Seiring dengan kemajuan teknologi yang semakin pesat di era digital secara tidak langsung mengubah sejumlah rutinitas sehari-hari. Salah satu bukti nyata yang terlihat di dunia kerja, ada aplikasi absensi karyawan online yang akhir–akhir ini mulai dilirik beberapa perusahaan untuk merekap kehadiran karyawan.
Dulu, pencatatan absensi atau kehadiran karyawan dilakukan secara manual. Ketika teknologi perlahan diterapkan dalam dunia kerja, muncul sejumlah perangkat untuk membantu sejumlah pekerjaan. Misalnya saja alat fingerprint yang menggunakan sidik jari untuk merekap jumlah presensi dan absensi.
Namun, karena begitu banyaknya berbagai macam inovasi pada sistem absensi maka muncul aplikasi absensi karyawan online. Apa sebenarnya aplikasi absensi karyawan? Simak artikel berikut ini.
Table of Contents
Apa itu Aplikasi Absensi Online?
Aplikasi absensi online adalah sistem yang berguna untuk mencatat jam kehadiran karyawan melalui sebuah website di komputer atau menggunakan aplikasi pada smartphone yang terkoneksi dengan internet. Pada umumnya, karyawan hanya perlu memasukkan username dan password di aplikasi yang ada di smartphone mereka untuk melakukan absensi.
Perbedaan absensi secara online tentunya pasti berbeda dengan absensi manual yang menggunakan media kertas, sedangkan absensi online dapat dilakukan di komputer atau aplikasi smartphone yang terkoneksi dengan internet.
Baca Juga: 7 Jenis Tunjangan Kerja Karyawan
Perbedaan Aplikasi Absensi Online dan Alat Fingerprint
Proses Pencatatan Kehadiran
Perbedaan pertama terletak pada proses pencatatan kehadirannya, mesin fingerprint memanfaatkan sidik jari yang sebelumnya sudah didaftarkan. Karyawan akan diminta untuk menyerahkan dua sidik jari yang berbeda. Lalu dari segi keamanan, alat ini terjamin keamanannya karena sidik jari tiap orang berbeda-beda sehingga tidak akan mudah dimanipulasi oleh orang lain. Akan tetapi, proses scanning membutuhkan waktu yang lebih lama dan tak jarang juga menimbulkan antrean pada jam-jam sibuk.
Sementara pada penggunaan aplikasi absensi online, proses pencatatan kehadirannya tidak menggunakan sidik jari, tetapi menggunakan foto selfie. Foto tersebut nantinya akan digunakan oleh sistem untuk input data kehadiran dari karyawan. Dari segi keamanannya pun sangat terjaga karena karyawan diharuskan membuat akun terlebih dahulu sehingga akan sulit untuk disalahgunakan.
Sumber Energi
Mesin fingerprint menggunakan listrik sebagai sumber energi untuk perangkatnya dan terkadang memanfaatkan baterai pada situasi tertentu. Tentunya yang akan menjadi kelemahan apabila terjadi pemadaman listrik pastinya perangkat akan berhenti bekerja meskipun masih bisa diantisipasi dengan pemakaian baterai.
Jenis Perangkat yang Digunakan
Dari segi jenis perangkatnya, mesin fingerprint menggunakan alat khusus mesin scan untuk mendeteksi sidik jari karyawan sehingga perusahaan harus membeli alat tersebut. Sayangnya perangkat ini dapat membuat kemungkinan terjadinya antrean saat jam masuk maupun jam pulang kantor karena para karyawan datang dan keluar secara bersamaan dan mesin fingerprint digunakan secara bergantian dengan karyawan lain.
Berbeda dengan aplikasi absensi yang tidak butuh perangkat fisik. Perusahaan hanya perlu membeli aplikasi absensi yang sudah menyediakan fitur-fitur lengkap dalam membantu proses absensi hingga melakukan rekapitulasi gaji.
Kemudian dari sisi karyawannya pun sangat terbantu dengan adanya aplikasi absensi yang bisa diakses dari smartphone . Dengan demikian, karyawan dapat melakukan absensi secara mandiri dan menerima slip gaji secara online. Selain itu, aplikasi online dapat mendukung kebutuhan dan fleksibilitas remote working suatu perusahaan.
Lebih Hemat Biaya
Pada mesin fingerprint, perusahaan tidak hanya mengeluarkan biaya di awal pembelian, tetapi juga terdapat tambahan biaya untuk melakukan pemeliharaan alat secara rutin. Brand atau merek mesin fingerprint juga turut mempengaruhi biaya yang perlu disiapkan.
Sedangkan untuk aplikasi absensi, jumlah biaya yang dikeluarkan perusahaan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Kebanyakan developer aplikasi absensi menerapkan sistem berlangganan bulanan dengan menawarkan paket yang beragam di dalamnya.
