Istilah Minutes of Meeting: Pahami Cara Membuatnya

Pada saat rapat atau seminar, biasanya ada orang yang bertugas sebagai notulensi, untuk mencatat semua hal-hal penting, yang biasa disebut juga sebagai minute of meeting (MoM). 

Apa Itu Minutes of Meeting?

Tidak hanya berisi catatan penting untuk kepentingan sang notulensi, minutes of meeting ini merupakan sebuah catatan tertulis yang berisi pesan-pesan secara rinci dan jelas, mengenai pembahasan suatu rapat, konferensi, atau seminar. 

Sederhananya, MoM adalah catatan yang berisikan poin-poin penting dari hasil rapat, yang selanjutnya akan dibagikan ke peserta rapat sebagai tujuan diadakan rapat.

Adapun poin-poin hasil rapat yang dimaksud biasanya berisi tema atau topik yang dibahas, ide, gagasan hingga strategi yang diusulkan peserta, pertanyaan, jawaban, solusi, hingga kesimpulan berupa garis besar yang diambil saat rapat.

Nantinya, hasil dari kesimpulan catatan berupa MoM yang buat oleh notulensi, akan dibagikan kepada semua peserta yang mengikuti. Tujuannya, agar semua peserta yang hadir bisa mengetahui dengan jelas isi rapat dan mengingat apa saja poin yang sudah dibahas.

Kesimpulannya, minutes of meeting adalah hasil catatan rapat, yang sangat bermanfaat bagi para anggota untuk mengingat isi pesan saat rapat dan hasil dari rapat itu sendiri. 

Baca Juga: Mind Mapping Adalah: Manfaat dan Langkah Menyusunnya

Fungsi Minute of Meeting di Perusahaan

• Dijadikan sebagai dokumen untuk laporan perusahaan 
• Dijadikan sebagai acuan yang sudah disepakati untuk peserta rapat 
• Sebagai laporan keuangan karena bisa dijadikan dasar untuk pengeluaran anggaran melakukan rapat. 
• Sebagai laporan untuk anggaran konsumsi atau transportasi
• Menjadi dokumen bukti, jika ada peserta yang tidak melaksanakan hal-hal yang sudah disepakati di dalam rapat tersebut. 

Jenis-Jenis Minute of Meeting

Untuk jenis dari MoM sendiri dibagi menjadi dua, yakni sebagai berikut:

Minutes of Meeting untuk Rapat Formal

Jenis yang pertama adalah minutes of meeting untuk rapat formal. Seperti namanya, rapat dilaksanakan dengan perencanaan yang sudah dirangkai terlebih dahulu, dan ketentuan yang berlaku. Seperti memiliki jadwal yang jelas, dilaksanakan di ruangan khusus, peserta yang hadir juga diundang secara resmi. 

Dari jenis rapatnya saja sudah formal, maka MoMnya dibuat dengan format khusus, bahasa yang baku, jelas, dan rapi. Sehingga, ketika rapat telah usai, maka minutes of meeting yang sudah dibuat, bisa langsung diberikan ke para peserta undangan rapat. 

Jika di dalam perusahaan, jenis rapat ini biasanya seperti rapat yang mengundang petinggi-petinggi, seperti CEO, founder, investor, manajer, dan lainnya, untuk keperluan kerjasama, investasi dan lain-lain. 

Minutes of Meeting untuk Rapat Informal

Untuk jenis yang kedua adalah MoM untuk rapat informal. Adapun rapat informal adalah rapat yang diadakan tanpa perencanaan atau terprogram dan bukan berdasarkan sebuah perencanaan yang formal.

Peserta yang hadir pun biasanya diundang melalui grup atau broadcast email, dan tidak begitu resmi. Hanya saja tetap menyertakan jadwal, lokasi, dan tema rapat. 

Dari jenis rapat yang tidak formal ini, minutes of meeting yang dibuat juga tidak harus serapi minutes of meeting di rapat formal. Adapun yang penting, semua poin tercatat, tulisan terbaca dengan jelas, hasil yang disampaikan jelas, oleh para peserta. 

Biasanya jenis rapat ini dilakukan dalam lingkungan organisasi divisi di perusahaan. Di mana pesertanya adalah hanya sebatas atasan dan bawahan. 

Panduan Membuat Minutes of Meeting

Sebelum Rapat

• Siapkan alat tulis seperti buku dan pulpen
• Alat tulis modern seperti laptop, gadget, tab 
• Alat perekam
• Mencari tahu dan eksplorasi mengenai topik yang ingin dibahas, agar kamu tidak bingung. 

Ketika Rapat Sedang Berlangsung

• Lakukan absensi kehadiran peserta saat rapat
• Mengenal peserta rapat
• Menulis nama peserta, pembicara dan lain-lain, beserta jabatannya di organisasi tersebut
• Mencatat siapa pembicaraan, siapa yang memberi ide, siapa yang memberikan solusi, siapa yang bertanya, siapa yang menjawab, 
• Mencatat dimulainya rapat dan berakhirnya rapat. 
• Yang paling penting, catat semua hal penting, secara jelas singkat padat. 

