Ketahui Fungsi Surat Keterangan Kerja

Surat keterangan kerja adalah salah satu dokumen administrasi yang penting bagi karyawan dan perusahaan. Fungsi utama dari surat keterangan kerja adalah sebagai bukti tertulis yang menunjukkan bahwa orang yang bersangkutan sedang aktif atau pernah bekerja di instansi atau perusahaan terkait. Surat tersebut biasanya digunakan sebagai salah satu syarat untuk memenuhi administrasi untuk berbagai kepentingan.

Selain itu, surat ini juga penting bagi Human Resource (HR) untuk memudahkan penilaian saat proses rekrutmen karyawan baru. Dengan surat ini, Anda bisa lebih mudah meyakinkan rekruter ketika melamar pekerjaan baru. Surat tersebut dapat menjadi referensi bagi rekruter untuk mengetahui riwayat pekerjaanmu di perusahaan terdahulu. Surat ini dikeluarkan oleh bagian personalia yang memiliki wewenang atas untuk mengeluarkan tanda bukti kepegawaian dalam suatu perusahaan. Untuk mengetahui informasi lebih banyak mengenai surat keterangan kerja, simak penjelasan lengkapnya berikut ini!

Pengertian Surat Keterangan Kerja

Surat keterangan bekerja merupakan salah satu surat rekomendasi berisi informasi yang membuktikan bahwa orang yang bersangkutan sedang bekerja atau pernah bekerja dari sebuah perusahaan. Karyawan yang membutuhkan surat keterangan kerja dapat mengajukan permintaan dan tujuan pembuatannya ke bagian HR. Surat keterangan kerja dari perusahaan juga dapat menjelaskan informasi lain seperti kinerja karyawan, Isi surat tersebut umumnya menjelaskan informasi seperti posisi Anda ketika bekerja di perusahaan tersebut, tanggal karyawan mulai bekerja, informasi gaji, dan detail lainnya tergantung pada kebutuhan pemohon.  Surat keterangan ini dapat Anda manfaatkan untuk mendaftar pekerjaan di perusahaan lain atau untuk kepentingan lainnya.

Baca Juga: THR Adalah: Manfaat dan Cara Perhitungannya

Walaupum berisi tentang informasi mengenai pekerjaan, informasi yang dicantumkan di dalam surat tersebut tidak melanggar asas kerahasiaan perusahaan. Artinya, informasi yang diberikan di dalam surat keterangan kerja tersebu bukan informasi yang berhubungan dengan dokumen kerahasiaan perusahaan. Oleh sebab itu, yang memiliki wewenang untuk membuat dan mengeluarkan surat keterangan kerja adalah perusahaannya, bukan karyawan yang bersangkutan.

Fungsi Surat Keterangan Kerja

Selain sebagai bukti tertulis resmi yang menyatakan status pekerjaan seseorang, surat keterangan kerja juga memiliki beberapa fungsi lainnya. Berikut adalah beberapa fungsi surat keterangan kerja.

Melamar Ke Perusahaan Baru

Terdapat beberapa perusahaan yang meminta surat keterangan kerja sebagai dokumen pendukung saat melamar kerja. Surat tersebut menjadi bukti atau gambaran riwayat pekerjaanmu di perusahaan terdahulu.

Isi dari surat ini terdiri dari identitas, pencapaian yang diraih selama bekerja di perusahaan, posisi pekerjaan sebelumnya, dan dijelaskan bagaimana sikap mantan karyawan dalam berkontribusi di sebuah perusahaan. Surat keterangan kerja menjadi bahan pertimbangan bagi rekruter perusahaan dan memberikan informasi terkait pencapaian karir Anda.

Pencairan dana BPJS Ketenagakerjaan

BPJS Ketenagakerjaan menjadi salah satu fasilitas dari perusahaan yang dananya bisa dicairkan saat karyawan melakukan pengunduran diri.

Surat keterengan kerja ini adalah Salah satu persyaratan yang harus Anda penuhi ketika ingin mencairkan dana BPJS ketenagakerjaan. Dengan melampirkan surat keterangan kerja yang sudah di legalisir secara resmi dari perusahaan. Untuk mencairkan dana BPJS Ketenagakerjaan dibutuhkan surat keterangan kerja dari perusahaan lama, KTP, KK, kartu peserta, dan kartu klaim jaminan hari tua (JHT).

Selain itu walaupun Anda masih bekerja sebagai karyawan di perusahaan tersebut, dengan melampirkan surat keterangan kerja Anda bisa mencairkan 10-30 persen dana dari BPJS ketenagakerjaan yang Anda butuhkan.

Mengajukan pinjaman ke bank

Surat keterangan kerja yang masih aktif biasanya diperuntukkan sebagai persyaratan pendaftaran jaminan sosial, salah satunya yaitu untuk keperluan pinjaman bank. Misalnya, saat kamu mengajukan Kredit Kepemilikan Rumah (KPR), Kredit Kendaraan Bermotor (KKB), sampai Kredit Tanpa Agunan (KTA).