Rekomendasi Aplikasi Absensi Online Terbaik
Berikut daftar rekomendasi aplikasi absensi online terbaik yang dapat diandalkan untuk memudahkan absensi karyawan:
AqtiveHR
AqtiveHR adalah solusi tepat yang patut Anda pertimbangkan. AqtiveHR dapat diakses oleh perusahaan maupun karyawan melalui website maupun smartphone. Untuk memudahkan pencatatan kehadiran, AqtiveHR menyediakan fitur clock in/clock out yang merekam waktu kedatangan dan kepulangan karyawan. Aplikasi ini menawarkan beberapa fitur-fitur ungulan seperti:
- Rekam presensi menggunakan teknologi face recognition dengan menggunakan radius lokasi yang memudahkan validasi presensi
- Bisa mendaftarkan titik absen lokasi kantor/outlet menggunakan Google Maps
- Mengajukan cuti/izin lembur langsung melalui aplikasi
- Broadcast message per divisi/perusahaan keseluruh staff
- Terhubung dengan MASERP.
- Perhitungan payroll, pengiriman slip gaji secara digital dan transfer gaji secara otomatis
Waktoo
Waktoo merupakan sebuah aplikasi absensi berbasis web yang dapat digunakan untuk karyawan maupun mahasiswa. Fitur-fitur yang ditawarkan cukup lengkap dan memastikan data-data yang diterima perusahaan dan perguruan tinggi masuk secara real time.
Kemudian, ada network validation yang membuat karyawan mudah dalam mengakses aplikasi melalui layanan internet yang terhubung pada jaringan yang ditentukan. Jadi proses presensi atau absensi, pengajuan cuti, dan lain sebagainya bisa dilakukan dengan cepat.
Selain itu, aplikasi absensi online ini mempunyai fitur real time tracking yang memudahkan pihak perusahaan atau perguruan tinggi mengawasi karyawan atau mahasiswa secara langsung. Waktoo juga menyediakan masa trial untuk percobaan secara gratis.
Appsensi
Appsensi adalah absensi berbasis web buatan pengembang lokal yang dapat diakses gratis oleh perusahaan maupun karyawan melalui website maupun smartphone. Appsensi menyediakan fitur clock in/clock out, perusahaan juga dapat menggunakan fitur perhitungan gaji secara otomatis saat memakai akses premium. Ada juga fitur-fitur unggulain lain seperti face detection dan geo tagging untuk meningkatkan efektivitas pengelolaan SDM.
Fitur Geo Tagging yang dimiliki oleh Appsensi juga dapat memberikan informasi lokasi paling akurat dan bisa membantu perusahaan untuk memastikan bahwa karyawan bekerja di tempat yang seharusnya.
Breathe
Selanjutnya ada Breathe, aplikasi absensi berbasis web yang telah lama digunakan berbagai perusahaan untuk mengurus hal-hal administratif. Beberapa fitur utama yang Breathe sediakan meliputi presensi dan absensi karyawan, cuti, izin, lembur, bahkan rekrutmen karyawan baru. Data-data yang masuk ke dalam aplikasi akan secara otomatis tersimpan dengan aman dan sistematis.
Breathe pun dikenal sebagai salah satu aplikasi absensi online yang user-friendly, sehingga mudah digunakan untuk staf yang belum terbiasa mengoperasikannya. Baik untuk karyawan yang terbilang baru atau sudah berumur yang asing dengan teknologi canggih aplikasi ini mudah untuk digunakan.
actiPLANS
ActiPLANS adalah aplikasi absensi berbasis web yang dapat diunduh secara gratis untuk mengatur kehadiran karyawan secara transparan. Bahkan untuk pengajuan cuti, karyawan hanya tinggal melakukan input jenis cuti yang ingin diambil dalam pengajuannya.
Dalam pengoperasiannya, actiPLANS sudah terintegrasi dengan actiTIME yang akan membuat pengaturan waktu sesuai dengan yang telah disetel. Hal ini yang membuat pengaturan presensi dan absensi serta fitur-fiturnya dapat dilakukan secara real time.
Sebagai aplikasi absensi online, actiPLANS sudah kompatibel dengan macam-macam sistem operasi, termasuk iOS dan Android.
Kesimpulan
Aplikasi absensi online merupakan sistem yang digunakan untuk merekam kehadiran karyawan, baik melalui website atau smartphone yang terkoneksi dengan internet. Perbedaan aplikasi ini dengan absensi manual adalah bahwa absensi manual menggunakan kertas untuk mencatat kehadirannya sedangkan absensi online menggunakan aplikasi atau website.
Demikian informasi lengkap seputar aplikasi absensi karyawan online, mulai dari daftar rekomendasi hingga keunggulan dari masing–masing aplikasi tersebut. Semoga Anda dapat lebih bijak menggunakan aplikasi absensi karyawan online untuk mensejahterakan karyawan dan mensukseskan perusahaan Anda.
Selain itu, dengan adanya AqtiveHR sebagai salah satu aplikasi absensi online terbaik tentunya akan sangat membantu admin HR tak hanya mengelola absensi karyawan tetapi juga perhitungan gaji sampai pendistribusiannya. Fitur – fitur unggulan lainnya yang terdapat pada AqtiveHR dapat juga diakses melalui smartphone masing-masing karyawan.
Dengan demikian, karyawan dapat dengan mudah melakukan segala kepentingan yang berhubungan dengan absensi dari mana saja tanpa harus datang ke kantor. Dengan AqtiveHR semuanya dapat dilakukan dengan lebih teratur dan lebih cepat dari sebelumnya.
