Seiring dengan kemajuan teknologi yang semakin pesat di era digital secara tidak langsung mengubah sejumlah rutinitas sehari-hari. Sejak revolusi industri 4.0 digaungkan ke seluruh Indonesia, istilah absensi online juga ikut populer. Indonesia sebagai salah satu negara yang turut mendukung gerakan itu dan mulai terus membenahi diri untuk menyukseskan era industri 4.0. Penggunaan sistem absen online di beberapa perusahaan bertujuan untuk meningkatkan produktivitas karyawan.
Dulu, pencatatan absensi atau kehadiran karyawan dilakukan secara konvensional. Ketika teknologi perlahan diterapkan dalam dunia kerja, membuat beberapa perusahaan mulai beralih ke absensi online. Namun, Apa sebenarnya absensi online itu? Simak artikel berikut ini.
Table of Contents
Apa itu Absensi Online?
Absensi online adalah pencatatan kehadiran dengan sistem cloud yang terhubung dengan database secara realtime. Absensi online ini dapat dihubungkan secara real-time dengan database perusahaan yang membuat hasil pencatatannya jadi lebih akurat dan praktis. Sistem cloud ini akan menyimpan data absensi secara otomatis tanpa perlu melakukan rekapitulasi. Selain itu, data absensi yang telah masuk dapat diakses di mana pun dan kapan pun, dengan catatan kamu tetap terhubung dengan jaringan internet.
Dengan software berbasis cloud dalam memanajemen data absensi karyawan ini, absensi online dapat melakukan tracking pegawai berdasarkan lokasi (GPS) dan face recognition.
Baca Juga: 5 Aplikasi Absensi Karyawan
Perbedaan absensi online dengan Absensi Konvensional
Terdapat beberapa perbandingan antara absensi online dengan absensi konvensional, di antaranya sebagai berikut:
Proses Pencatatan Kehadiran
Perbedaan pertama terletak pada proses pencatatan kehadirannya, absensi konvensional seperti mesin fingerprint memanfaatkan sidik jari yang sebelumnya sudah didaftarkan. Karyawan akan diminta untuk menyerahkan dua sidik jari yang berbeda. Lalu dari segi keamanan, alat ini terjamin keamanannya karena sidik jari tiap orang berbeda-beda sehingga tidak akan mudah dimanipulasi oleh orang lain. Akan tetapi, proses scanning membutuhkan waktu yang lebih lama dan tak jarang juga menimbulkan antrean pada jam-jam sibuk.
Sementara pada penggunaan aplikasi absensi online, proses pencatatan kehadirannya tidak menggunakan sidik jari, tetapi menggunakan foto selfie. Foto tersebut nantinya akan digunakan oleh sistem untuk input data kehadiran dari karyawan. Dari segi keamanannya pun sangat terjaga karena karyawan diharuskan membuat akun terlebih dahulu sehingga akan sulit untuk disalahgunakan.
Sumber Energi
Absensi koonvensional seperti mesin fingerprint biasanya menggunakan listrik sebagai sumber energi untuk perangkatnya dan terkadang memanfaatkan baterai pada situasi tertentu. Tentunya yang akan menjadi kelemahan apabila terjadi pemadaman listrik pastinya perangkat akan berhenti bekerja meskipun masih bisa diantisipasi dengan pemakaian baterai.
Jenis Perangkat yang Digunakan
Dari segi jenis perangkatnya, absensi konvensional biasanya menggunakan alat khusus mesin scan untuk mendeteksi sidik jari karyawan sehingga perusahaan harus membeli alat tersebut. Sayangnya perangkat ini dapat membuat kemungkinan terjadinya antrean panjang saat mengisi presensi dan menjadikan kamu lebih sering melakukan kontak fisik dengan alat absen.
Berbeda dengan aplikasi absensi yang tidak butuh perangkat fisik. Perusahaan hanya perlu membeli aplikasi absensi yang sudah menyediakan fitur-fitur lengkap dalam membantu proses absensi hingga melakukan rekapitulasi gaji.
Kemudian dari sisi karyawannya pun sangat terbantu dengan adanya aplikasi absensi yang bisa diakses dari smartphone. Dengan demikian, karyawan dapat melakukan absensi secara mandiri dan menerima slip gaji secara online. Selain itu, aplikasi online dapat mendukung kebutuhan dan fleksibilitas remote working suatu perusahaan.
