Meski hanya sebuah informasi hadir atau tidaknya peserta organisasi seperti karyawan di perusahaan, absensi ternyata punya banyak fungsi. Adapun contoh format absensi tiap perusahaan berbeda-beda, sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan meski intinya sama.
Terlebih contoh format absensi yang lengkap dan tepat, juga bisa membantu perusahaan untuk membuat laporan dan mengelola berbagai administrasi terkait karyawan. Hal tersebut tentunya juga bermanfaat untuk keberlangsungan bisnis di perusahaan tersebut.
Table of Contents
Definisi Absensi Karyawan
Secara umum, absensi karyawan adalah sebuah data yang memuat informasi terkait kehadiran seluruh karyawan di sebuah perusahaan setiap harinya.
Selain melihat kehadiran karyawan di hari itu, laporan dari berbagai contoh format absensi di sebuah perusahaan, juga bisa mengetahui atau mencatat beberapa informasi lainnya, yang dibutuhkan HRD, seperti:
- Data karyawan datang dan pulang (clock in/clock out)
- Mencatat data karyawan datang terlambat.
- Mencatat data karyawan yang tidak masuk kantor
- Pada kasus sistem online, akan terdapat fitur pendukung remote working
- Data cuti, sakit, atau izin karyawan.
Adapun, dari data absensi yang masuk setiap harinya, bisa membantu HRD agar tidak bingung saat menghitung data kehadiran karyawan, terlebih jika sudah mendekati tanggal gajian.
Namun, agar hasil data absensi bisa dilihat dengan mudah oleh HRD, maka perusahaan bisa buat contoh format absensi yang rapi, lengkap, dan pastinya akurat. Karena absensi bukan hanya menginformasikan karyawan hadir atau tidak di kantor.
Umumnya, tujuan dari membuat contoh format absensi kehadiran karyawan yang bagus dan rapi adalah untuk melihat data kehadiran karyawan, baik dalam satu hari, hingga satu bulan dengan lebih mudah.
Manfaat Laporan dari Format Absensi Karyawan yang Bagus
Memastikan kelancaran operasional perusahaan
Manfaat laporan dari contoh format absensi karyawan yang bagus pertama adalah membantu perusahaan, untuk memastikan kelancaran operasional di sebuah perusahaan.
Dengan mengetahui hadirnya karyawan atau tidak, membuat perusahaan bisa menghandle dengan lebih baik. Karena perusahaan akan berusaha menutupi kekurangan tenaga kerja di hari tersebut.
Sehingga kegiatan operasional perusahaan tetap berjalan dengan semestinya, meski ada beberapa karyawan tidak masuk, izin, sakit atau cuti.
Mengetahui kedisiplinan dan kinerja karyawan
Manfaat laporan dari contoh format absensi yang bagus juga bisa membuat HRD mengetahui kinerja karyawan di perusahaan. Karena dari data absensi yang tercatat, HRD bisa melihat karyawan mana saja yang rajin masuk, yang tidak pernah telat, yang jarang cuti atau sakit dan lainnya.
Pasalnya kinerja dan kedisiplinan karyawan bisa dilihat dengan mudah dari data absensi. Karyawan yang sering masuk, pasti memiliki lebih banyak kegiatan seperti ikut meeting, brainstorming, pelatihan dan lainnya daripada yang jarang masuk.
Data untuk mengatur pembayaran gaji karyawan yang akurat
Terakhir, manfaat dari laporan contoh format absensi yang bagus adalah, memudahkan HRD dan bagian finance mengatur dan menghitung gaji karyawan, secara akurat.
Pasalnya, data absensi yang rapi, bagus, dan akurat, juga akan menghasilkan perhitungan yang akurat. Jadi, dari data hadirnya atau tidak karyawan, bisa menentukan besaran gaji yang didapatnya.
Hal tersebut juga bisa jadi pengingat kepada karyawan, jika jarang masuk, sering izin, sering cuti dan lainnya maka besaran gajinya juga akan menyesuaikan. Dengan begitu, secara tidak langsung perusahaan bisa bantu untuk meningkatkan produktivitas karyawan-karyawannya.
Contoh Format Absensi Manual atau Online
Di dalam contoh format absensi, umumnya pihak HRD harus mendata informasi tentang waktu hingga jumlah karyawan yang masuk.
Seperti yang sudah dibahas sebelumnya, bahwa setiap perusahaan memiliki format absensi yang mungkin berbeda-beda, baik format absensi secara manual atau online.