Surat keterangan aktif bekerja ini  tentu dibutuhkan untuk bukti bahwa Anda benar bekerja pada perusahaan tersebut dan diproyeksikan mampu membayar pinjaman. 

Pinjaman berupa kredit item tertentu membutuhkan bukti keterangan tertulis resmi bahwa Anda merupakan bagian dari perusahaan tempat kamu bekerja dengan posisi tertentu yang dirasa mampu untuk membayar tagihan pelunasan pinjaman dalam tempo yang disepakati. Biasanya, bank akan memintamu untuk melengkapi surat keterangan beserta informasi slip gaji sebagai bentuk persyaratan untuk pihak pomohon yang ingin mengajukan pinjaman.

• Dokumen Penunjang Saat Pembuatan Visa

Jika Anda hendak merencanakan perjalanan ke luar negeri terutama ke negara yang mensyaratkan visa, Anda akan membutuhkan surat keterangan kerja dari perusahaan. Dalam proses pengajuan visa ini, surat keterangan kerja diperlukan untuk memastikan pemohon memiliki pekerjaan yang mengikat di negara asal.

• Pengajuan Beasiswa

Surat keterangan kerja ini menjadi salah satu persyaratan untuk keperluan pengajuan beasiswa profesionalbaik progra, beasiswa yang diselenggarakan oleh pihak swasta atau pemerintah. Sama halnya seperti melamar ke perusahaan baru, pada surat keterangan kerja terdapat informasi mengenai kontribusi dan pengalaman karyawan tersebut untuk meyakinkan pihak penyedia beasiswa.

Membuat Rekening Baru di Bank

Surat keterangan kerja juga menjadi salah satu persyaratan jika Anda ingin membuat rekening baru di Bank, selain menyerahkan KTP surat keterangan aktif bekerja dari perusahaan akan diminta oleh pihak bank saat kamu membuka rekening baru.

Kapan Surat Keterangan Kerja Dari Perusahaan Bisa Dibuat?

Surat keterangan kerja dari perusahaan dapat karyawan ajukan kapan saja ke bagian HR, selama waktunya tidak melewati batas persyaratan dari pihak terkait. Untuk kebutuhan melamar pekerjaan baru, surat keterangan kerja dari perusahaan (paklaring) bisa dibuat setelah proses one month notice karyawan selesai. 

Terdapat batas minimal masa bekerja yang dibuat olth bagian HR untuk mendapatkkan surat keterangan kerja. Biasanya, perusahaan membuat surat keterangan kerja (paklaring) sebagai syarat administrasi melamar pekerjaan baru jika kamu sebagai karyawan telah bekerja minimal 6 bulan. Akan tetapi, setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda.

Komponen Penting Dalam Surat Keterangan Kerja

Berikut adalah komponen penting yang terdapat pada surat keterangan kerja:

• Kop surat dengan keterangan nama perusahaan, alamat, dan nomor telepon.
• Perihal surat.
• Isi surat dengan keterangan:
• Nama karyawan
• Jabatan karyawan
• Alamat karyawan
• Lama waktu bekerja, biasanya mencantumkan tanggal kerja dimulai sampai selesai.
• Pernyataan mengenai karyawan merupakan pekerja di perusahaan
• Penutup
• Tanda tangan pihak yang membuat surat dengan keterangan nama jelas.
• Cap perusahaan

Kesimpulan

Surat keterangan kerja dari perusahaan merupakan sebagai dokumen penting untuk memenuhi segala kebutuhan karyawan, baik untuk kepentingan melamar pekerjaan baru (paklaring), perbankan, wisata, sampai mencairkan dana jaminan hari tua.

Sebagaimana diketahui bahwa surat keterangan kerja merupakan salah satu tanggung jawab pekerjaan HR. Dalam pembuatan surat tersebut, HR harus memiliki data penilaian kinerja serta informasi lain terkait karyawan perusahaan. Misalnya data absensi, payroll, identitas karyawan, dan lain sebagainya. Terkadang, pencarian data dan dokumen-dokumen tersebut memakan waktu yang cukup lama jika tidak dikelola dengan baik. Akibatnya, pekerjaan HR lainnya akan terbengkalai serta lebih melelahkan.

Namun, dengan adanya software HRIS AqtiveHR dapat menjadi solusi untuk pekerjaan HR perusahan Anda. Dari mulai pengelolaan absensi karyawan, penghitungan payroll, pengajuan cuti dan permintaan lainnya, hingga pengawasan kinerja karyawan dapat Anda kelola dengan satu aplikasi saja. Maka, segera gunakan AqtiveHR, software HRIS terbaik yang memudahkan perusahaan meraih sukses.