Setiap organisasi atau perusahaan, pasti memiliki data seluruh karyawan yang aktif. Setiap harinya, perusahaan khususnya bagian HR pasti memiliki data harian terkait laporan absensi karyawan.
Adapun, setiap hari akan dibuat laporan absensi karyawan guna melacak kehadiran hingga perhitungan waktu kerja karyawan oleh HR. Pasalnya jangka waktu kerja karyawan di kantor merupakan sebuah aturan dan tanggung jawab setiap karyawan.
Sehingga, HR wajib mengontrolnya setiap hari, untuk memastikan semua karyawan telah melakukan tanggung jawab dan kewajibannya kepada aturan hingga regulasi yang dibuat perusahaan.
Table of Contents
Fungsi Laporan Karyawan
Tanpa laporan absensi karyawan, tim HR akan kesulitan dalam melacak data kehadiran karyawan. Bahkan, laporan-laporan harian tersebut juga akan direkap menjadi laporan bulanan untuk keperluan penggajian.
Umumnya, HRD di perusahaan akan membuat laporan absensi karyawan dalam periode tertentu untuk mempermudah proses rekap, seperti harian, mingguan, bulanan, hingga tahunan.
Untuk bentuk laporan absensi karyawan di setiap perusahaan, mungkin berbeda-beda. Ada yang bentuk laporannya masih manual ada juga yang sudah otomatis berbentuk aplikasi online.
Baca Juga: Daftar Rekomendasi Aplikasi HRIS di Indonesia
Adapun fungsi dari laporan absensi karyawan bagi perusahaan tidak hanya melacak kehadiran, tapi juga:
- Melacak waktu datang dan pulang karyawan: Setiap perusahaan punya kam kerja yang berbeda-beda, dan karyawan wajib melakukan absensi kedatangan (clock-in) dan pulang (clock-out), sehingga HR tahu siapa saja yang datang terlambat, lembur, tidak masuk, izin dan lain sebagainya.
- Memudahkan perhitungan jumlah waktu kerja karyawan untuk berbagai kepentingan kinerja: Dari laporan absensi karyawan, selanjutnya akan direkapitulasi sesuai periode yang diinginkan, untuk memudahkan HR menghitung jumlah jam kerja karyawan, lalu menganalisis terkait waktu yang sudah digunakan. Apakah karyawan bisa capai target, bagaimana dengan beban kerjanya, produktivitasnya dan lainnya.
- Mengetahui jumlah hari ketidakhadiran karyawan: Di dalam absensi karyawan harian, pasti ada catatan karyawan tidak masuk, izin, sakit, cuti dan lainnya. Nah, dengan laporan absensi yang sudah direkap, HR bisa mengetahui lebih mudah terkait jumlah hari setiap karyawan yang tidak hadir. Fungsinya, agar HR juga mengetahui jumlah jatah cuti tahunan setiap karyawan.
- Sebagai acuan perhitungan gaji dan tunjangan: Kasarannya, jika beberapa hari kamu tidak masuk kantor tanpa alasan, maka di hari itu kamu tidak digaji. Maka dari itu, HR harus mengetahui jumlah kehadiran karyawan setiap bulannya sebagai acuan dalam perhitungan gaji setiap bulannya. Jika kamu merasa gaji tidak full, maka di slip gaji juga akan tertera ketidakhadiran atau bahkan lembur. Sehingga, karyawan bisa mengetahui jumlah upah secara transparan, bahwa jumlah yang diterima sudah sesuai dengan jam kerja mereka.
Seperti yang sudah dibahas sedikit sebelumnya, bahwa bentuk laporan absensi karyawan juga berbeda-beda setiap perusahaan. Karena, saat ini masih banyak perusahaan yang menggunakan sistem laporan manual.
Tapi, tidak sedikit juga perusahaan yang sudah mulai beralih ke sistem pelaporan kehadiran yang lebih canggih, dengan bantuan teknologi. Sehingga, dalam melacak waktu dan kehadiran karyawan bisa dilakukan dengan mudah oleh HR.
Kegunaan Sistem Laporan Kehadiran Karyawan Online
Baik manual atau online, data laporan absensi karyawan sangat penting bagi perusahaan. Namun, akan lebih memudahkan lagi jika sistem sudah dilakukan secara otomatis atau online, ketimbang manual.
Pasalnya, menginput data laporan absensi karyawan secara manual, bisa menimbulkan berbagai risiko salah input hingga perhitungan. Selain itu, HR juga akan lebih lama dalam merekap, dan membutuhkan banyak lembar kertas.
Maka dari itu, kini sudah banyak teknologi terbaru di bidang HR, yang memudahkan hingga mempercepat pencatatan kehadiran. Data yang ingin direkap juga akan tersedia secara otomatis karena sistemnya sudah online.
Berikut beberapa kegunaan penyusunan laporan absensi karyawan berbasis online:
- Semua data absensi karyawan setiap harinya akan disimpan secara otomatis dalam sistem. Sistem atau aplikasi juga bisa diakses secara online kapan saja dan dimana saja.
- Lebih memudahkan karyawan dalam pengajuan cuti, izin kerja, sakit dan pengelolaan lembur.
- Sistem akan menampilkan jadwal kegiatan karyawan.
- Lebih akurat dan meminimalisir kecurangan dalam pencatatan kehadiran.
- Lebih hemat biaya operasional, perawatan dan penggunaan kertas.
- Lebih produktif, efisiensi, dan mempercepat waktu kerja HR
- Tidak rekap laporan kehadiran secara manual, karena data akan otomatis masuk ke Excel.
- Tidak butuh alat atau mesin, karena karyawan dan pihak perusahaan bisa akses di masing-masing smartphone melalui aplikasi absensi yang digunakan dengan koneksi internet.
Contoh Laporan Absensi Karyawan di Excel
Gambar: Sipirok.com
Kesimpulan
Sudah tidak zaman lagi rekap laporan absensi karyawan secara manual, apalagi jika skala perusahaanmu sedang hingga besar. Jadi, sudah tahu bakal pilih software atau aplikasi absensi yang mana?
Nah, jika perusahaan kamu ingin coba beralih ke absensi online, maka bisa pilih AqtiveHR by MASERP, yang memungkinkan kamu untuk mempermudahkan pekerjaan HRD.
Selain lebih akurat, software AqtiveHR adalah satu diantara banyak software HRIS yang bisa kamu pertimbangkan untuk digunakan di perusahaan, karena memiliki banyak fitur unggul.
Adapun fitur-fitur ini, sangat tepat untuk memudahkan pihak HR hingga Finance dalam mengatur, merekap, hingga mengelola administrasi karyawan.
Untuk fitur absensi online-nya sendiri, software AqtiveHR juga memiliki teknologi Face Recognition, yang lebih canggih. Fitur unggul lainnya yakni mulai dari Payroll untuk membantu perhitungan gaji, tunjangan, bonus, dan lainnya, Reimbursement, Database Employee, hitung Pajak PPh 21, Broadcast Messages, dan masih banyak lagi.
Yuk beralih dari format absensi manual ke absensi online yang bisa permudah pekerjaan HRD di perusahaan kamu. Baik perusahaan skala kecil maupun besar, semua bisa menggunakan software dari AqtiveHR by Maserp ini!
Untuk penggunaan software sesuai kebutuhan perusahaan dan informasi selengkapnya tentang AqtiveHR, kamu bisa lakukan konsultasi terlebih dahulu dengan ahli kami, secara gratis!
