Teknologi saat ini berperan sangat penting bagi kehidupan. Banyak aktivitas yang semakin dipermudah sejalan dengan teknologi yang kian berkembang. Produk teknologi yang beragam disinyalir dapat membantu berbagai aspek kehidupan agar lebih efektif dan efisien. Salah satu diantaranya adalah kehadiran sistem teknologi yang sudah familiar dalam dunia kerja bernama Employee Self-Service (ESS).
Di era digital sekarang ini, dengan percepatan informasi dan komunikasi yang semakin massif. Employee self-service mengambil peran yang cukup signifikan terkhusus di bidang Human Resource (HR) terhadap karyawan dalam sebuah perusahaan. Employee self-service merupakan fitur yang tersedia dalam sistem terbaru Human Resource Information System (HRIS) terkait personalisasi data karyawan secara mandiri.
Oleh karena itu, employee self-service (ESS) banyak digunakan perusahaan untuk memudahkan pekerjaan HR terkait pengelolaan sumber daya manusia (SDM) secara efektif. Namun, sangat perlu mengetahui lebih jauh terkait sistem teknologi ini agar lebih memudahkan para pengguna dalam menggunakan employee self-service nantinya. Berikut penjelasan lebih lengkapnya di bawah ini.
Table of Contents
Apa itu Employee Self-Service atau ESS?
Sama dengan namanya, Employee self-service adalah sebuah sistem teknologi yang diperuntukkan untuk karyawan agar dapat mengakses informasi dan personalisasi data mereka secara mandiri. Dengan kata lain, job desk HR secara tidak langsung akan dipermudah sejalan dengan penggunaan ESS dalam perusahaan. Hal tersebut dikarenakan karyawan nantinya dapat dengan mudah dan fleksibel mengakses data dan informasi pribadi terkait absensi, cuti dan izin lembur. Pembaruan dan data tersebut akan masuk ke dalam sistem informasi bagian manajemen HR sehingga dapat memangkas waktu agar lebih efisien.
Baca Juga: 5 Rekomendasi Aplikasi Absensi Online Karyawan
Selain itu, penggunaan employee self-service di dalam perusahaan akan membiasakan karyawan untuk melek akan teknologi dan menggunakan teknologi secara paripurna di tengah lingkungan kerja.
Lantas, apa saja hal yang dapat diterapkan di kantor dalam penggunaan sistem teknologi employee self-service ini?
Absensi online
Hal fundamental bagi seorang karyawan adalah kehadiran atau absensi. Sekarang ini, dengan adanya sistem ESS absensi dengan mudah dapat dilakukan secara online. Dengan kata lain, fleksibilitas pengaksesan dan penginputan informasi dapat dilakukan di mana pun. Karyawan lebih mudah untuk melihat track absensi yang tersinkronisasi dengan data administrasi perusahaan. Selain itu, dari segi perusahaan akan meminimalisir perangkat dan pengeluaran terkait absensi karyawan yang tidak efisien.
Pengajuan cuti atau izin
Karyawan yang ingin mengajukan cuti atau izin tidak perlu lagi untuk mendatangi HR. Saat ini, dengan kemudahan teknologi semuanya dapat dilakukan dengan mudah dan hemat waktu. Sehingga waktu yang tersedia dapat dialokasikan untuk meningkatkan kinerja dan performa kerja karyawan yang lebih baik.
Akses Informasi yang Transparan
Dengan adanya sistem ESS yang diterapkan di kantor atau perusahaan, membuat karyawan dengan mudah mengakses informasi dan personalisasi mereka secara transparan. Hal tersebut dapat memberikan jaminan data yang aman dan valid sehingga meminimalisir kesalahan informasi.
Penggajian yang Otomatis
Employee self-service tidak hanya menawarkan kemudahan dalam perihal absensi dan pengajuan cuti. Lebih dari pada itu, penggunaan ESS dapat diterapkan dalam penggajian karyawan secara otomatis yang sudah tersinkronisasi dengan informasi data yang telah terinput sebelumnya. Hal tersebut membuat perusahaan lebih efisien dalam sistem penggajian karyawan baik perhitungan, pengiriman slip gaji dan transfer gaji semuanya dilakukan secara otomatis. Tidak hanya itu, riwayat data slip gaji beberapa bulan kebelakang juga tersimpan dalam sistem sehingga memudahkan karyawan yang membutuhkan slip gaji dengan mengaksesnya secara mandiri.
