Setiap perusahaan akan melakukan rekrutmen untuk mengisi kekosongan posisi atau sebagai upaya pemenuhan sumber daya manusia (SDM) perusahaan. Selama proses rekrutmen, wawancara atau interview menjadi salah satu proses seleksi yang wajib dilalui oleh calon kandidat guna mencapai tahapan akhir dari sebuah proses rekrutmen. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan manajemen perusahaan dalam menyaring calon kandidat. Screening interview adalah merupakan proses dari tahapan seleksi yang umum dilakukan oleh perusahaan untuk memastikan kebenaran serta melakukan kecocokan terkait informasi yang terdapat dalam Curriculum Vitae (CV) dan dokumen pendukung lainnya yang telah dikirimkan pelamar.
Calon kandidat yang akan di-hire oleh perusahaan sangat perlu mengetahui lebih dalam terkait proses screening interview adalah membantu mempersiapkan dan memprediksi gambaran mengenai tahapan tersebut.
Table of Contents
Pengertian Screening Interview
Wawancara atau screening interview adalah penyaringan adalah salah satu tahapan penyaringan dalam proses rekrutmen dengan cara memverifikasi informasi pelamar melalui CV. Recruiter akan melakukan proses ini tepat setelah membaca sekilas CV pelamar dan surat lamaran kerja terkait kecocokan deskripsi pelamar dengan kualifikasi dan keahlian yang perusahaan butuhkan.
Baca Juga: 3 Pertanyaan Interview dan Cara Menanggapinya
Dengan demikian, proses screening melalui wawancara ini tidak dapat disepelekan oleh pelamar. Sebab tahapan ini menjadi tahapan awal sebagai gerbang untuk lanjut ke tahapan proses rekrutmen selanjutnya. Oleh karena itu, menginput atau memasukkan data dan informasi ke dalam CV harus dilakukan secara jujur dan profesional. Lantas, bagaimana proses screening interview dilakukan oleh recruiter?
Proses Screening Interview
Sebelum dilakukan screening interview, biasanya tahap awal dari proses rekrutmen adalah mengirimkan berkas CV dan dokumen lainnya. Setelah pihak Human Resource Division (HRD) mengecek berkas dan dokumen pelamar, mereka akan melakukan seleksi berkas yang sesuai dengan kualifikasi perusahaan. Calon kandidat yang lolos itulah yang kemudian maju ke tahapan selanjutnya yaitu screening interview.
Tahap screening interview juga menjadi penentu apakah pelamar memenuhi syarat awal yang dibutuhkan oleh perusahaan atau tidak. Sehingga pelamar tidak boleh meremehkan dan menganggap remeh tahapan penyaringan ini. Untuk mengetahui lebih jelas, berikut beberapa tahapan screening interview yang biasa dilakukan oleh recruiter perusahaan.
Review CV
Tahapan awal dalam melakukan penyaringan adalah dengan screening atau review CV pelamar. Biasanya, recruiter akan menggunakan bantuan software HRD untuk memudahkan menyaring CV dengan jumlah banyak. Namun, para recruiter tetap memperhatikan beberapa informasi yang terdapat dalam CV karena kemungkinan ada informasi yang tidak terdeteksi dengan sistem ATS tersebut.
Review Cover Letter
Cover letter juga menjadi salah satu pertimbangan recruiter guna meloloskan kandidat yang sesuai dengan kualifikasi perusahaan. Dokumen satu ini menjadi tambahan penilaian recruiter karena biasanya mereka mencari kandidat yang menarik perhatian. Meskipun cover letter mampu menambah penilaian, tetapi dari segi persyaratan tidak semua perusahaan membutuhkan cover letter sehingga hal tersebut kembali lagi kepada kebijakan perusahaan.
Screening Melalui Panggilan Telepon Seluler atau Video
Setelah recruiter mendapatkan nama-nama calon kandidat terpilih mereka akan melakukan screening interview melalui panggilan telepon seluler. Namun, terkadang ada juga recruiter atau interviewer dengan menggunakan panggilan video atau secara langsung. Umumnya, tahapan screening interview akan berlangsung dengan cukup singkat. Selama proses berlangsung, recruiter hanya akan menanyakan terkait beberapa hal seperti background pendidikan, pengalaman kerja dan skill-skill apa saja yang dikuasai oleh pelamar.
