunya absensi karyawan.
Jika dalam hal pekerjaan, biasanya terdapat sebuah keharusan yang dilakukan seperti contohnya melakukan absensi. Jika sebelumnya absensi banyak dilakukan dengan cara manual dengan tanda-tangan atau memberikan centang pada tabel di kertas. Saat ini sudah tersedia banyak absensi karyawan digital yang semakin memudahkan kita. Kita bisa melakukan absensi hanya dengan sekali tekan tanpa kerepotan harus mengantri terlebih dahulu.
Baca Juga: 5 Aplikasi Absensi Karyawan
Table of Contents
Kelebihan dan Kekurangan Absensi Karyawan Digital
Dalam perkembangannya, kini hadir absensi karyawan digital yang tentu tidak hanya memudahkan kita, tapi juga memberikan banyak manfaat lainnya. Meskipun begitu, pasti ada kelebihan dan kekurangan yang dimiliki Absensi Karyawan Digital. Berikut kelebihan dan kekurangan absensi digital.
Kelebihan Absensi Karyawan Digital
Hemat Ongkos dan Ramah Lingkungan
Absensi secara digital biasanya mengandalkan website dengan email atau aplikasi tertentu. Ada juga yang menggunakan mesin seperti fingerprint. Dari semua jenis absensi digital tersebut tentu sangat menghemat biaya ongkos kita dan tentunya ramah lingkungan.
Mengapa demikian? Jika absensi konvensional mengharuskan kita berada di tempat saat melakukan absensi, dengan absensi digital kita tidak perlu sampai terlebih dahulu sehingga dapat menghemat ongkos kita dan juga tidak memerlukan kertas sehingga bisa mengurangi potensi penebangan pohon untuk produksi kertas yang lebih banyak.
Selain hemat ongkos di karyawan, perusahaan yang terkait pun juga demikian, karena dalam penggunaannya sendiri tidak memerlukan banyak biaya perawatan, karena bisa digunakan menggunakan masing-masing ponsel karyawan.
Akurat dan tidak termanipulasi
Data para karyawan yang telah dimasukkan ke dalam aplikasi atau absensi digital akan secara otomatis terhubung ke dalam server yang digunakan. Hal tersebut tentu akan menjaga keaslian dari data yang ada dan tentu tidak bisa dimanipulasi. Selain itu, karena prosesnya yang otomatis, absensi digital dengan akurat menyimpan data yang baru saja dimasukkan. Jadi, tidak akan mudah terlewat atau hilang.
Efisiensi waktu
System pada absensi digital umumnya menggunakan software aplikasi. Karyawan akan dengan mudah menggunakannya untuk mencatat kehadiran masing-masing. Hanya cukup membuka aplikasinya, para karyawan sudah bisa melakukan absensi baik dengan ponsel mereka ataupun laptop. Efisiensi waktu pun bisa karyawan dapatkan dan bisa menggunakan waktu lebih banyak untuk mengerjakan tugas mereka tanpa harus repot mengantri atau menuliskan sesuatu hingga mendapat antrian panjang.
Memudahkan HRD
Jika dulu para HRD harus secara langsung dan memakan banyak waktu, kini semuanya bisa dipermudah. Dengan absensi digital, HRD bisa menghandle setiap karyawan yang ada sekalipun tidak dalam satu tempat yang sama. Biasanya hal tersebut didukung juga dengan adanya pelacakan lokasi.
Apalagi informasi yang disajikan dalam absensi digital ditampilkan secara realtime. Sehingga HRD tetap bisa mengerjakan tugasnya melakukan pengecekan terhadap para karyawan tanpa harus melihatnya satu-persatu. Perekapan data juga semakin mudah karena secara otomatis melakukan rekapitulasi secara mandiri dan bisa diakses kapanpun.
Karyawan Semakin Produktif
Dengan menggunakan absensi digital, tidak hanya mempermudah HRD dalam bekerja, absensi digital ini juga akan membuat karyawan semakin produktif. Sebagai contoh, karyawan tidak perlu memotong waktunya dalam mengerjakan tugas yang diberikan untuk melakukan absensi ke ruangan tertentu atau kantor. Sehingga karyawan bisa menghemat waktu dan bisa bekerja dengan maksimal.
