Saat ini, perkembangan teknologi semakin massif yang membuat banyak elemen masyarakat melakukan inovasi guna memanfaatkan teknologi tersebut. Salah satu kemajuan ini juga digunakan oleh kalangan dari sektor bisnis yang menerapkan sentuhan teknologi pada beberapa aktivitas dalam perusahaan, salah satunya absensi barcode.
Manfaat dari hadirnya teknologi yang kian berkembang berdampak pada internal maupun eksternal perusahaan. Mulai dari marketing, operasional perusahaan, Public Relation (PR), transaksi pembayaran hingga aktivitas absensi atau presensi karyawan yang kini mulai terjamah teknologi.
Nah, kalau dulu kebanyakan karyawan melalukan absensi dengan mesin ceklok. Kini, absensi karyawan jauh lebih beragam. Salah satunya adalah sistem absensi barcode. Meskipun absensi fingerprint, absensi magnetic card dan absensi PIN biasa diterapkan oleh perusahaan. Namun, beberapa perusahaan ada juga yang menerapkan sistem absensi barcode ini.
Artikel ini akan membahas tentang absensi barcode beserta kelebihan dan kekurangannya apabila diterapkan di perusahaan. Yuk, buat yang masih bingung simak artikel ini lebih lanjut, ya.
Baca Juga: 4 Keuntungan Perusahaan Menggunakan Absensi Digital
Apa Itu Absensi Barcode
Seiring berkembangnya teknologi, inovasi semakin beragam. Salah satunya berkenaan dengan sistem kehadiran. Saat ini, ada satu teknologi canggih duplikat dari sidik jari yang kerap digunakan untuk melakukan absensi. Teknologi tersebut ialah sistem absensi dengan barcode.
Absensi barcode adalah suatu absensi atau presensi yang dilakukan oleh karyawan dengan menggunakan barcode atau kode batang untuk mencatat waktu kehadiran.
Sama halnya dengan sidik jari yang memiliki pola dan kekhasannya masing-masing dari tiap karyawan. Barcode juga memiliki bentuk dan pola masing-masing yang biasanya dapat disimpan dalam satu aplikasi atau ID card setiap karyawan. Maka tak heran, banyak yang menganggap absensi barcode adalah duplikat dari absensi sidik jari yang lebih modern.
Barcode itu sendiri adalah gambar kecil dengan garis-garis vertikal yang diapit dengan spasi yang mewakili angka atau simbol tertentu. Penampakan dari barcode umumnya berbentuk persegi panjang. Namun, bentuk barcode seperti ini mulai ditinggalkan dan banyak perusahaan yang beralih ke salah satu jenis barcode yang berbentuk persegi, yang biasa dikenal QR code atau Quick Response code.
Nah, karyawan yang akan melakukan absensi dengan menggunakan barcode ini cukup memindainya melalui mesin scanner yang ada di kantor.
Kelebihan Absensi Barcode
Tentu saja terdapat beberapa kelebihan bagi perusahaan yang menerapkan sistem absensi barcode, antara lain sebagai berikut.
1. Pencatatan waktu secara real-time
Karena sudah terdigitalisasi, database kehadiran dengan menggunakan barcode akan tercatat pada sistem secara real time sesuai dengan waktu global. Dengan demikian, karyawan yang memindai barcodenya pada mesin scanner secara otomatis informasi kehadiran akan terhubung pada sistem dibanding menggunakan sistem sidik jari yang terkadang lambat dalam proses identifikasi sensor.
2. Meminimalisir mesin mengalami hang atau macet
Selain itu, dengan menggunakan barcode untuk mencatat kehadiran, mesin lebih mudah melakukan sensoring dibandingkan dengan sidik jari yang terkadang mesin mengalami hang (macet). Hal tersebut dikarenakan adanya kelebihan data sidik jari dan keadaan permukaan sensor pada mesin fingerprint yang buram.
3. Mudah melakukan proses scan
Dibandingkan absensi sidik jari yang masih sulit untuk melakukan proses scan karena beberapa faktor seperti permukaan mesin sensor dan masalah data atau sidik jari karyawan yang bermasalah. Absensi barcode justru lebih mudah dalam proses scanning lantaran lebih praktis dan tidak menyebabkan permukaam sensor buram.
