Sebagai pemangku kepentingan salah satu tanggung jawab Kamu adalah mengelola proses penggajian untuk memastikan karyawan dibayar tepat waktu dan dengan nominal sesuai merupakan salah satu prioritas utama. Karena mereka adalah orang-orang yang membuat bisnis kamu terus berjalan. Dalam prosedur penggajian di suatu perusahaan, terdapat dua pilihan yaitu outsource atau in-house. Pada artikel ini, kamu akan memahami inhouse payroll terlebih dahulu secara detail dan lengkap. Disisi lain, kita akan menjelaskan cara kerja manfaat serta kekurangan dari inhouse payroll.
Table of Contents
Apa itu Inhouse Payroll?
In-house payroll atau penggajian internal adalah prosedur pembayaran gaji yang ditangani oleh divisi sumber daya manusia (HR) di dalam suatu perusahaan atau organisasi.
Karena dilakukan dengan internal berarti organisasi itulah yang akan menangani semua langkah-langkah nya. Mulai dari menyiapkan dan memeriksa ulang pengiriman uang hingga mengirimkannya.
Praktik Inhouse payroll cukup populer di Indonesia karena dapat memberikan kontrol, ketenangan pikiran, dan fleksibilitas kepada tim terkait untuk membuat perubahan tepat waktu dan keputusan yang lebih baik. Khususnya dalam menyelesaikan aktivitas penggajian (seperti setoran langsung).
Baca Juga: Mengenal Software Payroll untuk Hitung Gaji Karyawan
Bagaimana Cara Kerja In-house Payroll?
Cara kerja penggajian internal (Inhouse Payroll) adalah staf terkait saling berkolaborasi untuk memproses penggajian karyawan dengan perangkat lunak yang mereka pakai contohnya AqtiveHR.
Berikut ini adalah cara kerja sistem penggajian internal secara umum:
- Siapkan rekening bank penggajian perusahaan. Dana dari sini akan dikirim kepada karyawan pada saat jadwal gajian tiba.
- Buat sistem bagi staf yang mengurus aktivitas ini agar mampu melacak jam kerja mereka. Hal Ini akan membantu mereka menentukan berapa banyak yang harus dibayar. (Khusus untuk karyawan yang dibayar per jam)
- Tetapkan jadwal pengajian, setiap satu bulan adalah periode pembayaran yang paling umum digunakan.
- Kumpulkan data ketepatan waktu untuk setiap karyawan yang bekerja dalam siklus pembayaran tertentu, menggunakan informasi tersebut untuk menentukan gaji kotor mereka.
- Kurangi potongan yang diperlukan dari gaji kotor setiap karyawan. Termasuk kontribusi dana pensiun, asuransi, PPh dan lain-lain.
- Jika sudah bersih, Kamu dapat melakukan pembayaran pada hari gajian yang telah ditentukan.
Manfaat Inhouse Payroll
Manfaat Inhouse payroll tergantung pada besar kecilnya perusahaan kamu, penggajian internal dapat menawarkan banyak manfaat bagi organisasi:
- Kontrol Lebih atas Proses Penggajian
Manfaat utama dari sistem inhouse payroll adalah kendali 100% atas seluruh proses penggajian. Mulai dari membuat alur kerja sendiri, membuat perubahan di menit-menit terakhir, dan menyelesaikan masalah jauh lebih cepat daripada menunggu tanggapan dari vendor penggajian eksternal (Payroll Outsourcing). Namun, ini membutuhkan tim profesional yang berdedikasi dan memahami banyak aspek pembayaran.
- Penghematan biaya
Dapat menghemat biaya adalah manfaat lain ketika menjadikan inhouse payroll sebagai solusi. Walaupun, penggajian pertama memerlukan lebih besar pada tahun pertama karena perlu membeli dan mengimplementasikan perangkat lunak inhouse payroll. Pada akhirnya, proses ini akan jauh lebih murah daripada outsourcing dalam jangka panjang.
Meskipun mempekerjakan spesialis payroll tidak murah dalam hal gaji, namun tetap lebih bermanfaat karena dapat bekerja sama dengan departemen SDM dan keuangan untuk menghasilkan laporan manajemen dan analisis terperinci ke dalam operasi penggajian Kamu.
