Data pegawai merupakan aspek penting lain yang perlu diperhatikan selain pegawai itu sendiri. Mengapa demikian? Data dan informasi pegawai bersifat rahasia, jika diakses dan jatuh ke tangan yang salah maka akan disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Oleh karena itu, Employee Database Management perusahaan menggunakan software database karyawan sebagai sarana penyimpanan data dan informasi secara aman. Namun, apa sebenarnya Employee Database Management itu? Simak artikel berikut ini.
Table of Contents
Apa itu Employee Database Management ?
Perangkat lunak database karyawan atau software database karyawan adalah software yang dirancang dan dibuat khusus untuk menyimpan data dan informasi karyawan secara lebih rinci dan aman. Karyawan memiliki berbagai data dan informasi pribadi yang berbeda dengan karyawan lainnya. Misalnya PPh 21, tanggung jawab, jabatan, gaji pokok, latar belakang pendidikan, dll. Software employee database biasanya berbasis employee self service (ESS) atau dikenal sebagai akses layanan mandiri karyawan sehingga setiap karyawan dapat menambah atau mengedit informasi mereka sendiri.
Pada software employee database , semua data dan informasi yang berbeda disimpan menurut klasifikasinya untuk menghindari redudansi. Dibandingkan dengan metode manual, klasifikasi juga memungkinkan akses yang lebih mudah ke data dan informasi karyawan.
Pihak yang berhak mengakses sistem database ada di dalam perusahaan yaitu bagian HRD dan otoritas manajemen tertentu. HRD dan manajer perusahaan hanya perlu mencari kata kunci yang terkait dengan informasi karyawan tertentu, dan sistem akan menampilkan informasi yang dicari. Kemudahan ini membuat eksekusi putusan lebih cepat dan akurat.
Baca Juga: 10 Tips Memanage Waktu Agar Dunia Kerja & Sosial Balance
Alasan Menggunakan Software Employee Database?
Penggunaan awal software employee database adalah menyimpan, mengelola dan melacak semua data dan informasi karyawan dengan aman. Namun, terdapat beberapa alasan lain mengapa perusahaan perlu menggunakan software employee database. Berikut adalah alasan mengapa perusahaan harus mempertimbangkan:
Laporan Employee Database Management dibuat dengan Mudah
Jika, data dan informasi karyawan berada dalam database, HRD dapat dengan mudah membuat berbagai laporan. Misalnya, menyiapkan laporan yang khusus digunakan untuk menganalisis data seperti gaji, beban kerja dan kehadiran.
Paperless
Alasan lainnya adalah mengurangi penggunaan kertas. Cloud server memungkinkan semua data dan informasi dapat tersimpan dengan rapi dan aman, tanpa perlu adanya tumpukan kertas seperti metode manual. Pada akhirnya perusahaan pun dapat perlahan menerapkan konsep paperless yang lebih ramah lingkungan.
Akses ke Hierarki Organisasi
Basis data juga dapat menyimpan tanggung jawab, posisi, dan posisi karyawan saat ini. Melalui akses yang jelas, karyawan dapat dengan mudah memahami struktur pelaporan internal dan hierarki perusahaan secara keseluruhan. Jika terdapat masalah, karyawan dapat dengan jelas memahami siapa yang harus dihubungi. Fungsi alokasi dalam database juga memungkinkan HRD untuk menganalisis apakah alokasi karyawan sudah benar atau di luar beban. Jangan sampai karyawan memiliki beban kerja yang terlalu banyak yang justru dapat menurunkan produktivitas.
Mengakses Data secara Mandiri
Employee Self Service berguna untuk mengurangi beban kerja dan kesalahan HRD. Dengan adanya ESS ini dapat memberdayakan karyawan untuk mengakses dan mengedit data mereka secara pribadi. Namun, HRD tetap perlu menyetujui informasi tersebut demi keamanan.
Keamanan data Employee Database Management
Bagi perusahaan, melindungi data dan informasi karyawan dari ancaman internal dan eksternal (seperti penyalahgunaan data dan pencurian) sangatlah penting. Otentikasi hierarkis dan perlindungan keamanan data dan informasi yang disimpan untuk meminimalkan pencurian dan manipulasi data. Itu tidak akan ditemukan di penyimpanan data dan informasi karyawan.
