Human Resource Management (HRM) atau HRIS program dalam perusahaan merupakan salah satu bagian penting dalam perusahaan. Human resource nantinya akan mengelola sumber daya manusia atau karyawan perusahaan melalui berbagai tugas dan tanggung jawab.
Namun, pengelolaan data sumber daya manusia tentu tidaklah mudah apalagi perusahaan yang memiliki karyawan ratusan bahkan ribuan. Oleh karena itu, kini teknologi semakin berkembang serta menyesuaikan kebutuhan perusahaan terutama untuk bagian HR perusahaan.
Berbagai software HR kini mulai bermunculan sehingga perusahaan memiliki lebih banyak pilihan untuk mengelola SDM perusahaan. Kendati demikian, salah satu hal yang paling krusial dari setiap software HR adalah adanya HRIS program atau sistem HRIS.
Lantas apa itu HRIS program atau biasa dikenal sebagai sistem HRIS? Yuk, simak penjelasannya lebih lanjut melalui artikel berikut ini.
Table of Contents
Pengertian HRIS
HRIS (Human Resource Information System) merupakan sistem yang terdapat dalam perangkat lunak berupa aplikasi untuk mengelola berbagai kegiatan yang berhubungan dengan SDM perusahaan. Sistem HRIS akan tersentralisasi dengan berbagai kebutuhan karyawan perusahaan seperti penggajian, kehadiran dan cuti, dan pemberitahuan informasi untuk seluruh karyawan perusahaan.
Baca Juga: Tips Memilih Vendor HRIS yang Tepat
Fitur HRIS
Human Resources Information System memiliki banyak fitur yang akan membantu berbagai pekerjaan dan produktivitas divisi HR agar lebih efektif dan efisien. Berikut beberapa fitur utama dari HRIS, meliputi:
1. Fitur HRIS Absensi
Saat ini, absensi dapat dilakukan dengan mudah melalui fitur HRIS yang terdapat dalam software HR. Dengan demikian, perusahaan kini tak perlu lagi repot menggunakan absensi manual atau absensi lainnya yang biasanya berpotensi adanya kesalahan data kehadiran karyawan. Kendati demikian, manajemen HR tentu harus tetap memonitor data karyawan agar rekapitulasi absensi karyawan akurat.
Melalui fitur absensi, manajemen HR dapat lebih mudah memantau data kehadiran dan ketepatan waktu karyawan secara efektif dan efisien. Selain itu, fitur absensi HRIS juga menyediakan opsi absensi melalui penginputan radius lokasi sehingga manajemen HR dapat melacak lokasi karyawan saat melakukan absensi.
2. Fitur HRIS Penggajian
Selain absensi, HRIS juga memiliki fitur penggajian otomatis bagi karyawan perusahaan sehingga perhitungan gaji karyawan dapat dilakukan lebih efektif, efisien, serta minim error dibandingkan perhitungan gaji secara manual. Manajemen HR juga dapat memastikan tidak ada karyawan yang mengalami kekurangan ataupun kelebihan gaji. Melalui fitur tersebut, pengelolaan gaji karyawan tentu lebih mudah dan dapat dikerjakan secara otomatis.
3. Fitur HRIS Pemberitahuan Informasi
Biasanya, manajemen perusahaan maupun setiap divisi yang akan memberitahukan informasi kepada karyawan akan menggunakan beberapa aplikasi. Namun, fitur HRIS broadcast message dapat membantu menyebarkan informasi dengan lebih efektif yang dapat diterima oleh seluruh karyawan perusahaan. Dengan demikian, efektivitas perusahaan akan tercipta dan karyawan dapat memperoleh informasi dengan mudah.
4. Fitur Sistem HRIS Pengajuan Izin Cuti
Fitur lainnya adalah fitur pengajuan izin cuti karyawan. Sebelumnya, karyawan yang berniat mengajukan izin atau cuti harus mendatangi bagian HR. Kini, fitur HRIS dapat memudahkan kebutuhan karyawan terkait pengajuan izin cuti dengan lebih mudah. Karyawan dapat mengajukan izin cuti secara online dan kemudian manajemen HR dapat memprosesnya dengan mudah. Informasi HR nantinya akan secara langsung dapat diterima oleh karyawan yang mengajukan izin atau cuti. Selain itu, fitur izin cuti ini sudah terintegrasi dengan fitur penggajian otomatis serta sisa cuti yang dimiliki karyawan sehingga manajemen HR lebih mudah melihat rekapan data karyawan nantinya.
