Penting! 5 Unsur KPI Karyawan

Kemajuan sebuah perusahaan ditentukan oleh orang-orang yang terlibat di dalamnya. Salah satu faktor penting yang menentukan yaitu kinerja dari karyawan itu sendiri. Dalam suatu manajemen, umumnya suatu perusahaan akan mengukur kinerja karyawan dengan suatu alat tertentu. Peran evaluasi memiliki fungsi penting dalam memastikan suatu rencana kerja perusahaan sehingga dapat terlaksana secara optimal. Rencana kerja Perusahaan yang baik pada akhirnya akan menjadi tujuan akhir perusahaan yang dapat terwujud dengan baik pula. Oleh karena itu, manajemen menggunakan salah satu alat bantu pengambilan keputusan untuk mengukur kinerja karyawan dan perusahaan secara keseluruhan melalui KPI karyawan atau Key Performance Indicator.

KPI memiliki peran untuk menjadi tolak ukur terhadap sistem manajemen kinerja, sudah berjalan sukses atau malah tidak mampu berjalan sesuai rencana. KPI dapat diukur dalam kurun waktu seperti harian, mingguan, hingga bulanan. Nah, bagi kamu yang penasaran tentang apa itu KPI, mari simak ulasan berikut ini.

Pengertian KPI

Key Performance Indicator KPI adalah dapat didefinisikan sebagai suatu ukuran yang memiliki sifat kuantitatif dan bertahap untuk perusahaan. Yang mana ukuran tersebut mengandung berbagai perspektif dan berdasarkan analisis data yang konkret, serta menjadi titik awal untuk menentukan tujuan sekaligus penyusunan terhadap strategi organisasi. 

Dalam arti yang paling luas, pengertian KPI (Key Performance Indicator) atau KPI dapat dipahami sebagai sebuah alat ukur yang digunakan untuk pengambilan keputusan dan membuat gambaran tentang efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya. Perusahaan sendiri biasanya menerapkan Key Performance Indicator untuk melakukan pengukuran mencapai tujuan visi strategi yang dimiliki.

Baca Juga: Mengenal Pentingnya NPWP bagi Karyawan

Jenis – Jenis KPI

Secara garis besar, KPI karyawan dapat dibedakan menjadi dua jenis yaitu KPI Financial dan KPI Non-Financial. Berikut ini adalah penjelasan dari dua jenis KPI tersebut, diantaranya yaitu

Key Performance Indicator Financial

Jenis yang pertama dari Key Performance Indicator adalah KPI Financial . KPI Financial adalah suatu indikator kinerja utama yang berkaitan dengan keuangan. 

Contoh KPI Finansial ini diantaranya adalah sebagai berikut :

• KPI Laba Kotor (Gross Profit), yaitu KPI yang mengukur jumlah uang yang tersisa dari pendapatan setelah dikurangi Harga Pokok Penjualan (HPP).
• KPI Laba Bersih (Net Profit), yaitu KPI yang mengukur jumlah uang yang tersisa dari pendapatan setelah dikurangi Harga Pokok Penjualan dan biaya-biaya bisnis lainnya seperti biaya bunga dan pajak.
• KPI Marjin Laba Kotor (Gross Profit Margin), yaitu KPI yang mengukur nilai persentase yang diperoleh dengan membagi Laba Kotor dengan Pendapatan.
• KPI Marjin Laba Bersih (Net Profit Margin), yaitu KPI yang mengukur nilai persentase yang diperoleh dengan membagi laba bersih berdasarkan pendapatannya.
• KPI Rasio Lancar (Current Ratio), yaitu KPI yang mengukur kinerja keuangan neraca likuiditas dengan membagikan aktiva lancar (current assets) dengan Kewajiban lancar (current liabilities).

Key Performance Indicator Non-Financial

KPI Non-Financial adalah KPI yang tidak secara langsung dapat mempengaruhi situasi keuangan suatu perusahaan. 

Contoh KPI Non-Finansial diantaranya seperti :

• Perputaran Tenaga Kerja (Manpower Turnover)
• Matriks Kepuasan Pelanggan (Customer Satisfaction metrics)
• Rasio Pelanggan Berulang terhadap Pelanggan Baru (Repeat Customer to New Customer Ratio)
• Pangsa Pasar (Market Share)

5 Unsur Penting KPI

Terdapat lima unsur penting yang harus diperhatikan dalam menentuskan key performance indicators (KPI):

• Input: Berfokus pada sumber daya yang diperlukan untuk mencapai target berapa banyak SDM yang dibutuhkan untuk mencapai target yang diinginkan perusahaan. Terbagi atas jumlah, jenis dan kualitas sumber daya.  
• Proses: aktivitas bisnis yang dibutuhkan untuk dapat dapat menghasilkan hasil yang diinginkan. Dalam hal ini perhatikan konsistensi, efisiensi, dan kualitas. 
• Output: hasil yang dihasilkan dan bisa diukur dari berapa besarnya pekerjaan yang sudah dilakukan dengan sumber daya yang ada. 
• Dampak: Fokus pada hasil kinerja atau impact yang diberikan dari usaha-usaha yang dilakukan, seperti awareness hingga pengingkatan volume penjualan. 
• Proyek: merupakan status dan progress dari proyek yang sedang dijalankan. 

