Seiring bertumbuhnya perusahaan, Anda akan mulai sulit melacak keberadaan mereka selama jam kerja dan apa yang dilakukan karyawan. Padahal, kehadiran karyawan dan penggunaan waktu yang efisien berkaitan erat dengan produktivitas kerja? Oleh karena itu, pemilik bisnis atau HR Manager dapat meminta karyawan untuk mengisi timesheet karyawan setiap hari. Istilah timesheet tentunya sudah sering dijumpai khususnya bagi divisi HR. Timesheet karyawan ini digunakan untuk melakukan perhitungan jam kerja karyawan. Apa sih sebenarnya timesheet ini? Dan apa saja jenis serta manfaatnya dalam pengelolaan kinerja?
Yuk, simak penjelasannya di bawah ini! .
Table of Contents
Pengertian Timesheet Karyawan
Istilah “timesheet” atau “time-sheet” berasal dari kata dalam Bahasa Inggris yang artinya selembar kertas yang digunakan oleh seorang karyawan untuk merekam jumlah jam kerja karyawan yang bersangkutan.
Timesheet merupakan suatu dokumen ataupun file yang berisi jam kedatangan serta jam pulang karyawan. timesheet karyawan merujuk pada sesuatu perlengkapan yang bisa berupa raga ataupun virtual yang dipergunakan untuk menghitung jumlah jam kerja karyawan.
Dengan adanya timesheet karyawan akan sangat memudahkan perusahaan karena proses perhitungan sangat cepat dan akurat. Melalui informasi dari timesheet, perusahaan dapat mengetahui kapan seorang karyawan tiba ke kantor serta kapan jam mereka pulang. Timesheet ini digunakan untuk menghitung jumlah pendapatan karyawan.
Baca Juga: Strategi HRM, Apa Itu dan Bagaimana Penerapannya?
Jenis – Jenis Timesheet Karyawan
Terdapat beberapa contoh timesheet kerja yang umumnya digunakan perusahaan seperti timesheet kertas (punch card), timesheet excel atau spreadsheet, dan timesheet digital.Timesheet juga terbagi menjadi beberapa jenis tergantung dari segi bentuk dan fungsinya. Jenis-jenis timesheet karyawan tersebut antara lain sebagai berikut.
Jenis Timesheet Berdasarkan Bentuk
- Timesheet Kertas atau Hardcopy
Timesheet jenis ini adalah lembar kerja yang digunakan dalam bentuk kertas atau hardcopy. Sebelumnya, perusahaan melakukan penghitungan jam kerja karyawan secara manual dengan menggunakan dokumen kertas. Namun, jenis timesheet kertas ini penggunaannya sangat tidak efisien karena seringkali terjadi kendala dan kesalahan dalam penghitungannya. Selain itu, karena berbentuk lembaran kertas, risiko untuk rusak dan hilang lebih tinggi.
- Timesheet Digital atau Softcopy
Pesatnya perkembangan teknologi menyebabkan timesheet mengalami pembaharuan dari bentuk kertas ke dalam bentuk digital. Jenis ini membuat penghitungan jam kerja karyawan menjadi lebih cepat, serta resiko data hilang atau rusak juga sangat kecil. Data yang telah direkam dan dicatat kemudian disimpan pada perangkat komputer dan proses penghitungan jam kerja karyawan dilakukan secara otomatis.
Jenis timesheet berdasarkan fungsi
- Mingguan
Timesheet mingguan ini biasanya digunakan oleh perusahaan kecil dengan jangka waktu yang singkat atau karyawan dengan masa kontrak jangka pendek.
- Bulanan
Timesheet bulanan, digunakan pada perusahaan dengan lingkup yang lebih besar. Timesheet bulanan ini dapat membantu perusahaan dalam memantau kinerja karyawan lebih mudah karena volume data yang dapat disimpan jauh lebih banyak.
- Pekerja Shift
Pada jenis ini dibuat dengan membagi ke dalam 3 waktu masuk dan keluar sesuai dengan jadwal shift setiap pekerja. Selain itu, timesheet pekerja shift dibuat dengan pola setiap 2 minggu sekali.
- Per/project
Timesheet ini digunakan untuk suatu event atau acara-acara tertentu untuk menghitung waktu kerja para karyawan. Biasanya project yang dikerjakan berlangsung secara singkat.
Fungsi Timesheet Karyawan
Timesheet disini memiliki berbagai fungsi baik bagi karyawan maupun perusahaan. Beberapa fungsi dari timesheet adalah:
Time Management Karyawan
Fungsi ini adalah sebagai manajemen waktu bagi karyawan yang memiliki isu terkait dengan efektivitas kerja. Dengan menggunakan timesheet maka karyawan dan juga tim HR dapat melakukan monitoring terhadap efektivitas kerja karyawan setiap hari. Timesheet juga berfungsi sebagai pelacak waktu karyawan yang nantinya sebagai dasar perhitungan gaji. Pelacakan waktu terdiri dari jam keluar masuk karyawan, berapa lama karyawan mengambil cuti dan lembur.