Lebih Hemat Biaya
Pada absensi konvensional cenderung rawan rusak karena seringnya pemakaian. Perusahaan tidak hanya mengeluarkan biaya di awal pembelian, tetapi juga terdapat tambahan biaya untuk melakukan pemeliharaan alat secara rutin. Brand atau merek mesin fingerprint juga turut mempengaruhi biaya yang perlu disiapkan.
Sedangkan untuk aplikasi absensi, jumlah biaya yang dikeluarkan perusahaan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Kebanyakan developer aplikasi absensi menerapkan sistem berlangganan bulanan dengan menawarkan paket yang beragam di dalamnya.
Pentingnya Absensi Online saat New Normal
Saat situasi new normal seperti sekarang ini mengakibatkan perusahaan sulit mengumpulkan data absensi karyawan, karena ada beberapa perusahaan yang masih menerapkan kehadiran karyawan untuk work from home. Namun, perusahaan akan sulit memantau jika perusahaan masih mencatat absensi karyawan secara manual atau masih menggunakan absensi konvensional apalagi ketika sedang WFH. Oleh karena itu, absensi online saat ini dibutuhkan berbagai Perusahaan dalam mendukung new normal.
Praktis
Ada banyak metode absensi yang digunakan oleh perusahaan, mulai dari absensi manual, hingga menggunakan mesin fingerprint. Namun kondisi sekarang ini tidak memungkinkan bagi karyawan untuk selalu absen menggunakan fingerprint untuk beberapa kondisi.
Oleh karena itu, absensi akan lebih praktis, mudah dipantau dan diatur jika menggunakan absensi online. Karyawan dan tim HR memiliki aplikasi yang sama tetapi dengan fitur yang berbeda yang sudah disesuaikan. Perusahaan akan lebih mudah dan cepat untuk memantau apakah karyawan bekerja atau tidak pada hari tersebut.
Real-time
Saat new normal, absensi online akan sangat memungkinkan karyawan mengisi absensi di mana saja dan kapan saja tanpa perlu khawatir absensi mereka tidak tercatat karena didukung dengan teknologi cloud, karyawan dapat absen asalkan tetap terhubung dengan koneksi internet.
Mengurangi Human Error
Pencatatan absensi secara manual akan cenderung membuat melakukan kesalahan. Beberapa kesalahan mungkin butuh keseriusan untuk ditangani. Penggunaan aplikasi absensi online tentunya akan mengurangi human error yang terjadi.
Update Data Absensi
Memperbarui data absensi karyawan secara manual merupakan tugas yang membutuhkan tenaga dan waktu bagi tim HR. Tetapi dengan menggunakan absensi online, tim HR akan dapat dengan mudah memperbarui dan menjaga data absensi karyawan karena data terpusat.
Easy to Use
Penggunaan absensi online yang sangat mudah, karyawan hanya perlu login selanjutnya clock-in maupun clock-out di aplikasi. Saat ini berbagai perusahaan di dunia memang menuju dunia digitalisasi. Pembelajaran penggunaan aplikasi baik itu bagi tim HR maupun karyawan memang seharusnya mulai dilakukan dari sekarang.
Kesimpulan
Nah, setelah mengetahui penjelasan terkait absen online, apakah kamu tertarik untuk menggunakan absensi online? Bagaimana tidak, dengan segala keefektifannya absensi online dapat menjadikan solusi bagi perusahaan yang menjadikan absen karyawan menjadi lebih mudah dibandingkan dengan absensi konvensional.
Absen online yang juga sering disebut sebagai absensi digital, terutama di era new normal seperti saat ini tentunya sangat memudahkan perusahaan dan karyawan dengan adanya imbauan work from home dari pemerintah atau kebijakan perusahaan yang tetap mengharuskan WFH.
Tidak ada hal yang sulit dalam penggunaan aplikasi absensi online, seperti pada aplikasi AqtiveHR, karyawan hanya perlu login selanjutnya hanya mengklik clock-in maupun clock-out untuk absen masuk dan absen pulang. Fitur unggulan lainnya yaitu yaitu rekam absensi dengan teknologi face recognition yang dilakukan via mobile dengan menggunakan radius lokasi.yang memudahkan validasi absensi. Dengan demikian, karyawan dapat dengan mudah melakukan segala kepentingan yang berhubungan dengan absensi dari mana saja tanpa harus datang ke kantor. Jadi tunggu apalagi? Dengan AqtiveHR semuanya dapat dilakukan dengan lebih teratur dan lebih cepat dari sebelumnya.
