HRIS atau Human Resource Information System merupakan salah satu sistem yang ada dalam perusahaan. Saat ini software HRIS Indonesia ini sangat dibutuhkan oleh perusahaan besar untuk meng-handle hampir keseluruhan pekerjaan yang berkaitan dengan karyawan.
Dikarenakan karyawan merupakan aset terpenting dalam perusahaan sehingga perlu adanya pengaturan yang jelas dan terarah serta efisien. Oleh karena itu perusahaan harus menggunakan system ini demi terarah dan majunya produktivitas dalam perusahaan.
Table of Contents
Arti Sistem HRIS
HRIS atau Human Resources Information System merupakan suatu perangkat lunak atau Software yang digunakan untuk pekerjaan yang berhubungan dengan data informasi, input data, pelacakan dalam bidang Human Resources.
Didalam system ini ada bermacam-macam fitur yang bisa digunakan oleh HR perusahaan untuk memanajemen perusahaannya terutama yang berkaitan dengan manajemen, akuntansi dan keuangan. System HRIS ini juga sangat memudahkan bagian HR dalam bekerja karena mampu mengidentifikasi karyawan yang berbeda divisi dengan system yang sama dan isi yang sama.
Baca Juga: Fungsi Penting HRIS Bagi Perusahaan
Fitur Umum HRIS
Secara umum memang HRIS berfungsi sebagai pembantu dalam pengerjaan tugas-tugas HR dalam perusahaan. Namun, secara detailnya, ada beberapa fitur yang khas yang sangat dibutuhkan oleh divisi HR dalam perusahaan. Fitur-fitur tersebut adalah:
Absensi
Absensi adalah fitur utama yang banyak dicari dalam system HRIS. Mengapa demikian? Ini dikarenakan pencatatan karyawan sangatlah dibutuhkan untuk manajemen data yang lainnya.
Terutama jika dilakukan secara manual, tentu akan memakan waktu yang banyak karena tentu perusahaan kecil sekalipun masih memiliki karyawan yang banyak. Fitur ini juga dapat melakukan pencatatan karyawan secara cepat dan akurat, jadi tidak perlu khawatir ada yang terlewat atau tidak terinput datanya dalam database.
Banyak software juga sudah menggunakan fitur yang lebih memudahkan divisi HR seperti sidik jari atau pun scan QR code yang dengan mudah diakses dimanapun karyawannya berada. Tidak hanya memudahkan divisi HR tapi juga membantu karyawan dalam mengatur efisiensi waktu dalam bekerja.
Penggajian
Dalam peraturan Undang-undang Ketenagakerjaan, perusahaan diwajibkan untuk mengeluarkan slip gaji bagi karyawan yang ada. Tentu saja didalamnya terdapat gaji bersih yang diterima oleh karyawan. Dalam gaji bersih tersebut harus tercantum beberapa bagian seperti gaji pokok, tunjangan hingga potongan dan juga iuran bulanan selama bekerja.
Dalam hal ini, sangat tidak mungkin jika dilakukan Kembali dengan cara manual karena tentu akan berisiko pada besarnya Human Error yang mungkin terjadi. Meskipun kesalahan kecil terjadi di dalamnya tentu sudah mempengaruhi banyak bagian termasuk pada nominal gaji hingga hak yang diterima oleh karyawan yang bersangkutan.
Rekruitmen Karyawan
Jika dulu proses rekrutmen sangatlah Panjang dan melelahkan, kini semua itu bisa dikurangi dengan adanya fitur rekrutmen dalam sistem HRIS. Proses rekruitmen ini dikenal sangat panjang dan lama karena harus benar-benar memperhatikan sumber daya manusia yang akan direkrut demi kepentingan perusahaan kedepannya.
Dengan system HRIS, karyawan baru bisa mengikuti proses rekrutmen hanya dengan mengirimkan lembaran CV mereka dalam bentuk soft file yang dikirimkan melalui software HRIS. Semuanya akan tersimpan secara otomatis sehingga bisa memudahkan divisi HR untuk melakukan pengecekan kapan saja dan dimana saja.
Manajemen Data
Selain fitur-fitur di atas, ada beberapa lainnya seperti pengelolaan data atau manajemen data karyawan. Data karyawan jika dikelola dengan manual tentu saja akan sangat merepotkan dan melelahkan. Belum lagi jika perusahaan yang dikelola sangatlah besar dan memiliki banyak karyawan.