Data dalam Proses Payroll Karyawan
Fungsi selanjutnya yaitu sebagai proses perhitungan gaji atau proses payroll. Gaji atau upah merupakan salah satu hak penting karyawan yang harus dipenuhi perusahaan. Perusahaan haruslah transparan dan memberikan gaji karyawan sesuai dengan perjanjian kerja yang telah disepakati bersama. Data pada lembar kerja karyawan disini dapat menunjukkan jumlah jam kerja karyawan atau jam lembur karyawan.
Mengenai Kinerja Karyawan
Timesheet karyawan dapat menunjukkan penilaian kinerja karyawan dari efektivitas kerjanya. Data timesheet juga dapat menjadi bahan pertimbangan manajer sebelum memberikan tugas tambahan kepada karyawan. Pertimbangan tersebut dapat menilai apakah beban kerja karyawan tersebut sudah sesuai.
Manfaat Timesheet Karyawan
Timesheet disini juga memiliki beberapa manfaat. Berikut adalah manfaat dari timesheet.
Proses Manajemen Waktu Lebih Optimal
Dengan adanya timesheet karyawan, jam kerja karyawan akan tercatat sangat jelas. Hal tersebut akan mempermudah tim HR dalam memantau apakah tiap karyawan bekerja sesuai dengan ketentuan waktu yang telah ditetapkan. Timesheet ini akan membantu untuk memperhitungkan apakah waktu kerja yang digunakan telah efisien atau belum.
Meningkatkan Transparansi Kerja
Dengan adanya time tracking melalui timesheet, secara otomatis perusahaan menjadi lebih transparan. Anda mulai memahami pola aktivitas yang dilakukan karyawan dan memungkinkan perusahaan untuk tetap berada di puncak proses kerja. Sedangkan karyawan menyadari bahwa mereka perlu melaporkan jam kerja dan berusaha seproduktif mungkin.
Menghemat Penggunaan Anggaran
Timesheet membantu perusahaan dalam melacak penggunaan anggaran dengan cara membandingkan jumlah waktu kerja karyawan dan output yang dihasilkan.
Jika menerapkan sistem proyek dengan bayaran per jam, dapat terlihat jelas di lembar kerja. Mengelola waktu kerja secara efektif agar pekerjaan dapat selesai lebih cepat dan hasil maksimal memungkinkan perusahaan menghemat penggunaan anggaran.
Meningkatkan Project Management
Timesheet juga membantu perusahaan dalam menganalisis keseluruhan proyek dan dikelola menuju bisnis yang lebih menguntungkan.
Misalnya, dengan menganalisis penggunaan waktu, Perusahaan akan mengetahui siapa yang memberikan impact terbaik dan siapa yang terlalu banyak mendapat beban kerja, sehingga kedepannya dapat lebih tepat menempatkan karyawan sesuai keterampilan dan berbagi tugas secara merata.
Kesimpulan
Salah satu tugas HR di perusahaan adalah mengawasi kinerja dan produktivitas karyawan, serta mengelola data kehadiran karyawan. Selain itu, HR juga perlu tahu kondisi karyawannya di lingkungan kerja. Oleh karena itu, AqtiveHR hadir sebagai aplikasi HRIS yang dilengkapi dengan fitur-fitur yang dapat memudahkan pekerjaan HR di perusahaan, termasuk mengawasi produktivitas dan data kehadiran karyawan.
Dengan menggunakan software HR seperti AqtiveHR dapat membantu perusahaan dalam mengelola data kehadiran karyawan. Fitur yang tersedia memungkinkan perusahaan untuk mengelola seluruh pekerjaan HR dari mulai data presensi, pengajuan cuti, approval cuti, hingga perhitungan payroll hanya menggunakan satu aplikasi saja.
Berkaitan dengan penghitungan jam kerja karyawan, AqtiveHR memiliki fitur rekam absensi dengan teknologi face recognition yang dilakukan via mobile dengan menggunakan radius lokasi yang memudahkan validasi absensi. Karyawan hanya perlu login selanjutnya hanya mengklik clock-in dan clock-out untuk absen masuk dan absen pulang. Jadi, tidak perlu lagi membuang kertas untuk mengelola data kehadiran karyawan secara manual.
Dengan adanya aplikasi AqtiveHR, pengelolaan data kehadiran dilakukan secara otomatis dan masih banyak fitur lengkap lainnya yang tentunya akan memberikan kemudahan tim HR. Maka, segera gunakan AqtiveHR, software HR terbaik yang memudahkan perusahaan meraih sukses.
