Karyawan merupakan sumber daya manusia perusahaan yang menjadi aset perusahaan untuk mencapai visi misi perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan tentunya harus mengelola database karyawan lantaran turut berperan penting agar perusahaan dapat beroperasi dengan baik.
Selain itu, database ini juga diperlukan untuk mengetahui hal-hal yang sifatnya administratif dan berjumlah cukup banyak. Melalui data tersebut, perusahaan dapat mengetahui dan mengenali kinerja karyawan yang meliputi performa kerja, kemampuan kerja, serta keterampilan yang dikuasai sehingga perusahaan dapat terus bergerak. Dengan demikian, database karyawan juga merupakan aset perusahaan yang tak kalah penting dengan aset perusahaan lainnya.
Lantas, bagaimana cara mengelola database karyawan dengan mudah? Dan apa saja manfaat dari mengelola database karyawan?
Yuk, simak informasi lengkapnya melalui artikel kali ini.
Table of Contents
Pengertian Database Karyawan
Seperti namanya, database karyawan terdiri dari dua kata, yaitu database dan karyawan. Menurut KBBI, database berasal dari bahasa Inggris yang berarti basis data. Dengan kata lain, database dapat diartikan sebagai suatu mekanisme yang digunakan untuk menyimpan informasi atau data di mana informasi tersebut merupakan sesuatu yang dapat digunakan sehari-hari dengan tujuan tertentu.
Oleh karena itu, database karyawan berarti suatu mekanisme dalam menyimpan data atau informasi terkait karyawan yang dapat digunakan sehari-hari apabila data tersebut dibutuhkan. Kendati demikian, pihak perusahaan yang berwenang dalam mengelola database adalah staf perusahaan di bidang Human Resource (HR). Manajemen HR biasanya mengelola database karyawan dan membuat keputusan yang dapat mendorong kinerja perusahaan yang lebih baik.
Pentingnya Mengelola Database Perusahaan
Pengelolaan database perusahaan tentunya dapat berpengaruh pada produktivitas perusahaan. Hal ini lantaran perusahaan dapat mengetahui hal-hal yang berkaitan dengan karyawan seperti kinerja, performa kerja, kemampuan atau skill, dan lain sebagainya sehingga perusahaan dapat menentukan penempatan karyawan yang tepat berdasarkan beberapa aspek dalam pertimbangannya. Dengan demikian, kualitas dan kebutuhan karyawan dapat terus terpantau melalui database karyawan yang dibuat oleh HRD perusahaan.
Tips dalam Mengelola Database Karyawan
Mengelola database karyawan tentu membutuhkan waktu yang tidak sedikit, belum lagi data yang terbilang banyak sehingga membuat pihak HRD harus lebih hati-hati agar terhindar dari human error nantinya. Namun, saat ini telah banyak perusahaan yang beralih ke digital dalam mengelola database karyawan. Berikut beberapa tips yang dapat Anda lakukan dalam mengelola database karyawan.
Menentukan jenis data dan informasi yang akan dikelola
Sebelum membuat database, HRD perlu menentukan jenis informasi dan data apa saja yang akan dimasukkan dalam database nantinya. Selain itu, pengelolaan database tersebut yang telah digitalisasi melalui sistem informasi dalam perangkat lunak biasanya lebih mudah lantaran telah ada fitur yang otomatis dapat mengatur pilihan menu yang muncul. Dengan demikian, tentukan terlebih dahulu jenis data apa yang akan dikelola oleh HRD perusahaan. Data dan informasi yang dikelola tersebut dapat berupa alamat tempat tinggal, jabatan, masa kontrak kerja, dan besaran gaji.
Menyiapkan data
Setelah menentukan jenis data dan informasi, selanjutnya HRD akan menghimpun data-data yang dimiliki oleh tiap-tiap karyawan perusahaan. Data tersebut harus dikumpulkan lantaran karyawan bekerja untuk perusahaan, sehingga menjadi kebutuhan perusahaan untuk dikelola nantinya dalam database karyawan. Contoh data karyawan biasanya meliputi fotokopi identitas (KTP/paspor), pasfoto, NPWP, BPJS, dan buku tabungan.