Untuk itu perusahaan perlu menggunakan system HRIS ini untuk membantu dalam mengelola database dari banyaknya karyawan yang ada menjadi satu secara digital. Dengan begitu, data akan terinput secara otomatis dan tidak perlu khawatir data yang masuk akan bocor.
Peran HRIS dalam Perusahaan
Secara umum, HRIS dalam perusahaan juga memiliki software untuk mendukung kinerjanya. Itu dikarenakan, dalam HRIS juga perlu menggunakan digitalisasi untuk mendukung kerja HRIS secara optimal. Maka dari itu, HRIS memiliki peranan yang sangat penting bagi perusahaan. Peran-peran HRIS bagi perusahaan antara lain:
Otomatisasi pada Pekerjaan yang Berulang
Biasanya dalam perusahaan tentu karyawan ataupun divisi HR yang bertugas akan melakukan pekerjaan secara berulang seperti absensi, penggajian, pajak penghasilan karyawan, payroll dan masih banyak lagi. Dengan HRIS, semua hal tersebut bisa dilakukan secara otomatis dan tentunya lebih praktis dan cepat. Tingkat akurasinya pun tinggi sehingga tidak perlu khawatir jika nanti ada kesalahannya dalam pengerjaannya.
Control Kinerja Pegawai
Salah satu peran penting dari system HRIS yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan adalah dapat mengontrol kinerja karyawan yang ada dengan mudah. HR tidak perlu melakukan pengontrolan secara offline secara terus menerus. Dan HR dengan karyawan yang bersangkutan tidak perlu berada dalam satu tempat untuk melakukan controlling. HR hanya perlu melakukan pengontrolan secara berkala dengan system HRIS dan dicocokan dengan kinerja sebelumnya.
Biaya Operasional
Pernahkah kalian terbayang akan seberapa banyaknya biaya operasional yang dibutuhkan jika semuanya menggunakan cara manual. Akan sangat membutuhkan waktu, alat-alat sehingga pengeluaran perusahaan juga semakin banyak. Dengan system HRIS, tentu akan sangat mengurangi biaya operasional karena semuanya dilakukan secara digital dan otomatis.
Proses Recruitment
Jika dulu perlu dilakukan pemilihan karyawan baru secara manual, maka sekarang tidak perlu lagi dengan adanya sistem HRIS. System HRIS juga akan memudahkan karyawan dalam melakukan rekruitmen anggota abri dengan kriteria-kriteria yang diinginkan oleh perusahaan. Selain itu, divisi HR juga akan mudah dalam memilih penempatan yang pas bagi setiap karyawan baru yang masuk dalam perusahaan.
Akses Data yang Fleksibel
Fleksibilitas dalam bekerja sangatlah diperlukan terutama dalam hal pengaksesan data. Dengan menggunakan aplikasi ataupun software HRIS Indonesia tentu akan sangat memudahkan divisi HR dalam melakukan akses data karyawan dimanapun dan kapanpun.
Berkurangnya Human Error
Human error akan sering terjadi jika data yang dimasukkan ke dalam sangatlah banyak dengan cara yang manual juga. Oleh karena itu, perlu adanya penggunaan software HRIS demi kenyamanan divisi HR dalam mengerjakan tugas dan efisiensi kerja.
Kesimpulan
Berikut merupakan informasi mengenai system HRIS Indonesia. Mulai dari arti dari system HRIS hingga apa saja peran penting HRIS bagi perusahaan. HRIS sendiri dinilai sangat penting untuk saat ini dimana semuanya sudah serba digital dan akan selalu terjalani dengan otomatisasi dan perkembangan yang cepat.
Salah satu software HRIS Indonesia yang dapat kamu gunakan adalah Aqtive HR yang dapat digunakan untuk memanage apapun yang berkaitan dengan pengelolaan data perusahaan dan bagian kecil lainnya mengenai absensi, keuangan hingga proses database karyawan.
Tidak hanya itu, fitur lainnya juga tersedia seperti pengecekan lokasi secara realtime dan adanya fitur face checking yang akan memudahkan karyawan dalam melakukan absensi. Dan masih banyak fitur lainnya yang akan sangat membantu dalam efisiensi kinerja perusahaan.
