Saat ini, teknologi semakin berpengaruh sejalan dengan informasi yang kian masif. Hal ini membuat banyak pihak mulai memanfaatkan perkembangan dan kecanggihan teknologi untuk memudahkan aktivitas dan kebutuhan sehari-hari. Kehadiran teknologi juga kerap dimanfaatkan oleh badan usaha atau perusahaan yang memiliki SDM cukup banyak sehingga membutuhkan perangkat teknologi yang dapat mengelola kebutuhan tersebut maka dari itu kita perlu memilih vendor HRIS yang tepat.
Dengan demikian, kini banyak perusahaan yang mulai sadar untuk memanfaatkan vendor-vendor yang dapat membantu menyediakan produk yang dapat membantu perusahaan. Salah satu vendor yang cukup krusial dibutuhkan adalah vendor HRIS (Human Resource Information System) yang membantu mengelola SDM perusahaan agar maksimal secara efektif dan efisien.
Melalui vendor HRIS ini, nantinya perusahaan dapat meningkatkan sistem yang berkualitas yang sesuai dengan tantangan zaman yang kian beragam. Perusahaan dapat memperoleh berbagai kemudahan lantaran menggunakan vendor ini yang membantu menangani kondisi internal perusahaan di bagian SDM, yaitu bidang Human Resource.
Vendor tersebut ini nantinya dapat membantu mengelola kebutuhan SDM perusahaan dan menutup akses dari kecurangan yang dapat dilakukan oleh karyawan. Selain itu, adanya vendor ini yang dapat digunakan oleh perusahaan tentu akan menciptakan ekosistem perusahaan yang lebih praktis.
Namun, sebelum menggunakan vendor untuk perusahaan. Ada baiknya untuk mengenali tips-tips dalam memilih vendor HRIS yang cocok untuk perusahaan. Hal ini lantaran tiap vendor tentu memiliki spesifikasi dan fitur yang tentu sedikit berbeda. Dengan demikian, perusahaan perlu mengetahui tips-tips berikut sebelum memutuskan menggunakan vendor tersebut.
Table of Contents
Tips dalam Memilih Vendor HRIS
Sebelum perusahaan menggunakan vendor HRIS untuk membantu mengelola SDM, tentu riset vendor sangat perlu dilakukan. Sebab, perusahaan harus menyesuaikan dengan beberapa hal dalam perusahaan dan keunggulan apa yang dimiliki oleh vendor tersebut.
Tentukan terlebih dahulu spesifikasi yang perusahaan butuhkan
Perusahaan yang berniat menggunakan vendor HRIS untuk membantu pekerjaan manajemen HR terkait pengelolaan SDM tentu terlebih dahulu mengetahui spesifikasi yang dibutuhkan dari vendor tersebut. Hal ini dimaksudkan agar perusahaan dapat memperoleh vendor yang cocok dengan kebutuhan. Sebagai contoh, perusahaan sedang membutuhkan vendor yang akan membantu dalam menyediakan aspek-aspek khusus dalam perusahaan seperti absensi, payroll dan sebagainya. Sehingga perusahaan dapat membuat daftar vendor HRIS yang sekiranya cocok untuk membantu perusahaan dalam mengerjakan aspek-aspek khusus tersebut.
Perhatikan keamanan dan keakuratan data
Sudah barang tentu menggunakan vendor dimaksudkan agar keamanan dan keakuratan data lebih terjamin dibanding dengan penginputan data manual atau konvensional. Namun, perusahaan tentu harus memastikan vendor yang akan digunakan dapat menjamin semua data karyawan perusahaan yang terbilang sensitif. Data-data karyawan tersebut mulai dari nama, tanggal lahir, alamat, nomor identitas, nomor telepon, gaji dan informasi sensitif lainnya. Oleh karena itu, pastikan perusahaan memastikan keamanan data apabila vendor HRIS menggunakan cloud sebagai penyimpanan datanya.
Selain itu, salah satu hal yang harus dipertimbangkan ketika memilih menggunakan HRIS adalah keakuratan dari data yang tersaji dalam sistem vendor tersebut. Hal ini lantaran perusahaan akan selalu memasukkan data ke dalam software HRIS sehingga perusahaan perlu memastikan efek dominonya, seperti ada pekerjaan yang salah sebab data yang tersimpan dalam sistem vendor tidak akurat. Oleh karena itu, keakuratan data menjadi poin krusial agar tidak mempengaruhi pengelolaan SDM perusahaan nantinya.
