Memilih aplikasi HRIS terbaik baik itu untuk perusahaan kecil hingga besar sering kali menjadi sebuah kendala. Apalagi saat ini ada cukup beberapa aplikasi yang memberikan fasilitas tersebut dan memastikan sistemnya memberikan keuntungan yang menarik.
HRIS sendiri atau Human Resources Information System merupakan salah satu sistem yang dipercaya dapat membantu pengelolaan serta manajemen sumber daya manusia pada perusahaan secara optimal.
Oleh karena itu, banyak perusahaan yang mulai mempercayakan pengelolaan sumber dayanya pada sistem tersebut. Bagi yang sedang mencari tahu apa saja aplikasi HRIS terbaik di Indonesia untuk perusahaan kecil maupun perusahaan besar, simak lebih lanjut informasi berikut di bawah ini.
Table of Contents
Apa Itu Aplikasi HRIS?
Aplikasi HRIS (Human Resource Information System) atau sistem informasi manajemen SDM merupakan sebuah sistem teknologi yang mengolah data SDM menjadi informasi yang menjadi dasar pengambilan keputusan. HRIS dalam manajemen SDM berisikan bank data karyawan dari proses penerimaan karyawan, pelatihan, penggajian, hingga proses off boarding.
Implementasi Aplikasi HRIS ini bertujuan untuk membantu tim HR dalam meningkatkan performa karyawan. HR tidak perlu menghabiskan waktu lebih banyak dalam hal tugas administrasi yang dapat memakan waktu dan effort yang cukup besar. Dengan begitu tim HR dapat lebih fokus kepada tugas lain yang bersifat strategi dan analitik demi perkembangan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) perusahaan.
Tidak hanya membantu tim HR dalam menyelesaikan tugas administrasi tetapi penerapan HRIS dalam perusahaan dapat membantu untuk mengoptimalkan kinerja karyawan. Sehingga karyawan dapat mengeluarkan potensi terbaiknya dan turut berkontribusi besar terhadap perkembangan bisnis perusahaan
Dalam menggunakan sistem ini, HRIS tersedia dalam bentuk on premise atau cloud. Perbedaannya adalah jika perusahaan menggunakan HRIS on premise maka data karyawan akan tersimpan di dalam database dan server yang dikelola oleh perusahaan itu sendiri. Namun, jika perusahaan menggunakan HRIS cloud maka data akan tersimpan di dalam pusat data server provider aplikasi HRIS tersebut.
Pada umumnya, sebagian besar perusahaan saat ini cenderung lebih memilih HRIS online berbasis cloud karena dinilai jauh lebih memudahkan karyawan karena lebih praktis. Data dapat diakses oleh pengguna dari manapun, kapanpun dan dimanapun selama perangkat terhubung dengan jaringan internet.
Baca Juga: 4 Fitur Software HR yang Penting Perusahaan Tahu
Fungsi Penting Aplikasi HRIS bagi Perusahaan
Saat ini sistem HRIS dapat berbentuk aplikasi berbasis web atau seluler. Masing-masing vendor pengembangan aplikasi HRIS menyediakan fitur-fitur unggulan yang berbeda. Berikut adalah fungsi sistem HRIS secara general:
Membantu Proses Rekrutmen
Applicant Tracking System adalah salah satu fitur yang terdapat di dalam sistem HRIS untuk memudahkan proses rekrutmen. Fitur ini membantu perusahaan dalam mengumpulkan informasi, mengatur kandidat berdasarkan pengalaman dan keahlian yang dimiliki, serta menyaring kandidat yang berkualitas.
Fitur ATS ini dipergunakan untuk menyeleksi resume dari pelamar yang tidak sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan perusahaan saat lowongan pekerjaan di posting. Oleh karena itu. Dengan demikian, hal tersebut akan memudahkan tim HR untuk memperoleh data kandidat yang relevan untuk dapat segera diproses ke tahap interview selanjutnya
Membantu proses penggajian (Payroll)
Payroll adalah fitur yang disediakan HRIS untuk mengotomatiskan proses penggajian karyawan. Fitur ini biasanya akan diintegrasikan dengan fitur HRIS yang lain seperti sistem absensi karyawan, riwayat cuti, employee self-service, melacak jam kerja karyawan, perhitungan gaji, pemotongan pajak & menghitung pajak, mencetak slip gaji, dan lainnya. Dengan menggunakan sistem HRIS, tim HR dapat menghemat banyak waktu dalam mengelola proses penggajian.
Manajemen waktu dan kehadiran karyawan
Fungsi penting HRIS selanjutnya adalah untuk mengelola waktu dan absensi karyawan yang lebih akurat. Tim HR seringkali merasa menyita waktu banyak ketika harus mengurus tugas-tugas administrasi karyawan. Dengan adanya aplikasi HRIS yang menyediakan fungsionalitas yang mampu mengelola berbagai tugas tersebut dengan mudah dan cepat.
