Setiap perusahaan tentu memiliki karyawan atau pegawai dengan hak dan kewajiban yang menyertainya. Hal tersebut merupakan bagian dari kepegawaian di mana berhubungan dengan hak, kewajiban, kedudukan dan pembinaan terhadap pegawai. Dengan demikian, agar hak dan kewajiban pegawai dapat terlaksana sebagaimana mestinya tentu dibutuhkan regulasi yang tepat salah satunya melalui administrasi kepegawaian. Dengan adanya administrasi kepegawaian adalah perusahaan akan jauh lebih mudah mengontrol hal-hal yang berkaitan dengan pegawai perusahaan.
Namun, apakah yang dimaksud dengan administrasi kepegawaian itu sendiri? Dan apa saja tanggung jawabnya? Yuk, simak jawabannya melalui penjelasan artikel kepegawaian di bawah ini.
Table of Contents
Pengertian Administrasi Kepegawaian
Kepegawaian adalah seluruh bentuk kegiatan atau aktivitas yang berhubungan dengan manajemen pegawai atau penggunaan pegawai perusahaan atau organisasi dalam mencapai suatu tujuan tertentu. Dalam hal ini, administrasi kepegawaian ada dalam suatu perusahaan, bisnis maupun organisasi sudah barang tentu bertujuan untuk mencapai tujuan dari perusahaan tersebut melalui sumber daya manusia atau pegawainya.
Selain itu, peran lain dari administrasi kepegawaian adalah berkaitan dengan beban kerja tiap karyawan yang harus disesuaikan dengan peran masing-masing serta kebutuhan perusahaan. Oleh karena itu, beban kerja yang tidak sedikit itulah yang harus dibagi secara rata untuk seluruh pegawai yang sesuai dengan kapasitas dan kapabilitasnya masing-masing. Dengan demikian, pegawai dalam suatu perusahaan tidak ada yang overload atau memiliki kelebihan beban kerja, pun tidak ada karyawan yang menganggur atau sedikit beban kerja.
Baca Juga: Pegawai Swasta: Ketahui Hak & Kewajiban hingga Contoh
Fungsi Administrasi Kepegawaian
Secara umum, administrasi Kepegawaian memiliki dua fungsi, yaitu fungsi secara manajerial dan fungsi operatif atau teknis. Berikut penjelasan kedua fungsi tersebut secara lebih lanjut.
Fungsi Manajerial
Seperti namanya, fungsi manajerial berarti fungsi yang berhubungan dengan seluruh pekerjaan yang berorientasi pada pengelolaan atau hal-hal yang tidak teknis seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian pegawai.
Dalam hal ini, perencanaan termasuk fungsi manajerial sebab berfokus pada pengelolaan pegawai yang meliputi penentuan kebutuhan pegawai dan antisipasi perubahan-perubahan yang terjadi yang terkait dengan kebutuhan pegawai. Hal ini juga dapat termasuk perencanaan untuk mengisi kursi dari posisi yang akan kosong.
Sementara itu, pengorganisasian dapat meliputi pembagian tugas dan wewenang yang biasanya ditunjukan melalui hirarki dari suatu struktur organisasi. Pengarahan pegawai lebih ke arah peningkatan kinerja karyawan seperti pemberian reward. Terakhir, pengendalian pegawai dapat berupa pengukuran dan penilaian kinerja pegawai melalui pengawasan atau monitoring.
Fungsi Operatif atau Teknis
Fungsi operatif atau fungsi teknis adalah fungsi yang berkaitan dengan seluruh kegiatan yang dilakukan secara fisik dan lebih bersifat teknis seperti pengadaan, pengembangan, kompensasi, integrasi, dan pensiunan pegawai.
Untuk pengadaan pegawai meliputi proses rekrutmen pegawai dan proses seleksi, sedangkan pengembangan pegawai dapat berupa pengembangan kemampuan atau skill dari karyawan melalui training, seminar, dan lain sebagainya. Untuk kompensasi pegawai itu sendiri, terkait hal teknis mengenai kompensasi yang akan didapatkan pegawai sesuai syarat dan ketentuan yang berlaku.
Sementara itu, integrasi dapat meliputi kegiatan, program atau aktivitas lain yang dinilai dapat menciptakan integrasi antar pegawai agar dapat bekerja secara efektif dan kooperatif sehingga dapat menciptakan loyalitas pegawai terhadap perusahaan. Fungsi operatif administrasi kepegawaian juga dapat mengurus berbagai bentuk balas jasa seperti tunjangan hari tua pegawai.