Pastikan untuk melibatkan karyawan
HRIS yang cocok untuk perusahaan adalah vendor yang sesuai dengan kebutuhan karyawan perusahaan. Dengan demikian, perusahaan perlu melibatkan karyawan dalam memilih vendor HRIS yang nantinya digunakan oleh perusahaan. Salah satu fitur yang terdapat dalam vendor ini adalah absensi dan update informasi karyawan. Dengan demikian, perusahaan dapat melibatkan beberapa karyawan sebagai sampel untuk memilih vendor yang sesuai dengan membiarkan karyawan untuk mencoba beberapa sistem.
Melakukan uji coba vendor HRIS
Uji coba sistem HRIS dalam perusahaan sangat perlu dilakukan agar dapat mengetahui apakah sistem tersebut berjalan dengan baik atau tidak. Selain itu, perusahaan dapat mengecek keakuratan data yang tersimpan dalam cloud software HRIS tersebut. Namun, banyak perusahaan yang tidak melakukan uji coba lantaran menganggap teknologi yang diciptakan oleh vendor berteknologi terbaik dan sempurna sehingga tidak perlu lagi untuk dilakukan pengetesan sistem HRIS.
Setelah perusahaan mengenali tips sebelum memilih vendor. Lantas, apa langkah selanjutnya yang akan dilakukan perusahaan?
Proses Penerapan HRIS dan Evaluasi Vendor HRIS
Perusahaan yang telah menentukan pilihan vendor HRIS yang cocok untuk kebutuhan perusahaan perlu melakukan beberapa tahapan di bawah ini.
Instal Software HRIS
Tahapan pertama yang dilakukan tentu ialah penginstalan software HRIS yang akan digunakan oleh karyawan perusahaan. Sehingga perusahaan akan melibatkan divisi IT dalam proses ini yang kemudian berkoordinasi dengan pihak penyedia vendor. Biasanya proses ini akan memakan waktu 2-3 hari.
Konversi Data
Setelah software HRIS terpasang, tentu perlu dilakukan pengkonversian data dari sistem lama ke sistem HRIS yang baru. Lamanya proses ini tentu tergantung volume data yang dikonversi dan cara yang dilakukan manajemen dalam mengonversi data tersebut.
Pengetesan dan Evaluasi Software HRIS
Setelah konversi data, lakukan pengetesan terhadap software HRIS yang akan dipakai dengan melibatkan beberapa orang terkait seperti manajemen HR, manajer dan karyawan sebelum dilakukan secara massal. Hal ini akan lebih memudahkan perusahaan dalam meminimalisir dampak yang terjadi apabila software HRIS tersebut tidak berjalan sebagaimana mestinya. Selain itu, lakukan evaluasi terkait sistem HRIS baru apakah sudah sesuai dengan yang dijanjikan oleh vendor atau belum. Dengan demikian, software HRIS ini dapat digunakan secara maksimal.
Training karyawan
Setelah proses pemasangan dan software HRIS tersebut dinilai sudah dapat digunakan oleh seluruh karyawan perusahaan, maka selanjutnya perusahaan mengadakan pelatihan karyawan untuk beradaptasi akan sistem HRIS yang baru dan fitur-fitur apa yang disediakan dan dapat diakses oleh karyawan. Dengan demikian, pengadaan sistem HRIS di perusahaan dapat dimanfaatkan dan bermanfaat secara maksimal.
Kesimpulan
Berbagai vendor HRIS tersebar di Indonesia dengan beragam keunggulan fiturnya masing-masing. Namun, setiap perusahaan tentu membutuhkan spesifikasi yang berbeda sehingga perlu memastikan untuk menggunakan vendor HRIS yang cocok dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan karyawan.
Oleh karena itu, perusahaan tentu perlu melakukan riset vendor HRIS di Indonesia yang menyediakan solusi untuk kebutuhan perusahaan. Salah satu vendor HRIS yang dapat digunakan oleh perusahaan adalah AqtiveHR.
AqtiveHR adalah software HRIS berupa aplikasi yang memiliki fitur-fitur unggulan untuk membantu perusahaan terutama manajemen HR dalam mengelola SDM perusahaan dengan baik. AqtiveHR menyediakan fitur yang dibutuhkan perusahaan mulai dari absensi online dengan menggunakan kecanggihan teknologi berupa pengenalan wajah dan radius lokasi, fitur pengajuan izin/cuti di mana karyawan akan langsung mendapatkan feedback pengajuan yang masuk dalam notifikasi aplikasi, fitur broadcast message per divisi atau seluruh staf hingga sistem penggajian otomatis yang telah tersinkronisasi.
Beragam manfaat dan kemudahan yang ditawarkan oleh AqtiveHR dalam satu aplikasi yang mudah dan aman. Oleh karena itu, yuk, gunakan AqtiveHR untuk membantu mengelola SDM perusahaan yang lebih baik.