Salah satu cara HRD dalam memantau karyawan dalam bekerja adalah dengan melakukan absensi. Fitur selfie dalam absensi digital bisa membantu HRD mengetahui dimanapun karyawan bekerja dan apakah karyawan benar-benar bekerja dengan maksimal dimanapun. HRD pun merasakan produktivitas dengan menggunakan absensi digital.
Terintegrasi Dengan Sistem
Absensi digital juga bisa diorganisir dengan sistem yang dijalankan oleh perusahaan. Salah satunya adalah dengan adanya pencatatan yang secara otomatis direkap tiap bulannya akan memudahkan perusahaan untuk mengakses data untuk keperluan perusahaan yang lain. Hal itu memudahkan perusahaan juga untuk mengelola SDM yang ada di perusahaan dan memudahkan juga untuk mengambil keputusan dengan strategis dan tepat.
Kekurangan Absensi Karyawan Digital
Kemudahan dan kecepatan dalam pengelolaan data dengan sistem absensi digital menjadi faktor yang cukup menarik terutama di dunia industri pekerjaan. Meskipun begitu, tentu akan ada kekurangan di dalamnya. Salah satunya adalah perusahaan harus memperhitungkan pengeluaran untuk perangkat yang diperlukan dan bagaimana absensi digital yang bisa memenuhi kebutuhan para karyawan dan perusahaan.
Hal tersebut juga memiliki ketergantungan pada jaringan internet yang ada. Jaringan internet tentu bergantung pada listrik yang harus selalu menyala. Sedangkan di Indonesia sendiri listrik masih memiliki kelemahan dan bisa mati lampu secara mendadak dengan waktu yang tidak bisa kita tebak. Apalagi belum banyak aplikasi absensi digital yang bisa digunakan secara offline saat ini, tentu akan sedikit mempersulit di kala-kala tertentu.
Kekurangan yang lain yang dimiliki absensi digital adalah terjadinya perampingan sumber tenaga kerja. Hal ini terjadi karena dulunya jika di absensi digital menggunakan tenaga kerja untuk membantu pelaksanaannya. Sedangkan saat ini absensi digital tidak memerlukan tenaga kerja. Perusahaan cukup bekerja sama dengan developer terkait untuk menciptakan softwarenya dan absensi digital bisa digunakan kemudian.
Selain itu, jika perusahaan menggunakan mesin fingerprint secara digital melalui aplikasi. Terkadang terjadi error identifying yang tidak selalu bisa merekam sidik jari karyawan dengan baik. Hal itu juga bisa dikarenakan device yang digunakan masing-masing karyawan, dimana tidak semua device bisa menerima fingerprint dengan baik.
Namun, meskipun terdapat banyak kekurangan tersebut masih bisa dihindari dengan aplikasi yang ditingkatkan oleh perusahaan.
Kesimpulan
Absensi karyawan digital adalah salah satu terobosan absensi dengan teknologi terbaru yang digunakan untuk mendata secara keseluruhan kehadiran karyawan bahkan hingga proses penggajian. Fitur yang diberikan juga sangat beragam dan sangat mempermudah banyak tenaga kerja termasuk perusahaan yang menggunakannya.
Karena berbasis digital,tentu absensi ini membutuhkan alat khusus atau jaringan internet yang memadai. Meskipun ada beberapa kekurang terutama jika memiliki masalah jaringan. Namun, saat ini sudah banyak absensi karyawan digital yang terfasilitasi dengan jaringan internet terendah sekalipun.
Demikian informasi singkat mengenai absensi karyawan masa kini. Mulai dari kelebihannya hingga kekurangannya semuanya dijelaskan secara lengkap untuk Anda. Semoga dengan adanya pembaharuan ini, Anda akan lebih mudah dalam melakukan kegiatan absensi karyawan dan menjadi lebih efisien dalam beraktivitas.
Salah satu pilihan absensi karyawan secara digital adalah Aqtive HR. Aplikasi yang satu ini terbilang memiliki fitur yang cenderung lebih lengkap dibandingkan dengan aplikasi absensi lainnya. Mulai dari penggunaan kamera, pelacakan karyawan secara realtime, pengajuan cuti dan masih banyak lainnya. Dengan begitu Anda akan sangat dipermudah dalam bekerja dan bisa menghemat waktu yang ada. Tampilannya pun sederhana sehingga bisa dipahami dengan mudah meskipun pertama kali menggunakannya.