Selain itu, recruiter melakukan tahapan ini dengan menggunakan panggilan guna memastikan kandidat yang melamar pekerjaan aktif dan dapat dihubungi. Recruiter juga akan menilai komunikasi pelamar saat menjawab terkait pertanyaan-pertanyaan yang diajukan.
Penentuan Kandidat Terbaik
Output yang dihasilkan dari tahapan penyaringan ini, memudahkan recruiter untuk menentukan kandidat terbaik yang dinilai cocok dengan kualifikasi yang dibutuhkan perusahaan. Di tahap ini, recruiter juga akan menilai latar belakang pelamar terkait jejak digital guna memastikan pelamar tidak memiliki jejak digital yang negatif.
Kandidat yang lolos ini yang kemudian lanjut ke tahapan selanjutnya untuk melakukan interview atau wawancara dengan user atau manajer. Selanjutnya, apa saja metode yang kerap digunakan recruiter untuk melakukan tahapan screening?
Metode Screening untuk Seleksi Calon Karyawan
Sebelum melakukan screening interview, perekrut akan melakukan penyaringan berkas administrasi pelamar. Semakin berkembangnya zaman, terdapat 2 metode yang biasa digunakan recruiter guna menentukan kandidat yang sesuai untuk masuk ke tahap screening interview.
Metode Tradisional
Metode ini kerap digunakan oleh perekrut dengan melakukan verifikasi atau screening dokumen yang dicantumkan pelamar seperti CV, portofolio, data ijazah untuk menentukan kandidat terpilih. Sehingga pastikan untuk memasukkan informasi baik CV maupun portofolio dengan benar.
Screening Media Sosial Pelamar
Saat ini, telah banyak recruiter yang melakukan screening pelamar dengan melihat sosial media. Banyak HR mengaku metode ini dapat digunakan mengingat recruiter dapat melihat karakter dan kepribadian calon pelamar apakah sesuai dengan visi dan misi perusahaan atau tidak. Namun, tidak serta merta dapat menjadi penilaian tunggal untuk pelamar.
Selain itu, proses screening tidak hanya dilakukan pada saat rekrutmen berlangsung. Screening juga dapat dilakukan saat karyawan berniat untuk melakukan promosi jabatan. Biasanya, screening dilakukan untuk memastikan karyawan tidak memiliki reputasi buruk di kemudian hari.
Kesimpulan
Itulah beberapa hal mengenai screening interview yang sebaiknya diketahui. Sebagai tahapan awal dalam sebuah proses rekrutmen, tentu calon pelamar perlu menyiapkan dokumen yang sesuai dengan persyaratan perusahaan. Selain itu, screening juga tidak hanya dilakukan saat proses rekrutmen tetapi dapat digunakan untuk karyawan yang menginginkan promosi jabatan.
Manajemen HR menjadi satu-satunya yang memiliki wewenang terkait sumber daya manusia dalam perusahaan termasuk proses rekrutmen. Oleh karena itu, untuk membantu HR dalam menjalani setiap job desk-nya diperlukan sarana yang mendukung untuk meningkatkan produktivitas dan efektivitas dalam bekerja.
Salah satu solusi yang dapat diterapkan oleh perusahaan adalah dengan memanfaatkan teknologi yang memiliki sistem Human Resource Information System (HRIS). AqtiveHR merupakan perangkat software berbasis aplikasi yang memiliki sistem Employee Self-Service yang memudahkan karyawan menginput data secara mandiri. Selain dapat memudahkan job desk HR untuk mengelola SDM perusahaan, AqtiveHR juga dapat membantu meningkatkan efektivitas kinerja karyawan.
Dilengkapi dengan berbagai fitur, AqtiveHR menawarkan kemudahan manajemen HR dan karyawan untuk melakukan penginputan informasi dan personalisasi data secara mandiri. Beberapa fitur pendukung dalam AqtiveHR antara lain, absensi online (melalui fitur pengenalan wajah dan radius lokasi), pengajuan izin atau cuti, broadcast message per divisi atau perusahaan untuk seluruh karyawan dan penggajian yang dapat dilakukan secara otomatis dengan fitur kemudahan bagi karyawan untuk mengetahui riwayat slip gaji beberapa bulan kebelakang.
Yuk, gunakan AqtiveHR by MASERP untuk membantu perusahaan dalam meningkatkan produktivitas sehingga dapat meningkatkan profit perusahaan secara berkala.