Meski berbeda-beda, namun ada beberapa informasi penting di dalam contoh format absensi yang tidak mungkin dilewatkan, yakni:
– Nama Karyawan
– Hari/Tanggal/Tahun
– Jam Kedatangan Kantor
– Jam Pulang Kantor
– Keterangan (alasan tidak masuk/alasan cuti)
Contoh Format Absensi Karyawan Manual
Bagi perusahaan yang masih menerapkan format absensi manual, biasanya template dibuat dalam bentuk Excel.
Tidak hanya data absensi hadir atau tidaknya karyawan saja, laporan data di format manual juga mencantumkan catatan seluruh total jam reguler dan lembur karyawan, keterlambatan, hingga data perhitungan gaji.
Untuk sistemnya sendiri juga dilakukan secara manual, dimana manajer akan mencatat atau mengkonfirmasi absensi baik datang maupun pulang karyawan.
Atau, sistem catat absensi juga bisa dilakukan sendiri oleh karyawan terkait. Untuk nilai keakuratannya juga dipertanyakan, karena banyak kasus karyawan yang tidak jujur jika absensi diisi oleh karyawannya sendiri.
Sehingga jika perusahaan masih ingin pakai absensi sistem manual dan karyawan yang mengisi, bisa dilakukan dengan menggunakan mesin ceklok berbasis analog atau bahkan absensi fingerprint.
Namun, tetap saja yang konvensional pasti memiliki kekurangan lebih besar, seperti biaya anggaran perawatan mesin mahal, terjadinya antrian absensi ceklok, dan untuk merekap data manual, pasti akan lebih lama ketika sudah memasuki akhir bulan untuk membuat laporan.
Gambar format absensi harian
Gambar format absensi bulanan
Contoh Format Absensi Karyawan Online
Berbeda dengan contoh format absensi manual, absensi online memiliki format yang sangat ciri khas sesuai aplikasi absensi yang digunakan sebuah perusahaan.
Terlebih kini sudah banyak software dan aplikasi absensi yang memudahkan HRD dan karyawan dalam melakukan absensi setiap harinya, dengan mudah dan pastinya lebih akurat.
Nah, salah satu contoh software atau aplikasi absensi online yang sudah banyak digunakan perusahaan besar maupun kecil adalah AqtiveHR by Maserp.
Karena berupa aplikasi, maka format absensi online ini lebih modern, desain lebih mudah dimengerti dan digunakan, dan bisa diakses dari masing-masing smartphone karyawan.
Sehingga karyawan bisa akses aplikasi absensi online ini dari mana saja dan kapan saja, karena baik waktu maupun tempat, aplikasi akan mencatat seluruh informasi secara real time ke sistem.
Untuk masalah keamanan, pastinya lebih terjamin dan susah untuk direkayasa atau dicurangi oleh karyawan, meski karyawan melakukannya sendiri tanpa ada konfirmasi dari manajer.
Kesimpulan
Bagaimana? Perusahaan kamu masih gunakan sistem dengan contoh format absensi manual atau sudah beralih ke absensi online? Jika dilihat dari definisi di atas, menggunakan software atau aplikasi absensi online, mungkin akan lebih mempermudahkan pekerjaan HRD.
Adapun dengan melihat kemajuan teknologi dengan adanya aplikasi absensi online yang akurat, AqtiveHR adalah satu diantara banyak software HRIS yang bisa kamu pertimbangkan untuk digunakan di perusahaan.
AqtiveHR by MASERP merupakan software HRIS yang memiliki banyak fitur untuk memudahkan pihak HR hingga Finance dalam mengatur, merekap, hingga mengelola administrasi karyawan.
Adapun fitur-fitur yang dimiliki software AqtiveHR ini diantaranya adalah seperti Absensi Kehadiran dengan teknologi Face Recognition.
Tidak hanya itu fitur unggulan lainnya untuk memudahkan pekerjaan HRD yakni mulai dari Payroll untuk membantu perhitungan gaji, tunjangan, bonus, dan lainnya, Reimbursement, Database Employee, hitung Pajak PPh 21, Broadcast Messages, dan masih banyak lagi.
Yuk beralih dari format absensi manual ke absensi online yang bisa permudah pekerjaan HRD di perusahaan kamu. Baik perusahaan skala kecil maupun besar, semua bisa menggunakan software dari AqtiveHR by MASERP ini!
Untuk penggunaan software sesuai kebutuhan perusahaan dan informasi selengkapnya tentang AqtiveHR, kamu bisa lakukan konsultasi terlebih dahulu dengan ahli kami, secara gratis!