Tujuan Administrasi Kepegawaian
Adanya administrasi kepegawaian bertujuan untuk mengatur atau mengelola terkait hal-hal berhubungan dengan kepegawaian seperti penyesuaian beban kerja tiap pegawai suatu perusahaan. Selain itu, tujuan lain dari administrasi kepegawaian adalah untuk menyeimbangkan kuantitas atau jumlah pegawai dengan kebutuhan perusahaan. Dengan demikian, penyesuaian beban kerja dengan jumlah pegawai dapat dilakukan.
Penyesuain beban kerja tersebut dilakukan untuk memastikan kapasitas pekerjaan dari setiap pegawai yang disesuaikan dengan kemampuannya. Pada akhirnya, produktivitas pegawai dapat meningkat dan pengerjaan pekerjaan yang dibebankan pada pegawai dapat sesuai brief dan tepat waktu sehingga tujuan maupun target perusahaan dapat tercapai.
Ruang Lingkup Sistem Administrasi Kepegawaian
Ruang lingkup sistem kepegawaian tentunya akan mencakup pada kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia perusahaan.
Pengadaan Pegawai
Kepegawaian memiliki ruang lingkup pada pengadaan pegawai di mana melakukan serangkaian proses rekrutmen pegawai yang dibutuhkan oleh perusahaan. Rekrutmen tersebut tentu akan dilakukan setelah mempertimbangkan kebutuhan dari perusahaan dengan kesesuaian posisi dan tugas.
Perencanaan dan Pengorganisasian Pegawai
Perencanaan dan pengorganisasian juga dapat mencakup ruang lingkup administrasi kepegawaian yang meliputi penjabaran atau deskripsi cakupan tanggung jawab serta hak dan kewajiban dari karyawan itu sendiri. Selain itu, perencanaan termasuk juga dalam menentukan kebutuhan pegawai dan perubahan-perubahan yang mungkin dapat terjadi.
Pengembangan Pegawai
Pengembangan pegawai merupakan ruang lingkup administrasi kepegawaian dengan mengadakan kegiatan yang berkaitan dengan peningkatan skill pegawai melalui pelatihan dasar, training, seminar, workshop dan lain sebagainya.
Pengarahan dan Pengendalian
Sementara itu, pengarahan dan pengendalian terhadap pegawai dapat berupa memantau atau monitoring kinerja pegawai dan memberikan pengarahan agar pegawai tetap on track. Hal ini bertujuan agar dapat mencapai target atau tujuan perusahaan yang telah ditetapkan.
Jaminan Kesejahteraan Pegawai
Kesejahteraan pegawai juga termasuk ke dalam ruang lingkup dari sistem administrasi mulai dari menciptakan lingkungan kerja yang baik, hingga memberikan kompensasi hingga jaminan di hari tua.
Kesimpulan
Kepegawaian merupakan seluruh hal yang berkaitan dengan pegawai berupa hak, kewajiban, kedudukan, kesejahteraan, dan pembinaan terhadap pegawai. Semua hak dan kewajiban pegawai inilah yang kemudian diberikan oleh staf perusahaan yang berwenang dalam administrasi kepegawaian perusahaan.
Dengan demikian, setiap karyawan memperoleh hak dan kewajibannya sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Selain itu, kesejahteraan pegawai juga dapat terpenuhi secara maksimal dengan adanya administrasi kepegawaian yang baik.
Namun, untuk mempermudah administrasi kepegawaian dan meminimalisir adanya human error, perusahaan dapat memanfaatkan teknologi sebagai pilihan solusi yang paling efektif. Manajemen perusahaan dapat menggunakan perangkat lunak bernama AqtiveHR yang ditujukan untuk membantu manajemen HR yang notabene memiliki wewenang terkait administrasi kepegawaian.
AqtiveHR merupakan aplikasi HR yang telah dilengkapi dengan sistem Human Resource Information System (HRIS) dan Employee Self-Service (ESS), sehingga dapat membantu job desk manajemen HR dan memudahkan karyawan mengakses kebutuhan administrasi.
AqtiveHR juga menyediakan berbagai fitur menarik dan unggulan yang disesuaikan dengan kebutuhan dasar perusahaan seperti absensi online menggunakan pengenalan wajah dan radius lokasi, pengajuan izin/cuti, broadcast message per divisi atau untuk seluruh staf perusahaan, dan fitur penggajian otomatis yang dapat disinkronisasi dengan mudah dan sudah terintegrasi dengan yang lain.
Semua fitur tersebut cocok digunakan untuk membantu mengelola perusahaan secara efektif dan efisien. Yuk, gunakan AqtiveHR untuk membantu mengelola sumber daya perusahaan dan administrasi kepegawaian agar jauh lebih efektif.
