Apakah di kantor kalian sudah menggunakan absensi digital? Setiap perusahaan memerlukan informasi data setiap karyawannya. Selain sebagai database, informasi tersebut digunakan untuk melihat dan menilai setiap kinerja, kehadiran hingga kualifikasi keahlian karyawan. Salah satu hal paling fundamental yang harus dilakukan oleh karyawan ialah mengisi kehadiran. Setiap karyawan dalam perusahaan atau organisasi manapun wajib untuk absensi agar dapat memudahkan tugas departemen Human Resource (HR) untuk mengelola record kehadiran tiap karyawan.
Hal ini diperlukan agar pihak HR dan perusahaan mudah untuk mengatur hak karyawan dan mengawasi kinerja karyawan. Namun, seiring berkembangnya zaman dan teknologi. Saat ini absensi yang kerap diterapkan oleh perusahaan sudah menggunakan kecanggihan teknologi. Tak pelak, absensi digital bukanlah menjadi frasa baru dalam dunia kerja.
Sebelum adanya absensi digital, cara perusahaan atau organisasi melakukan pendataan terkait kehadiran karyawan dengan menggunakan beberapa jenis absensi karyawan, di antaranya sebagai berikut.
- Absensi Manual (Pulpen dan Buku)
Awal mulanya, absensi karyawan dilakukan secara manual seperti mengisi lembar kehadiran dengan menggunakan pensil dan buku. Namun, cara ini masih seringkali memudahkan karyawan untuk melakukan kecurangan dan dinilai tidak begitu efektif.
- Absensi Analog
Lambat laun, perusahaan beralih ke absensi analog. Meskipun sistem analog ini tidak berbeda jauh dengan manual. Namun, metode absensi telah mengalami perubahan. Dalam menggunakan absensi jenis analog, perusahaan akan menyiapkan sebuah alat yang terdiri dari slot untuk memasukkan kartu absensi karyawan dan secara otomatis jam analog yang akan menunjukkan waktu terbaru. Sehingga saat karyawan memasukkan kartu, maka kartu secara otomatis tercetak pada kartu absen. Metode ini biasanya disebut dengan metode menggunakan alat mesin absensi ceklok.
Absensi yang diterapkan oleh instansi perusahaan terus mengalami perubahan. Hingga saat ini, absensi digital masih digandrungi oleh banyak perusahaan untuk membantu proses pendataan kehadiran karyawan. Selain dari segi cost yang lebih murah, pendataan juga jauh lebih akurat dan efisien.
Lantas, sudahkah kamu mengetahui apa itu absensi digital? Yuk, pahami lebih jauh terkait absen digital dalam artikel kali ini.
Table of Contents
Pengertian Absensi Digital
Absensi secara harafiah berarti ketidakhadiran. Namun, dalam praktiknya absensi sering digunakan dalam instansi perusahaan untuk merujuk pada kehadiran karyawan. Saat ini, kecanggihan teknologi membuat absensi karyawan dapat direkam secara digital dengan alat elektronik.
Lalu, apakah absensi digital itu?
Absensi digital adalah pencatatan kehadiran karyawan yang dilakukan oleh karyawan dengan menggunakan sistem teknologi. Saat ini, seiring berubahnya metode absensi karyawan dalam sebuah perusahaan. Cikal bakal absensi digital telah lama ada sebelum teknologi kian pesat seperti sekarang. Sehingga absensi digital dapat juga disebut absensi online sebab metode absensi ini menggunakan kecanggihan teknologi untuk menyimpan database karyawan yang berbasis cloud dan dapat direkapitulasi menggunakan tabel digital.
Jenis-Jenis Absen Digital
Terdapat beberapa jenis absensi digital yang jarang orang-orang sadari. Berikut jenis-jenis absensi digital yang kerap digunakan perusahaan untuk mendata kehadiran karyawan.
Sistem Absensi Karyawan dengan Magnetic Card
Metode absensi karyawan yang modern yang pertama kali adalah dengan menggunakan magnetic card. Cara absensi yang menggunakan terbilang cukup mudah, karyawan hanya perlu menempelkan atau menggesekkan kartu ke mesin kehadiran. Setelah itu, secara otomatis data kehadiran akan tersimpan di dalam sistem. Selain itu, absensi dengan magnetic card juga dianggap lebih murah dari segi cost dibanding absensi manual sebelumnya.