Apa Manfaat Menggunakan Employee Self-Service?
Sejalan dengan kegunaan dan manfaat produk teknologi lainnya. Kehadiran employee self-service yang berhasil diterapkan dalam perusahaan akan dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi kerja para karyawan. Berikut beberapa manfaat dari penerapan ESS di perusahaan atau kantor.
Pengaksesan yang Lebih Fleksibel
Dengan menggunakan employee self-service, karyawan tidak perlu lagi melakukan absensi dan pengajuan cuti atau izin kerja secara konvensional. Mereka cukup mengakses informasi terbaru secara mudah yang langsung dapat tersinkronisasi ke informasi data HR. Pengaksesan pun lebih fleksibel karena dapat dilakukan di manapun bahkan dengan menggunakan fitur pengenalan wajah dan radius lokasi.
Selain itu, cuti atau izin lembur juga dapat diajukan langsung dari aplikasi yang menggunakan sistem ESS di manapun karyawan berada. Bahkan approval dari HR secara langsung akan diketahui oleh karyawan dengan menggunakan satu sistem teknologi ini.
Meminimalisir Kesalahan Penginputan Data
Human error seringkali terjadi jika terdapat pekerjaan yang overload. Selain mengurangi pekerjaan HR yang overload, penggunaan ESS dapat meminimalisir terjadinya kesalahan penginputan data. Hal tersebut lantaran informasi dan personalisasi karyawan secara langsung akan relevan dengan informasi yang diperbarui oleh manajemen HR. Sehingga data akan jauh lebih aman dibanding menginput data informasi karyawan secara manual.
Win-win Solution dalam Kemudahan dan Menghemat Waktu
Sistem employee self-service secara signifikan membantu memudahkan dan meringankan beban kerja bidang HR. Namun, ESS memiliki manfaat terhadap dua pihak dengan setara. Tidak hanya manajemen HR yang terbantu dengan adanya teknologi ini, tetapi karyawan juga memiliki keuntungan dengan kemudahan yang ditawarkan. Kehadiran ESS menjadi win-win solution bagi kedua belah pihak dalam meningkatkan kinerja dan performa kerja agar lebih efektif dan efisien.
Kesimpulan
Penggunaan Employee self-service di perusahaan dapat membantu meningkatkan produktivitas dan efisiensi dalam bekerja. Teknologi memudahkan HR dan karyawan untuk meminimalisir pekerjaan yang dapat dikerjakan melalui sistem teknologi. Selain dapat mengalokasikan waktu ke hal yang lebih krusial, sistem ESS ini dapat membantu memudahkan administrasi dan meningkatkan kepuasaan karyawan.
Salah satu perangkat software yang menawarkan sistem employee self-service yang dapat diterapkan di perusahaan adalah AqtiveHR.
AqtiveHR merupakah sebuah perangkat software atau aplikasi penyedia HRIS yang dapat membantu perusahaan dalam menerapkan sistem ESS sebagai solusi pengelolaan sumber daya manusia secara optimal dan efisien. Dilengkapi dengan fitur-fitur teknologi yang beragam membuat AqtiveHR menjadi pilihan aplikasi bagi perusahaan untuk membantu menunjang performa kerja karyawan.
Fitur absensi online yang terdapat dalam AqtiveHR dapat merekam absensi karyawan melalui pengenalan wajah dan radius lokasi dengan mendaftarkan titik absen lokasi menggunakan google maps. Pengajuan izin dan cuti dengan mudah dapat diajukan dan approval akan langsung diterima melalui notifikasi yang tersedia di aplikasi AqtiveHR.
Selain itu, fitur broadcast message dapat memudahkan perusahaan dalam melibatkan seluruh staf terkait informasi perusahaan secara efisien. AqtiveHR juga terhubung dengan MASERP sehingga memudahkan perusahaan dalam proses penggajian bahkan karyawan dapat dengan mudah mengakses slip gaji beberapa bulan ke belakang secara mandiri.
Tunggu apa lagi, menggunakan AqtiveHR yang dapat membantu perusahaan dalam menciptakan produktivitas dan efisiensi kerja secara paripurna.
