Di bangku sekolah, kuliah, hingga saat bekerja, pasti kamu tidak akan pernah asing dari istilah absensi. Apalagi, kini sistem absensi sudah semakin canggih, yakni berupa aplikasi yang memudahkan berbagai pihak. Lantas, apa itu aplikasi absensi online, dan bagaimana cara kerjanya?
Table of Contents
Tujuan Dibuat Absensi di Dalam Organisasi
Sebelum lebih jauh membahas apa itu aplikasi absensi online, mari ketahui dulu apa tujuan awal dibuat sistem absensi di sebuah organisasi.
Bukan hanya sebuah daftar nama atau kumpulan data peserta, absensi adalah kegiatan pendataan peserta bahwa peserta tersebut hadir dalam aktivitas di hari tersebut, dan absensi adalah hal wajib yang ada di perusahaan maupun instansi.
Tujuan dibuat absensi di perusahaan adalah untuk mengetahui kedisiplinan karyawan dalam bekerja karena bisa dilihat dari kehadirannya dengan tepat waktu. Tidak hanya itu, tujuan lain dari absensi juga adalah bisa digunakan sebagai bahan laporan.
Dengan absensi, perusahaan bisa mengetahui siapa saja karyawan yang rajin masuk kantor, datang dan pulang tepat waktu, siapa yang datang telat, siapa yang sering tidak masuk, dan lainnya.
Jika perusahaan sudah memiliki data tersebut, maka akan lebih mudah untuk melakukan evaluasi untuk tingkatkan mutu perusahaan, dan mempermudah berbagai perhitungan administrasi seperti gaji, THR, bonus, tunjangan, dan lainnya. Nah, kalau aplikasi absensi ini, bagaimana sistem kerjanya?
Definisi Aplikasi Absensi Online
Aplikasi absensi online di perusahaan yang dikhususkan untuk karyawan adalah sebuah sistem absensi yang bekerja secara online, menggunakan platform aplikasi atau website.
Tujuannya, yakni untuk mencatat jam kehadiran karyawan di aplikasi atau website absensi yang digunakan dan terkoneksi dengan internet. Absensi yang digunakan secara sistem online ini juga dipercaya lebih mudah digunakan, praktis dan akurat.
Baca Juga: Absensi Biometrik: Kelebihan dan Keunikan Penggunaannya!
Sistem Kerja Aplikasi Absensi Online
Untuk menggunakan aplikasi absensi ini, biasanya karyawan hanya perlu install aplikasi absensi melalui smartphone masing-masing, yang ditunjuk perusahaan.
Selanjutnya, karyawan hanya perlu isi username dan password di aplikasi absensi yang sudah diinstall. Setelah itu, aplikasi absensi online sudah bisa digunakan, mulai dari absensi kehadiran, cek informasi karyawan, cek tunjangan, gaji, cuti dan lainnya.
Sebelumnya, sistem di aplikasi absensi karyawan juga sudah diatur, berdasarkan syarat dan ketentuan perusahaan. Untuk fitur absensi online sendiri, umumnya akan menampilkan dan menghasilkan data dengan informasi sebagai berikut:
- Waktu datang dan waktu pulang;
- Waktu terlambat;
- Izin/Cuti;
- Berbagai fitur seperti remote working.
Tidak hanya itu, aplikasi absensi online juga memiliki teknologi yang canggih, seperti didukung dengan teknologi face recognition, serta waktu dan tempat yang real time. Jadi, untuk tingkat keakuratan, bisa dibilang sangat baik.
Manfaat Aplikasi Absensi Online
Pengaplikasian Mudah
Manfaat aplikasi yang pertama adalah pengaplikasiannya mudah, karena semua bisa dilakukan secara online, dan menghasilkan report data secara real-time.
Tidak perlu cek ke HRD, karyawan pun bisa mengecek data terkini, tentang rekap data melalui aplikasi absensi dan bisa dilakukan kapan saja, dimana saja.
Selain itu, untuk para pekerja yang bekerja secara remote, di lapangan, atau work from home, juga bisa sangat mudah menggunakan aplikasi absensi ini, tanpa harus absen manual di kantor.
Meminimalisir Lupa Absen
Manfaat aplikasi absensi adalah bisa meminimalisir lupa absen, karena aplikasi absensi sudah bisa kamu akses melalui smartphone kamu sendiri. Sehingga tidak perlu mengantri menunggu untuk absen seperti sistem fingerprint.
Aplikasi absensi online juga bisa disetting untuk mengingatkan absen di waktu yang sudah kamu atur. Jadi, aplikasi akan memberitahumu seperti alarm, bahwa waktunya absen sudah tiba baik absen saat masuk atau pulang kantor.