Kekurangan Absensi Barcode
Setiap hal selalu memiliki kelebihan dan kekurangan, begitu pula penerapan absensi barcode ini. Agar lebih berimbang, berikut beberapa kekurangan dari penerapan sistem absensi barcode di antaranya sebagai berikut.
1. Risiko terjadinya kecurangan
Penerapan absensi barcode atau QR code pada karyawan dapat memicu terjadinya kecurangan. Hal tersebut dapat terjadi lantaran adanya karyawan yang melakukan titip absen dengan menitipkan ID card kepada rekan kerjanya. Dengan demikian, perusahaan akan mengalami kerugian karena adanya kecurangan data dan dapat menghambat penyelesaian pekerjaan yang berpengaruh secara materi maupun non materi.
2. Tidak cocok digunakan untuk Work From Home (WFH)
Absensi barcode tentu tidak akan efektif bagi perusahaan yang memiliki karyawan work from home karena akan sulit untuk melakukan absensi. Apalagi sekarang ini banyak perusahaan yang sudah menerapkan sistem hybrid di mana lokasi kerja karyawan dapat di kantor maupun di rumah. Sehingga penggunaan absensi barcode tidak cocok digunakan oleh perusahaan sejenis itu.
3. Label Barcode mudah rusak
Tidak menutup kemungkinan, setiap barcode yang dimiliki oleh karyawan akan mengalami kerusakan. Jika karyawan tidak mampu menjaga barcode dengan baik, tentu akan menyulitkan karyawan untuk melakukan scanning kehadiran.
Selain itu, barcode yang diletakkan pada ID card atau tanda pengenal karyawan rentan bergesekan dengan benda lain sehingga memudahkan label barcode mengalami kerusakan. Meskipun barcode dapat diganti dengan mencetak label baru, tentu akan menghabiskan waktu selama proses pengurusannya.
Kesimpulan
Absensi barcode adalah sebuah sistem pencatatan kehadiram yang lebih modern dibanding absensi karyawan sebelumnya. Dengan adanya sistem absensi seperti ini, tentu memudahkan perusahaan untuk merekapitulasi data kehadiran karyawan dengan lebih mudah. Meskipun masih memiliki beberapa kelemahan, penerapan sistem absensi barcode dapat membantu manajemen perusahaan melakukan pencatatan secara real time.
Namun, semakin hari teknologi semakin berkembang. Absensi karyawan tentu tidak hanya dapat dilakukan dalam satu lokasi kerja saja yaitu dengan datang ke kantor. Mengingat tidak ada yang tahu bagaimana kondisi bisnis ke depan, tentu menerapkan sistem yang dapat mengakomodir kemungkinan-kemungkinan yang tidak diinginkan seperti pandemi sekarang ini akan lebih baik bagi kondisi perusahaan kedepannya.
Oleh karena itu, perusahaan perlu sadar akan teknologi yang kian berkembang. Telah banyak perangkat software berbentuk aplikasi yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia termasuk terkait sistem absensi.
Dengan menggunakan aplikasi yang kian massif digunakan oleh banyak elemen masyarakat, manajemen perusahaan juga perlu menggunakan teknologi yang lebih berkembang sebagai bentuk inovasi dalam sektor bisnis.
Salah satu rekomendasi aplikasi yang dapat digunakan oleh perusahaan adalah AqtiveHR. AqtiveHR adalah sebuah aplikasi yang sudah memiliki sistem Human Resource System Information (HRIS) dan Employee Self-Service (EES) dapat membantu perusahaan terkhusus manajemen Human Resource (HR) dalam mengelola SDM perusahaan agar lebih efektif dan efisien.
Beragam fitur yang ditawarkan oleh AqtiveHR seperti pengajuan cuti atau izin, broadcast message dan penggajian otomatis. Dan yang paling krusial adalah fitur absensi online yang dapat dilakukan dengan menggunakan pengenalan wajah dan radius lokasi. Dengan demikian, karyawan tetap dapat melakukan absensi di mana pun dan kapan pun tanpa perlu datang ke kantor. Tentu sangat cocok digunakan untuk karyawan hybrid maupun work from home.
Tunggu apalagi?
Yuk, gunakan aplikasi AqtiveHR untuk mendapatkan beragam manfaat dan kemudahan nantinya.