Setelah Rapat Selesai 

• Segera pindahkan catatan ke format yang lebih rapi
• Jika ada pertanyaan yang masih belum jelas, notulen atau yang membuat MoM, bisa tanyakan ke peserta rapat.
• Sebutkan dan jelaskan pelaksanaan rapat (nama perusahaan/departemen/divisi, organisasi, jabatan, peserta rapat, jenis rapat, tema/topik, dan tujuan rapat itu sendiri) 
• Menyerahkan hasil rapat ke orang yang bertanggung jawab (misalnya yang membuat pelaksanaan rapat/manajer), lalu setelah dicek, hasil rapat bisa disebarkan ke peserta rapat lainnya. 

Cara Membuat Minutes of Meeting

1. Siapkan Format MoM: Buat format yang di dalamnya tercatat apa yang harus dicatat, seperti nama peserta, jabatan, jadwal, lokasi, tema, tujuan, hingga hasil, agar tidak lupa atau terlewat. 
2. Ketahui Tema/Topik Rapat: Sebelum dimulai, pastikan kamu yang membuat MoM harus mengetahui apa tema atau topik yang akan dibahas. Setidaknya baca materinya, kaitkan materi yang berhubungan, dan lainnya. 
3. Membuat Undangan Rapat dan Sebar: Buat undangan rapat sesuai jenis rapatnya. Setelah dibuat, sebar undangan ke peserta yang diundang (biasanya yang memiliki jabatan khusus atau terlibat dengan tema yang akan dibahas, setidaknya H-1 minggu. 
4. Menentukan Durasi Rapat: Cantumkan jadwal serta durasi rapat yang akan berjalan. Misalnya 30 menit, 1 jam, atau 2 jam. Agar peserta bisa mempersiapkan waktu mereka. 
5. Mencatat Poin-poin Penting: Siapapun yang berbicara, jika pesannya penting, misal berupa ide, solusi, dan lainnya, segera dicatat. Jika perlu hindari catatan yang berisi opini notulen.  
6. Merekam Pelaksanaan Rapat (Suara): Perekam suara bisa membantu notulensi membuat MoM, untuk menghindari pesan atau poin yang terlewat atau tidak tercatat. 
7. Membacakan MoM Ketika Rapat Selesai: Bacakan ulang MoM yang sudah dicatat di depan para peserta, agar mereka tahu apa saja yang mereka bahas di rapat tadi. 
8. Salin MoM ke Format yang Lebih Rapi: Jika hasil MoM masih berantakan karena kecepatan saat mencatat, kamu bisa pindahkan catatan ke format yang lebih jelas, misalnya ke bentuk power point. 

Contoh Minutes of Meeting

Kesimpulan

Di dalam sebuah organisasi atau perusahaan, kegiatan rapat atau meeting pasti menjadi sebuah kegiatan yang akan sering dilakukan. Salah satunya meeting yang membahas tentang manajemen perusahaan beserta karyawan-karyawan di dalamnya. 

Seperti bagaimana kinerja karyawan masing-masing divisi, merekap penilaian hasil kerja untuk keputusan penentuan jabatan, peralihan posisi dan lain-lain. Di sini diperlukan juga catatan-catatan kinerja karyawan, hasil absensi kehadiran setiap karyawan sebagai bukti saat rapat. 

Nah, disinilah tim HRD yang bisa memberikan catatan-catatan hasil kinerja untuk memenuhi pembuatan minutes of Meeting pada rapat tersebut. Agar lebih mudah tim HRD merekap catatan masing-masing karyawan adalah dengan menggunakan software HR seperti AqtiveHR by MASERP.

Dengan AqtiveHR, HRD bisa lebih cepat dan mudah dalam mengelola karyawan, mengurus administrasi, hingga performa karyawan.

Bahkan HRD juga jadi bisa lebih mudah untuk memantau dan dari pihak karyawan sendiri, juga bisa membantu meningkatkan produktivitas kerja, dengan fitur-fitur yang dimiliki AqtiveHR.

Pasalnya, software AqtiveHR by Maserp juga didukung fitur canggih seperti Absensi Kehadiran dengan teknologi face recognition, sehingga bisa dilakukan pemantauan secara real-time dan pastinya akurat. 

Tidak hanya itu, AqtiveHR juga memiliki fitur Payroll untuk membantu pihak HRD untuk menghitung penggajian, tunjangan, hingga insentif sesuai dengan catatan kinerja yang dihasilkan setiap karyawan.

Yuk, coba gunakan software HR dari AqtiveHR by MASERP agar perusahaan kamu bisa lebih cepat dalam melakukan rekap data karyawan. Bila perlu dikonsultasikan terlebih dahulu, agar kamu bisa mengetahui fitur apa saja yang perusahaan kamu butuhkan dengan ahli kami, gratis!