Sistem HRIS Indonesia pada umumnya menyediakan fungsi absensi online yang digunakan karyawan untuk absensi secara digital. Sistem ini akan mencatat jam absensi dan menghitung total jam kerja harian karyawan. Data tersebut kemudian dikirimkan ke dalam database pusat untuk dicek oleh tim HR. Dari informasi tersebut, tim HR dapat lebih mudah memonitoring karyawan yang datang tepat waktu atau terlambat.
Manajemen kinerja karyawan
HRIS menyediakan berbagai fitur yang memungkinkan suatu perusahaan untuk bisa memonitoring kinerja karyawannya. Dari sistem ini, perusahaan dapat melihat secara keseluruhan tingkat kedisiplinan karyawan, melihat kemampuan karyawan dalam mengelola jam kerjanya untuk menyelesaikan tugas, mengetahui pola kerja karyawan, serta aktivitas yang mereka lakukan selama jam bekerja. Data-data tersebut pada akhirnya akan berguna dalam penentuan penilaian kinerja karyawan.
Selain itu, beberapa aplikasi HRIS juga menyediakan fitur task management yang dapat memudahkan tim HR dalam proses delegasi tugas. Dengan cara ini, perusahaan dapat mengelola tugas secara lebih efektif dan efisien.
Menyediakan Employee Self-Service
Sebagian besar sistem HRIS menyediakan fitur employee self service. Fitur ini memudahkan karyawan dalam menangani tugas HR yang paling dasar seperti menambahkan atau mengubah dokumen pribadi karyawan. Jadi, melalui fitur ESS ini, karyawan dapat mengakses absensi online, slip gaji online, pengajuan cuti dan overtime secara online. Selain itu, karyawan juga dapat melihat total jam kerja harian mereka, melihat kuota cuti yang tersisa, penjadwalan shift kerja karyawan, dan lain-lain. Semua hal itu bisa diakses secara mandiri kapan saja dan dimana saja, selain itu tim HR juga dapat melakukan lebih cepat dan informasi yang diberikan lebih merata.
Fitur yang Harus Dimiliki Aplikasi HRIS
Agar software HRIS dapat bekerja dengan baik dalam hal mengelola sumber daya manusia di perusahaan, maka software HRIS harus memiliki fitur yang mampu memenuhi kebutuhan HR.
Berikut ini adalah beberapa fitur yang harus dimiliki oleh sebuah software HRIS agar dapat bekerja dengan maksimal dalam perusahaan.
HR Administration
Fitur HR administration ini merupakan fitur yang harus ada di dalam software HRIS, biasanya dilengkapi dengan fitur sentralisasi data karyawan seperti riwayat absensi hingga jatah cuti, jadwal kerja, data karyawan, data karir, rincian penggajian.
Selain itu fitur ini dapat memberikan kemudahan bagi karyawan dalam pengajuan klaim, reimbursement kesehatan, izin kerja, lembur, semua tersedia dalam satu aplikasi.
Perusahaan dapat memberikan pengumuman terkait dengan perubahan peraturan perusahaan atau informasi penting lainnya kepada seluruh karyawannya melalui aplikasi yang dapat diakses kapan saja dan dimana saja.
Payroll
Melalui fitur payroll, proses penggajian mulai dari perhitungan gaji, pengiriman payslip karyawan secara online hingga transfer ke rekening karyawan dilakukan secara otomatis dengan sistem automasi payroll yang sudah terintegrasi dengan data kehadiran karyawan akan sangat membantu dan memudahkan pekerjaan administrasi HR.
Selain gaji bulanan, fitur payroll ini juga dapat menghitung pajak, tunjangan, THR, bonus, BPJS dan potongan lainnya dengan lebih akurat dan lebih cepat jika dibandingkan dengan cara manual.
Absensi Digital
Bagi perusahaan yang memiliki banyak karyawan, pengadaan alat absensi akan cukup memakan biaya setiap tahunnya. Begitu pun dengan perawatan alat absensi tersebut.
Solusi absensi digital yang ada di dalam software HRIS dapat menjadi pilihan yang tepat untuk menghemat biaya pengadaan dan perawatan alat absensi. Dengan adanya fitur ini karyawan lebih memudahkan dan bisa fokus pada kerjaan tanpa harus dipusingkan dengan absensi manual.