Sistem Absensi Karyawan dengan Fingerprint
Fingerprint bukan metode baru yang dipakai oleh perusahaan. Sebagai metode yang dianggap modern, metode ini adalah perkembangan dari magnetic card yang terbilang masih memiliki kekurangan. Dengan adanya fingerprint, karyawan cukup meletakkan jari untuk melakukan absensi sehingga tidak ada celah untuk melakukan kecurangan.
Sistem Absensi Karyawan berbasis Web dan PIN
Sistem absensi ini sudah menggunakan akses internet untuk melakukan absensi. Dengan menggunakan username id dan password, karyawan dapat dengan mudah untuk melakukan absensi di mana pun. Umumnya, cara ini efektif digunakan untuk karyawan dengan sistem remote working.
Sistem Absensi Karyawan dengan Menggunakan Aplikasi
Semakin berkembangnya zaman dan teknologi, segala aktivitas atau kegiatan manusia semakin dipermudah. Inovasi terbaru teknologi saat ini kian beragam termasuk produk teknologi yang pro terhadap absensi karyawan. Oleh karena itu, absensi digital satu ini dapat dikatakan absensi online dengan menggunakan aplikasi untuk melakukan absensi. Caranya pun lebih variatif sebab dapat menggunakan sensor pengenalan wajah dan radius lokasi.
Keuntungan Menggunakan Absensi Digital
Real Time dan Akurat
Dengan menggunakan absensi digital, waktu yang tercatat otomatis akan tersimpan di sistem secara real time. Selain itu, waktu absensi pun akan tercatat lebih akurat sebab berbasis online dengan waktu otomatis yang disesuaikan secara global sehingga tidak akan terjadi manipulasi data.
Efisien Biaya dan Hemat Waktu
Tiap karyawan yang menggunakan absensi digital melalui aplikasi tentu dapat menghemat waktu yang berakibat pada alokasi waktu pada hal-hal yang lebih substansial. Selain itu, cost yang dikeluarkan oleh perusahaan cenderung lebih efisien dibanding dengan sistem yang lain.
Kemudahan Rekapitulasi
Tujuan dari absensi karyawan adalah untuk pencatatan kehadiran yang dilakukan oleh manajemen HR. Dalam prosesnya, tentu database akan lebih mudah untuk direkapitulasi oleh HR karena tersimpan dalam sistem cloud aplikasi yang sudah secara otomatis terekap.
Karyawan lebih Produktif
Manfaat lain dari menggunakan absensi digital adalah adanya peningkatan produktivitas kinerja karyawan. Memangkas waktu dalam melakukan absensi, karyawan lebih mudah untuk fokus dan menggunakan waktu untuk melakukan pekerjaan.
Kesimpulan
Absensi digital menjadi salah satu perubahan metode dalam dunia kerja sebagai solusi memudahkan perusahaan terkhusus bidang HR dalam mengelola dan rekapitulasi data kehadiran karyawan. Oleh karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan untuk menggunakan absensi digital dengan menggunakan aplikasi yang memiliki beragam fitur.
Salah satu rekomendasi aplikasi yang dapat membantu manajemen perusahaan adalah aplikasi AqtiveHR. AqtiveHR merupakan perangkat software dalam bentuk aplikasi yang memiliki sistem Human Resource Information System (HRIS) dan Employee Self-Service yang diperuntukkan untuk kemudahan manajemen HR.
Beberapa fitur-fitur unggulan AqtiveHR yang dapat membantu pengelolaan SDM perusahan antara lain;
• Adanya fitur absensi online yang saat ini gandrung digunakan oleh instansi perusahaan. Tidak hanya dapat dilakukan di mana saja, fitur ini menawarkan penggunanya untuk melakukan absensi dengan pengenalan wajah dan radius lokasi,
• Penginputan izin atau cuti lebih efektif dan langsung menerima notifikasi pengajuan dalam satu aplikasi,
•Broadcast message lebih efisien untuk target yang lebih massif,
• Sistem penggajian otomatis dan database dapat dilihat dalam aplikasi. AqtiveHR menjadi produk yang wajib digunakan perusahaan untuk meningkatkan produktivitas dan kinerja karyawan. Menggunakan AqtiveHR dan dapatkan banyak kemudahan setelahnya.