Panduan Cara Membuat KPI untuk Karyawan

Berikut beberapa cara untuk membuat KPI karyawan, diantaranya:

Tentukan Tujuan Perusahaan

KPI (Key Performance Indicators) yang baik harus memiliki pandangan atau buat tujuan sesederhana mungkin dan langsung pada intinya.

Sebuah KPI yang baik harus relevan dengan visi atau tujuan dari perusahaannya. Sebab, jika KPI dari sebuah perusahaan yang tidak jelas dan tidak langsung pada intinya, maka akan berpotensi untuk membuang-buang sumber daya, termasuk waktu, uang, dan energi secara cuma – cuma

Lakukanlah evaluasi dari KPI yang sudah dibuat kepada atasan atau manajer Anda. Supaya dapat meminimalisir kesalahan-kesalahan yang memungkinkan merugikan perusahaan.

Kembangkan Pertanyaan

Cobalah buat pertanyaan – pertanyaan yang dapat memicu pikiran untuk lebih kreatif serta meningkatkan analytical thinking. Hindari membuat pertanyaan yang terlalu sederhana seperti iya ataupun tidak.

Kemudian, jawaban – jawaban tersebut dapat jadikan referensi untuk membuat KPI yang lebih bermanfaat dan sesuai dengan visi dan misi dari perusahaan.

Contoh pertanyaan yang dapat digunakan adalah:

• Apa output yang ingin Anda raih?
• Bagaimana cara Anda mengetahui, bahwa Anda sudah mencapai pada target?
• Bagaimana cara Anda menentukan sebuah proses? 

Melakukan Pengumpulan Data Lain yang Membantu

Kumpulkan data – data lain yang bisa memudahkan Anda dalam membuat KPI. Data – data yang dikumpulkan tersebut bisa seperti, tren, demografi, konversi, maupun analisa tentang kompetitor perusahaan

Perlu diingat bahwa setiap bisnis memiliki identitasnya masing-masing, sehingga tidak selalu KPI yang berhasil pada kompetitor, akan berhasil juga bila diterapkan dalam bisnis Anda. Tentukan sendiri pengukuran yang dapat menguntungkan perusahaan berdasarkan dari kekuatan, kelemahan, kesempatan, dan ancaman yang akan datang untuk perusahaan Anda.

Menentukan Seberapa Sering Anda Mengukur KPI Tersebut

Setiap bisnis pasti akan mengalami perubahan dari waktu ke waktu. Maka dari itu, penting untuk melakukan kontrol terhadap KPI yang ada, agar selalu relevan dengan tujuan dan keadaan bisnis saat ini.

Tentukan waktu, alat, dan juga bagaimana cara Anda dalam mengukur KPI tersebut setiap waktunya, untuk memudahkan dalam mengontrol KPI yang sudah dibuat dari waktu ke waktu.

Membuat Target Jangka Panjang dan Jangka Pendek dari KPI

Sebagai sebuah gambaran, perusahaan memiliki KPI untuk menjual 1500 produk dalam setahun. Sangat disarankan untuk membuat target jangka pendek dari KPI tersebut. Bila berkaca dari kasus di atas maka target penjualan per bulannya harus mencapai 100 produk.

Tujuan dari dibuatnya target jangka pendek untuk menetapkan langkah yang harus diambil selanjutnya dan bisa melakukan penyesuaian berdasarkan dengan kondisi perusahaan saat ini.

Bagikan KPI dengan Pemimpin dan Pemegang Kepentingan yang Tepat

KPI perlu dikomunikasikan dengan atasan dan juga para pemegang kepentingan di perusahaan, baik itu strategi, proses yang sudah dijalani, dan juga hasil yang didapatkan. Cara tersebut dapat membuat orang-orang yang terlibat dalam perusahaan tersebut untuk merasa dihargai dan dilibatkan.

Dengan harapan setiap elemen yang terlibat di perusahaan dapat bekerja sama untuk mencapai tujuan dari perusahaan dan memberikan timbal balik yang bisa dijadikan sebagai alat evaluasi selanjutnya.

Melakukan Perbandingan

Cara terakhir yaitu dengan membandingkan hasil dan progress yang sudah dijalankan saat ini dengan target yang sudah ditentukan di awal. Perbandingan tersebut nantinya akan berfungsi sebagai indikator atau alat ukur yang menentukan progress dari perusahaan dalam mencapai visi dan misi perusahaaan.

