Untuk menunjang aktivitas pengolahan data berupa dokumen-dokumen di dalam organisasi atau perusahaan, biasa digunakan sebuah sistem untuk pengelolaan dokumen atau document management system.
Dengan DMS atau document management system, semua kebutuhan terkait dokumen tersedia dalam bentuk elektronik. Sehingga document management system bisa lebih terintegrasi dan mudah diakses dengan cepat.
Table of Contents
Apa Itu Document Management System
Document management system merupakan sebuah software aplikasi yang diciptakan untuk memudahkan kegiatan mengorganisir, mengamankan, menangkap, mendigitalisasi, menandai, menyetujui, hingga menyelesaikan tugas pada file-file bisnis di perusahaan kamu pada dokumen elektronik suatu organisasi.
Baca Juga: Aplikasi Absensi Android, Kenali Manfaat dan Keunggulannya!
Manfaat Document Management System
Jika kamu menerapkan sistem manajemen dokumen ini di perusahaan, maka kamu akan merasakan beberapa manfaatnya, sebagai berikut:
- Kemudahan: Manfaat yang pertama dari document management system adalah tentu kemudahan, terutama dalam melakukan pengelolaan dokumen, yang memang secara khusus dirancang untuk kebutuhan bisnis dan organisasi di perusahaan kamu.
- Menghemat waktu: Manfaat yang kedua adalah menghemat waktu dan mempercepat pekerjaan. Dimana setiap detik waktu yang berjalan adalah uang, jadi jangan sampai karyawan tidak memanfaatkan DMS ini agar pekerjaan bisa dikerjakan lebih produktif, dan juga akan berdampak pada performa perusahaan.
- Meminimalisir resiko: Bekerja dengan aman dan tenang karena dibantu oleh sebuah teknologi yakni software document management system, adalah sebuah kenikmatan. Karena, software tersebut juga bisa membantu minimalisir lewat sistem keamanan yang canggih.
Komponen Penting dalam Document Management System
Jika dilihat secara garis besar document management system memiliki komponen-komponen penting yang meliputi penangkapan dokumen, penyimpanan, metadata, versioning, keamanan, pengindeksan, dan penarikan dokumen. Berikut keterangannya:
Metadata
Komponen document management system yang pertama adalah metadata dokumen, karena setiap dokumen umumnya akan disimpan bersama dengan metadata-nya. Hal tersebut dilakukan akan dokumen memiliki kualifikasi khusus dan lebih mudah untuk dicari.
Misalnya dokumen yang buat akan disimpan, maka kamu juga akan menginput tanggal dan waktu penyimpanan, nama personel yang menyimpan dokumen, dan format dokumen. Sebenarnya sistem ini bisa secara otomatis menyimpan dengan metadatanya sendiri, tapi pengguna juga bisa atur sendiri informasi yang dibutuhkan.
Penangkapan Dokumen (Capturing)
Komponen document management system yang kedua adalah penangkapan dokumen (capturing) atau biasa disebut scanning. Jadi, maksudnya adalah komponen ini merupakan proses pemindahan dokumen fisik, ke dalam format elektronik dengan cara scanning.
Adapun, beberapa sistem juga ada yang menggunakan software OCR (optical character recognition) untuk melakukan proses tersebut. Bahkan, proses capturing tersebut juga bisa dilakukan penerimaan dokumen dalam format elektronik maupun file digital lainnya ke dalam sistem.
Pengindeksan
Komponen berikutnya adalah pengindeksan, yang memudahkan dan membantu penggunaan sistem dalam melacak dokumen elektronik yang disimpan di dalam sistem. Adapun proses ini bisa dilacak sesuai dengan klasifikasi yang spesifik untuk setiap dokumen berdasarkan indeks-indeks kata atau metadata yang diambil dari isi masing-masing dokumen.
Penyimpanan Dokumen
Pada komponen penyimpanan dokumen ini berkaitan dengan bagaimana dokumen yang telah disimpan di dalam tempat penyimpanan pusat, agar bisa ditarik kembali nantinya.