Memperbaharui peraturan pemerintah
Tips lain dalam mengelola database adalah dengan memperbaharui peraturan pemerintah. Sebelum menerapkan digitalisasi pada pengelolaan database karyawan, HRD tentu akan memperbaharui peraturan pemerintah secara konvensional. Namun, kini HRD jauh lebih mudah sebab pembaharuan peraturan pemerintah biasanya terintegrasi secara otomatis sesuai dengan Peraturan Perundang-Undangan yang berlaku terkait dengan database. Sementara itu, untuk peraturan pemerintah yang berkaitan dengan tenaga kerja itu sendiri terdapat beberapa aturan dimana mengatur hal-hal yang berkaitan dengan upah minimum, cuti, tunjangan, standar K3, pajak penghasilan, BPJS, dan durasi kerja.
Melakukan pembaruan data
Mobilitas karyawan yang tinggi dalam perusahaan umumnya dapat membuat data pribadi yang dimiliki karyawan berubah sehingga dapat membuat perbedaan di dalam database karyawan. Oleh karena itu, HRD biasanya melakukan pembaruan data karyawan apabila terdapat perubahan data dari karyawan. Pembaruan data karyawan sendiri dapat dilakukan oleh pihak HRD, pun karyawan yang bersangkutan. Namun, apabila ada urgensi pembaruan data dan informasi, HRD harus mengkomunikasikannya dengan baik ke karyawan. Pembaruan data dapat berupa segala jenis informasi dan data seperti status, cuti, tempat tinggal, dan reimbursement.
Menggunakan pengelolaan HRIS secara sistematis
Proses penghimpunan data karyawan tentu membutuhkan waktu yang lama lantaran pihak HRD perlu melakukan penyortiran lebih lanjut untuk memudahkan dalam mengelola database karyawan yang disesuaikan dengan jabatan yang diampu oleh karyawan. Oleh karena itu, menggunakan software HRIS dapat membantu secara sistematis dalam menghimpun dan mengelola database sehingga lebih efisien.
Melakukan maintenance software
Dengan menggunakan software untuk menghimpun dan mengelola database karyawan, nyatanya perusahaan tetap harus melakukan maintenance software secara berkala agar data yang tersimpan aman. Hal tersebut lantaran adanya potensi human error sehingga database berpeluang hilang.
Terhubung dengan penyedia software
Apabila Anda menggunakan software untuk mengelola database melalui jasa penyedia software, pastikan untuk senantiasa terhubung dengan pihak ketiga tersebut sebab dapat menghindari hal-hal yang tidak diinginkan. Selain itu, pada saat instalasi yang pertama, pastikan penyedia jasa memberikan langkah-langkah yang dapat dilakukan apabila user mengalami kendala. Hal ini merupakan bentuk antisipasi apabila sewaktu-waktu software tersebut mengalami error.
Kesimpulan
Database karyawan merupakan salah satu aset penting dalam perusahaan terkait data dan informasi seputar karyawan perusahaan. Kendati demikian, proses perhimpunan dan pengelolaannya terbilang memakan banyak waktu dan memiliki high risk yang tidak sepele. Oleh karena itu, sudah seharusnya perusahaan menggunakan media yang dapat memudahkan mengelola database yang terjamin efektif, efisien dan aman.
Kini, perusahaan dapat mulai beralih pada pengelolaan database secara digital sebab jauh lebih aman dan efisien dibanding pengelolaan database secara konvensional. AqtiveHR dapat menjadi solusi yang tepat lantaran software tersebut mampu menyediakan fitur-fitur yang dibutuhkan oleh karyawan maupun perusahaan.
AqtiveHR merupakan perangkat lunak teknologi berbentuk aplikasi yang memiliki sistem Human Resource Information System (HRIS) dan Employee Self-Service (ESS) sehingga memudahkan pekerjaan manajemen HR dan karyawan dalam mengakses data dan informasi.
AqtiveHR menyediakan fitur-fitur unggulan mulai dari absensi online, pengajuan izin/cuti, broadcast message per divisi dan seluruh staf perusahaan, hingga penggajian otomatis yang dapat dilakukan dan diakses dengan mudah oleh seluruh karyawan. Dengan demikian, pengelolaan database karyawan jauh lebih mudah dan aman. Yuk, gunakan software AqtiveHR dan dapatkan berbagai manfaatnya.