Apabila dalam perbandingan tersebut ditemukan adanya kekurangan, maka perusahaan dapat menyusun strategi untuk melakukan peningkatan pada sektor atau elemen yang dirasa masih kurang. Contohnya adalah mengadakan program pengembangan dan pelatihan Sumber Daya Manusia untuk meningkatkan kualitas kerja.

Manfaat KPI

KPI bisa juga adalah sesuatu yang memiliki kritikal paling efektif dalam mewujudkan perusahaan menjadi sukses, baik untuk kondisi saat ini ataupun untuk masa yang akan datang. Berikut ini adalah beberapa manfaat KPI untuk karyawan, diantaranya yaitu:

1. Memberikan referensi bagi perusahaan untuk mendapatkan karyawan yang lebih berkualitas.
2. Karyawan menjadi lebih mudah untuk mengukur maupun mengevaluasi kinerja karyawan dan mengurangi unsur subjektivitas tertentu.
3. Karyawan menjadi lebih mengerti tentang apa yang diharapkan oleh manajemen terhadap dirinya.
4. Hasil kinerja karyawan menjadi jauh lebih bagus dan terukur
5. Menjadi parameter bagi perusahaan untuk membuat sistem reward dan punishment yang lebih objektif .

Kelebihan dan Kekurangan KPI

Walaupun terkesan positif dan membangun, KPI tak lepas dari kelebihan dan kekurangannya. Berikut ini adalah beberapa kelebihan dan kekurangan KPI yang bisa menjadi pertimbangan sebuah perusahaan dalam menerapkannya:

1. Kelebihan KPI

• Membuka kesempatan untuk menstimulasi karyawan untuk mengambil tindakan ke arah tujuan perusahaan.
• Bersifat terbuka dan akuntabel sehingga dapat diadopsi untuk periode waktu di masa yang akan datang.
• Dapat dijadikan acuan ukuran hasil dalam suatu perusahaan pada tiap periode.
• Mampu mengatasi kesenjangan pembelajaran sehingga bisa juga menjadi acuan perlunya pelatihan karyawan

2. Kekurangan KPI

• Membutuhkan waktu yang cukup panjang dalam pengerjaan pengukurannya, terlebih adanya periode waktu tertentu yang ingin dikaji sehingga tidak dapat menginformasikan sesuatu dengan tindak lanjut yang cepat.
• Tidak dapat dimulai sekaligus untuk semua faktor atau indikator, sehingga harus dimulai dari satu atau dua faktor terlebih dahulu seperti operasional dan finansial, atau pemasaran saja.
• Output tidak dapat dilihat secara langsung karena harus menunggu hasil transformasi dari hasil analisis KPI di periode sebelumnya.
• Sifat akuntabel mengharuskan pencatatan administrasi dan proses analisis yang panjang bagi sebuah tim yang bertanggung jawab terhadap KPI.

Kesimpulan

Itulah pembahasan lengkap mengenai KPI karyawan yang perlu diketahui. Mengingat bahwa KPI merupakan hal yang penting untuk mengukur kinerja dari suatu organisasi, maka perlu dibuat secara benar dan terarah. Karena, dengan adanya  KPI maka perusahaan dapat mengukur dengan jelas kinerja perusahaan yang telah dicapai. 

Namun, untuk dapat memberikan hasil yang optimal serta menghimpun data-data yang menunjang KPI, perusahaan dapat menggunakan AqtiveHR sebagai software yang juga bisa membantu perusahaan mengukur kinerja mereka, sekaligus membuat laporannya. Sehingga data-data yang disajikan menjadi sumber KPI akan menjadi lebih akurat.

AqtiveHR merupakan salah satu penyedia layanan software HRIS terbaik yang menawarkan fitur-fitur yang lengkap dengan tujuan menjadi solusi dalam mengelola karyawan secara efisien sehingga dapat membantu meningkatkan kinerja perusahaan yang jauh lebih optimal. Fitur unggulan yang terdapat pada AqtiveHR salah satunya yaitu absensi dengan teknologi face recognition yang dilakukan via mobile dengan menggunakan radius lokasi. Selain itu terdapat fitur broadcast messages per divisi atau perusahaan ke seluruh staff.

Peran fitur ini pun penting untuk membuat karyawan merasa terlibat langsung dengan perusahaan. Fitur unggulan lainnya adalah pengajuan dan approval cuti serta notifikasi approval yang dapat diakses langsung secara online. Wah, dengan begini pekerjaan jauh lebih memudahkan tim HR bukan, dan tentunya dapat meminimalisir kesalahan. Maka, segera gunakan AqtiveHR, software HR terbaik yang memudahkan perusahaan meraih sukses.