- Lebih Akurat
Saat memproses inhouse payroll, Kamu dapat mengakses data yang lebih akurat dari sistem SDM, akuntansi, dan waktu kehadiran. Disisi lain, sistem SDM dan penggajian internal seperti AqtiveHR yang tidak hanya terintegrasi untuk departemen SDM dan keuangan/penggajian. Kelebihan software ini dapat membantu Kamu menghindari kesalahan dalam pembayaran.
Terlebih lagi, ketika ada kenaikan gaji dan bonus, fitur AqtiveHR bisa memastikan karyawan Kamu dibayar tepat waktu dan menghindari kekeliruan.
- Kontrol Lebih Atas Pelaporan Penggajian
Dengan operasi penggajian internal, Kamu juga akan memiliki kontrol penuh atas laporan yang perlu Kamu buat. Setiap bisnis berbeda, dengan struktur gaji yang berbeda, tingkat gaji, karyawan penuh dan paruh waktu serta rencana bonus atau komisi; dengan demikian kebutuhan pelaporan penggajian setiap bisnis sama-sama berbeda.
Dengan adanya tim penggajian internal, pelaporan menjadi lebih tergambar komprehensif meliputi kompensasi, perencanaan tenaga kerja untuk masa depan. AqtiveHR by Maserp dapat disesuaikan secara tepat dengan kebutuhan bisnis Kamu.
Kelemahan Inhouse Payroll
Setelah Kamu mengetahui manfaat inhouse payroll, terdapat pula banyak kelemahan yang perlu dipertimbangkan. Mari kita membaca kekurangan dari solusi penggajian internal.
- Boros Waktu
Jika baru pertama kali mengimplementasikan inhouse payroll, Kamu akan membutuhkan waktu tambahan untuk mempelajari, meninjau, mengelola tim penggajian yang akan menghabiskan banyak waktu.
- Sistem Kompleks
Penggajian dapat menjadi sistem yang sangat menarik untuk disiapkan, terutama karena terkait dengan begitu banyak fungsi SDM lainnya, seperti tunjangan kesehatan, penjadwalan karyawan, dan pelacakan waktu. Tidak dapat mengonfigurasi sistem ini dengan mudah dapat menjadi kerugian besar bagi inhouse payroll.
- Tantangan Berat Untuk Patuh
Tim penggajian internal menangani banyak informasi sensitif dan data karyawan, termasuk rekening bank, tanggal lahir, dan detail Jaminan Sosial. Jadi, dalam hal memproses penggajian, kepatuhan dan akurasi adalah yang paling penting. Mempekerjakan seseorang yang tidak bisa menjaga rahasia dengan baik akan timbul masalah hubungan antar karyawan.
Kesimpulan
Eits, AqtiveHR juga tidak hanya bisa membantu mengelola karyawan, software yang juga terintegrasi dengan software akuntansi ini, juga bisa membantu melakukan perhitungan administrasi karyawan.
Lantas, apa saja yang bisa dilakukan sistem ini? AqtiveHR bisa membantu pekerjaan HRD bahkan finance mulai dari pendataan karyawan, melihat absensi kehadiran, melakukan perhitungan gaji, pajak hingga tunjangan bisa dilakukan dengan mudah.
Apa saja fitur yang bisa digunakan dari AqtiveHR? Pastinya ada banyak fitur-fitur unggul untuk membantu HR mengelola data-data karyawan.
Seperti Absensi Kehadiran dengan teknologi Face Recognition, Payroll untuk membantu perhitungan gaji, tunjangan, bonus, dan lainnya, Reimbursement, Database Employee, hitung Pajak PPh 21, Broadcast Messages, dan masih banyak lagi.
Nah, dengan adanya fitur-fitur canggih yang dimiliki AqtiveHR by MASERP ini, tentunya akan memudahkan proses rekap data, untuk melakukan analisis hingga evaluasi perusahaan dengan ringkas dan cepat.
Permudah pekerjaan HRD di perusahaan kamu, dengan sistem teknologi HRIS! Baik perusahaan skala kecil maupun besar, semua bisa menggunakan software dari AqtiveHR by MASERP ini.
Untuk penggunaan software sesuai kebutuhan perusahaan, kamu bisa lakukan konsultasi terlebih dahulu dengan ahli kami, secara gratis!