Daftar Rekomendasi Aplikasi HRIS di Indonesia
Berikut ini adalah beberapa rekomendasi aplikasi HRIS di Indonesia dengan masing-masing fiturnya:
Talenta by Mekari
Talenta adalah aplikasi HRIS berbasis teknologi cloud milik Mekari yang telah banyak terlibat di industri SaaS. Software ini mencakup banyak fitur untuk penggunanya yang cukup bermanfaat, sehingga dapat membantu pekerjaan HR perusahaan yang lebih efektif dan efisien. Karena produk ini sudah memiliki fitur mobile friendly, tentunya hal tersebut menambah keuntungan dalam operasional HR perusahaan. Talenta memiliki dua pilihan produk, yaitu enterprise dan bisnis. Berikut beberapa fiturnya yang layak menjadi pertimbangan antara lain:
Enterprise
- Administrasi HR (database karyawan, self-service karyawan)
- Manajemen Waktu (fingerprint, manajemen shift & overtime)
- Payroll (payroll disbursement, BPJS, penghitungan pajak)
- Benefit Karyawan (manajemen reimbursement)
Bisnis
- Administrasi HR (database karyawan, self-service karyawan)
- Manajemen Waktu (manajemen shift & overtime)
- Payroll (penghitungan gaji, BPJS, pajak)
- Benefit Karyawan (loan & reimbursement management)
Sleekr
Sleekr adalah software HR yang menyediakan solusi manajemen sumber daya manusia dan keuangan. Sleekr dikembangkan dengan tujuan mendukung pelaku usaha UKM di Indonesia melalui teknologi HRIS. Hal ini dibuktikan dengan lengkapnya fitur Sleekr, hingga saat ini Sleekr telah melayani ratusan UKM untuk mengelola administrasi HR seperti cuti, klaim, gaji, pajak PPh 21, hingga job description. Berikut fitur-fitur yang ditawarkan:
- Administrasi HR
- Manajemen Absensi dan shift
- Penghitungan Payroll, PPh 21, dan BPJS
- Manajemen Klaim & Reimbursement
- Petty Cash
KaryaONE
KaryaONE adalah salah satu HRIS yang cocok digunakan oleh pelaku usaha UKM, UMKM, hingga koperasi. KaryaOne merupakan aplikasi (software) absensi dan Cuti berbasis web (Cloud) yang membantu perusahaan dalam mengelola proses SDM secara efektif dan efisien. Selain HRIS, KaryaONE juga menyediakan fitur absen smartphone yang bisa terintegrasi dengan mesin fingerprint. Berikut adalah fitur yang terdapat pada KaryaONE:
- Administrasi HR (database karyawan, manajemen kontrak)
- Manajemen pengajuan izin (cuti, lembur, penggantian hari kerja)
- Payroll (termasuk PPh 21)
- Talent management
Adanya fitur talent management sangat membantu tim HR dalam memonitor kinerja karyawan hingga pengembangan kemampuan karyawan untuk menciptakan SDM yang semakin berkualitas.
AqtiveHR
AqtiveHR merupakan salah satu penyedia layanan software HRIS yang menawarkan fitur yang lengkap dalam mengelola karyawan secara efisien. Software AqtiveHR bisa digunakan oleh karyawan, HR admin, dan HR Manager. Aplikasi ini menawarkan beberapa fitur-fitur unggulan seperti:
- Rekam Absensi menggunakan teknologi face recognition dengan menggunakan radius lokasi yang memudahkan validasi absensi
- Bisa mendaftarkan titik absen lokasi kantor/outlet menggunakan google maps
- Mengajukan cuti/izin lembur langsung melalui aplikasi
- Broadcast message per divisi/perusahaan keseluruh staff
- Terhubung dengan MASERP
- Perhitungan payroll, pengiriman slip gaji secara digital dan transfer gaji secara otomatis
Beberapa peran fitur yang ada di software AqtiveHR sangat penting untuk membuat karyawan merasa terlibat langsung dengan perusahaan dan membuat karyawan dan perusahaan jauh lebih mudah mengakses berbagai informasi penting terkait update kebijakan atau peraturan ke karyawan semua tersedia dalam satu aplikasi.
Kesimpulan
Itulah beberapa pilihan aplikasi HRIS di Indonesia yang dapat dipilih baik untuk perusahaan kecil hingga perusahaan yang cukup besar. Dengan berbagai macam kelebihan dan manfaat yang diberikan oleh masing-masing sistem HRIS tersebut, tentunya dapat membantu pengelolaan sumber daya yang lebih optimal.
Banyak pekerjaan HR yang dapat dihandle dengan aplikasi HRIS sehingga tim HR dapat semakin terbantu untuk melakukan tugas-tugas lain yang lebih krusial di perusahaan. Oleh karena itu, perlunya software atau aplikasi HRIS dalam perusahaan, salah satunya adalah AqtiveHR.
AqtiveHR merupakan salah satu penyedia layanan software HRIS terbaik yang menawarkan fitur-fitur yang lengkap dengan tujuan menjadi solusi dalam mengelola karyawan secara efisien sehingga dapat membantu meningkatkan kinerja perusahaan yang jauh lebih optimal
Fitur unggulan yang terdapat pada AqtiveHR salah satunya yaitu absensi dengan teknologi face recognition yang dilakukan via mobile dengan menggunakan radius lokasi. Selain itu terdapat fitur broadcast messages per divisi/perusahaan ke seluruh staff.
Peran fitur ini pun penting untuk membuat karyawan merasa terlibat langsung dengan perusahaan. Fitur unggulan lainnya adalah pengajuan dan approval cuti serta notifikasi approval yang dapat diakses langsung secara online. Berkat itu, pengajuan dan persetujuannya akan lebih cepat dan mudah dengan menggunakan AqtiveHR semua tersedia dalam satu aplikasi dan masih banyak fitur lengkap lainnya. Maka, segera gunakan AqtiveHR, software HR terbaik yang memudahkan perusahaan meraih sukses.