Produktivitas
Menggunakan metode penyimpan data dan informasi secara manual akan menjadi sangat tidak efisien dan perlu didigitalkan. Dengan menggunakan software employee database memungkinkan untuk menyimpan dan mengakses semua data penting hanya dengan beberapa klik saja. Tentunya hal Ini dapat menghemat banyak waktu dan meningkatkan kinerja bagian HRD.
Manajemen Terpusat
Dalam software employee database, data dan informasi karyawan disimpan secara terpusat di server cloud. Penyimpanan terpusat dengan server cloud akan membuat penggunaan perangkat online apa pun untuk mengaksesnya kapan saja dan di mana saja. Oleh karena itu, tidak perlu lagi membalik halaman atau membawa tumpukan folder untuk menemukan informasi tertentu.
Menjaga Keamanan Data
Data karyawan tentunya bersifat rahasia, data yang terdapat pada file excel dapat saja rusak terkena virus, hilang atau bahkan dicuri orang. Berbeda halnya jika menggunakan software employee database, maka akan dapat memastikan akurasi dan keamanan tingkat yang tinggi untuk data perusahaan.
Tips Memilih Software Employee Database
Beberapa alasan diatas tentunya dapat dijadikan pertimbangan oleh perusahaan untuk beralih ke software employee database. Berikut ini adalah beberapa tips memilih software employee database yang ideal untuk perusahaan Anda.
- Dari vendor yang terpercaya dan berpengalaman
- Mengikuti regulasi pemerintah
- Menjamin keamanan data
- Mempunyai tim pelayanan yang sigap atau dapat dihubungi 24/7
- Mudah digunakan dan diterapkan
- User friendly dan mobile friendly
- Akses yang disesuaikan dengan peran di perusahaan
- Dilengkapi dengan akses layanan mandiri karyawan
- Penyedia dapat dihubungi 24/7
- Memberikan pemberitahuan otomatis kepada pemangku kepentingan
- Menawarkan laporan dan rekapan yang dinamis dan kaya akan visual
Ketika Memilih Software, Apa yang Perlu Dihindari?
| Kompleksitas | Penyediaan fungsionalitas dari fitur basis data yang rumit dan sulit diatur. HRD dan karyawan perlu memahami dalam waktu lama untuk memanfaatkan software secara sepenuhnya. |
| Biaya | Biaya untuk mengadopsi software sangat bervariasi, beberapa bahkan memerlukan biaya tambahan untuk setiap tambahan fitur. |
| Konversi & Transisi | Hal ini termasuk biaya konversi data ke aplikasi, biaya pelatihan staff untuk menggunakan sistem baru dan mungkin tambahan staf spesialis aplikasi untuk membantu konversi data dan menjalankan sistem. |
| Kinerja | Ketika berbagai data dimasukkan, maka penyimpanan data menjadi lebih besar. Tidak jarang aplikasi yang semakin banyak data semakin berjalan lebih lambat. |
| Kerentanan | Karena semua desentralisasi pada satu aplikasi, kegagalan pada fitur tertentu dapat menghentikan sebagian operasional perusahaan. |
Kesimpulan
Melalui pengelolaan data dan informasi karyawan yang tepat dan akurat, perusahaan dapat mengoptimalkan operasional bisnisnya dengan lebih optimal. Karyawan pun akan merasa bahwa perusahaan telah berhasil memenuhi tugasnya, sehingga meningkatkan semangat kerja mereka. Kombinasi motivasi karyawan yang tinggi dan proses operasi bisnis yang optimal dapat menghasilkan lingkungan perusahaan yang menguntungkan secara keseluruhan.
Untuk itulah AqtiveHR hadir dengan software employee database untuk memenuhi semua kebutuhan perusahaan terkait penyimpanan data dan informasi karyawan. Selain Database, AqtiveHR dapat menjadi solusi perusahaan dalam mengelola absensi karyawan menjadi lebih mudah. Serta dapat mengelola tunjangan, gaji, dan komponen gaji lainnya dengan efektif dan akurat. Fitur – fitur unggulan lainnya yang terdapat pada AqtiveHR dapat juga diakses melalui smartphone masing-masing karyawan. Dengan adanya AqtiveHR semuanya dapat dilakukan dengan lebih teratur dan lebih cepat dari sebelumnya.