Tidak hanya itu, dalam komponen ini juga mencakup di mana saja lokasi-lokasi spesifik setiap dokumen akan disimpan di dalam sistem, lalu informasi durasi penyimpanan, migrasi dokumen hingga penghancuran dokumen kelak.
Penarikan Dokumen
Selanjutnya penarikan dokumen (retrieval) yang merupakan elemen kunci dalam sistem manajemen dokumen. Komponen ini berkaitan dengan proses bagaimana dokumen yang telah disimpan di penyimpanan pusat akan ditarik.
Adapun, dalam proses penarikan dokumennya terbilang kompleks, mengapa? Karena, proses akan mengatur juga terkait akses dan izin ke masing-masing dokumen.
Versioning
Versioning merupakan proses sebuah dokumen yang dimasukkan atau dikeluarkan dari sistem, yang memungkinkan pengguna document management system ini untuk mengakses dokumen versi terkini atau versi sebelumnya.
Pencarian
Sederhana saja, komponen pencarian dalam sistem ini adalah proses pencarian dan menemukan dokumen atau bahkan folder oleh pengguna, menggunakan atribusi (tag/mendata) atau pencarian teks penuh.
Pembagian atau Distribusi
Dalam sistem management system yang efisien, proses pembagian atau distribusi ini bisa berupa sebagian dokumen, folder, atau bahkan seluruh akun, bisa diatur agar dapat dilakukan oleh personil yang berwenang. Bahkan, di sistem ini juga pengguna bisa memberikan izin untuk melihat dokumen (“View”) atau mengedit (“Edit”) bagi pengguna dengan izin untuk mengedit metadata.
Keamanan Dokumen
Terakhir, ada komponen keamanan dokumen dalam document management system yang tidak boleh diabaikan. Pasalnya, di dalam dunia teknologi juga tak lupus diiringi dengan kecanggihan ancaman keamanan, seperti crypto-ransomware.
Sehingga, perusahaan akan lebih baik menyimpan dokumen di tempat penyimpanan pusat, karena kegiatan penyimpanan dokumen apalagi dokumen penting di tempat aman adalah kewajiban.
Kesimpulan
Sederhananya, jangan sampai salah langkah dalam proses mengelola dokumen di sebuah perusahaan. Document management system ini setidaknya bisa membantu dalam urusan pengelolaan dokumen agar dokumen dan file-file lain bisa di simpan, ditemukan, ditandai, dengan prosedur yang aman, mudah, dan prosesnya cepat.
Setidaknya, setiap perusahaan sepertinya akan butuh sistem ini untuk memudahkan proses kerja karyawan dalam mengelola dokumen. Seperti HRD yang butuh sistem pengelolaan karyawan yang juga bisa memudahkan, dan mempercepat pekerjaan mereka.
Sistem pengelolaan karyawan yang digunakan HRD biasanya berupa software atau aplikasi seperti AqtiveHR by MASERP. Mulai dari pendataan karyawan, melihat absensi kehadiran, melakukan perhitungan gaji, pajak hingga tunjangan bisa dilakukan dengan mudah.
Tidak hanya itu, AqtiveHR juga memiliki banyak fitur-fitur unggul untuk membantu HR mengelola data-data karyawan.
Fitur tersebut, mulai dari Absensi Kehadiran dengan teknologi Face Recognition, Payroll untuk membantu perhitungan gaji, tunjangan, bonus, dan lainnya, Reimbursement, Database Employee, hitung Pajak PPh21, Broadcast Messages, dan masih banyak lagi.
Dengan adanya fitur-fitur canggih yang dimiliki AqtiveHR, tentunya akan memudahkan proses rekap data, untuk melakukan analisis hingga evaluasi perusahaan dengan ringkas dan cepat.
Jadi, apakah perusahaan kamu sudah menerapkan sistem teknologi HRIS? Baik perusahaan skala kecil maupun besar, semua bisa menggunakan software dari AqtiveHR ini.
Untuk penggunaan software sesuai kebutuhan perusahaan, kamu bisa lakukan konsultasi terlebih dahulu dengan ahli kami, secara gratis!