Sudah Terintegrasi dengan Fitur Payroll
Tidak hanya bermanfaat bagi pihak karyawan, aplikasi absensi ini juga sangat bermanfaat untuk tim HRD atau finance. Karena, aplikasi absensi ini bisa sekaligus terintegrasi dengan payroll system.
Jadi, semua pekerjaan HR yang berhubungan dengan pembayaran gaji, pembayaran uang lembur, pembayaran BPJS dan hal-hal, bisa dilakukan dengan lebih mudah di aplikasi tersebut, dan tentunya lebih akurat juga.
Baik bagi karyawan atau HRD, aplikasi absensi online ini juga bisa mempermudah ketika melakukan reimbursement. Tidak perlu mengajukan secara manual, buat email, atau buat surat, cukup ajukan melalui aplikasi dan akan langsung masuk sistem lalu diproses.
Mempermudah Merekap dan Mengolah Data Absensi Karyawan
Manfaat aplikasi absensi online selanjutnya adalah mempermudah perusahaan, terutama pihak HRD untuk mengatur, merekap, hingga mengelola data absensi setiap karyawan.
Intinya, dengan aplikasi ini, HRD tidak perlu repot untuk membuat laporan data absensi secara manual atau tertulis, yang bisa memicu kesalahan input. Dengan aplikasi absensi, semua data otomatis akan masuk ke sistem, dan HRD hanya tinggal memindahkan ke Excel lalu dikelola.
Mampu Melatih Kedisiplinan, Tanggung Jawab dan Kejujuran Karyawan
Sulit untuk bersikap curang ketika menggunakan aplikasi absensi online ini, karena penggunaan sulit untuk memanipulasi data absensi. Sehingga, dengan adanya aplikasi ini, membuat karyawan lebih disiplin untuk hadir tepat waktu, bertanggung jawab dengan peraturan, dan jujur.
Perbedaan Aplikasi Absensi Online dengan Absensi Konvensional
Hingga saat ini, beberapa perusahaan mungkin masih menggunakan sistem absen lama atau konvensional. Namun, beberapa perusahaan juga sudah mulai menerapkan aplikasi absensi online yang lebih mudah dan praktis.
Tapi, kira-kira apa sih perbedaan dari keduanya? Yuk, simak perbedaan absensi online dan konvensional:
- Pakai aplikasi absensi online, karyawan bisa absen dimanapun dan kapanpun sesuai jadwal masuk dan pulang kantor. Sementara absensi konvensional, karyawan harus datang tepat waktu ke kantor untuk absen manual, yakni menggunakan fingerprint.
- Absensi online menggunakan aplikasi yang bisa di install di smartphone masing-masing, jadi tidak ada kontak fisik jari antara karyawan lainnya. Sementara, absensi konvensional membuat kamu harus kontak fisik khususnya jari, dengan banyak karyawan di mesin fingerprint.
- Tidak perlu antri absen, kegiatan absensi online bisa dilakukan di smartphone masing-masing. Sedangkan absensi konvensional, harus menggunakan satu alat untuk bersama, sehingga menimbulkan antrian saat masuk dan pulang kantor.
- Alat fingerprint memerlukan perawatan rutin, karena digunakan secara bersamaan dan rawan rusak. Sedangkan aplikasi tergantung bagaimana sinyal internet yang kamu gunakan saat itu, jadi kamu bisa cari sinyal internet yang lebih baik tanpa merusak aplikasinya.
Kesimpulan
Itu dia informasi terkait aplikasi absensi online yang dipercaya lebih mudah digunakan, ketimbang pakai absensi konvensional yang hitungannya lebih ribet dan mahal di perawatan.
Jadi, kalau perusahaan kamu sendiri, lebih pilih pakai sistem absensi yang mana? Jika mau upgrade ke sistem yang lebih canggih, aplikasi absensi online jawabannya, apalagi kini sudah terintegrasi juga dengan software akuntansi yang memudahkan dalam segala perhitungan administrasi karyawan.
Nah, untuk pilih software HR terbaik, kamu bisa pilih AqtiveHR by MASERP yang punya banyak fitur canggih, untuk memudahkan kegiatan absensi. AqtiveHR juga terintegrasi dengan software akuntansi Maserp, jadi makin mudah dan cepat untuk soal hitung-hitungan gaji dan lainnya.
Tidak hanya itu, AqtiveHR juga memiliki banyak fitur, mulai dari Absensi Kehadiran dengan teknologi Face Recognition, Payroll untuk membantu perhitungan gaji, tunjangan, bonus, dan lainnya, Reimbursement, Database Employee, hitung Pajak PPh21, Broadcast Messages, dan masih banyak lagi.
Aplikasi dan software HR ini juga bisa digunakan, baik perusahaan skala kecil maupun besar. Nah, untuk penggunaan software sesuai kebutuhan perusahaan, kamu bisa lakukan konsultasi terlebih dahulu dengan ahli kami, secara gratis!