Fungsi HRIS Bagi Perusahaan
HRIS memiliki berbagai fungsi yang dapat dirasakan oleh perusahaan. Berikut beberapa fungsi HRIS bagi perusahaan di antaranya:
1. Meningkatkan Keamanan Data Karyawan
Data karyawan perusahaan tentu bersifat personal sehingga data tersebut harus terjamin keamanannya. Dengan kata lain, hanya pihak-pihak berkepentingan saja yang dapat melihat serta mengakses seluruh data karyawan perusahaan. Adanya HRIS dapat membantu perusahaan agar terhindar dari kebocoran data maupun pencurian data karyawan.
2. Sistem HRIS Membantu Memudahkan Pendistribusian Gaji
Salah satu fitur HRIS adalah penggajian otomatis yang sudah terintegrasi dengan fitur lainnya seperti absensi maupun laporan izin cuti. Oleh karena itu, pendistribusian gaji karyawan tentu akan lebih mudah dan terhindar dari human error melalui fitur-fitur HRIS tersebut. Selain itu, bukti penggajian atau slip gaji juga dapat dibuat hanya dalam hitungan hitungan menit bahkan seluruh data akan tersimpan di dalam sistem. Dengan demikian, manajemen maupun karyawan dapat mengakses atau melacaknya dengan mudah mengingat HRIS program juga dilengkapi dengan sistem ESS (Employee Self-Service).
3. Menghemat Biaya Operasional HRD
Adanya HRIS program dalam software HR tentu dapat mengurangi dan menghemat biaya operasional HRD perusahaan. Jika sebelumnya HRD membutuhkan banyak penggunaan kertas maupun mesin absensi, maka dengan adanya HRIS perusahaan hanya akan merogoh kocek lebih sedikit dibanding dengan sistem pengelolaan karyawan manual. Seluruh proses kegiatan yang berkaitan dengan SDM perusahaan dapat dilakukan secara otomatis dan mudah.
4. Mengurangi Adanya Human Error
Pekerjaan manajemen HR yang relatif banyak dan detail tentu membutuhkan fokus agar tidak terjadi kesalahan perhitungan. Kesalahan perhitungan akan berdampak bagi karyawan maupun perusahaan. Oleh karena itu, dengan adanya software dengan sistem HRIS tentu akan mengurangi adanya human error yang berkelanjutan. Selain itu, performa manajemen HR dapat lebih baik yang juga akan berdampak pada perusahaan.
5. Fleksibilitas Akses Data
HRIS yang terdapat dalam software HR dapat memudahkan akses data secara fleksibel. Software tersebut dapat diakses secara online dengan mudah baik oleh pemilik perusahaan maupun manajemen HR kapanpun dan dimanapun dengan mudah.
6. Meningkatkan Kepuasan Karyawan
Karyawan akan semakin puas terhadap perusahaan lantaran komunikasi yang terjalin antara karyawan dengan tim personalia transparan. Dengan adanya HRIS, kesalahan manajemen HR akan semakin minim sehingga perhitungan gaji dapat dilakukan dengan tepat. Akibatnya, karyawan akan percaya dan memotivasi karyawan untuk bekerja secara optimal.
Kesimpulan
HRIS program dalam sebuah software HR dapat membantu memetakan tugas-tugas pekerjaan manajemen HR sehingga pengelolaan sumber daya manusia perusahaan dapat dikelola dengan baik.
Selain itu, perusahaan yang menggunakan sistem HRIS tentu akan memperoleh sejumlah manfaat seperti efektivitas dan produktivitas kerja perusahaan meningkat yang sejalan dengan kepuasan serta loyalitas karyawan perusahaan.
Salah satu rekomendasi software HR yang memiliki sistem HRIS (Human Resource Information System) yang dapat digunakan perusahaan adalah AqtiveHR.
AqtiveHR merupakan aplikasi yang berfokus pada kebutuhan perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan. Berbagai fitur dalam AqtiveHR antara lain absensi online dengan pengenalan wajah dan radius lokasi, pengajuan izin/cuti, broadcast message, hingga penggajian otomatis yang dapat diakses dengan mudah oleh seluruh karyawan perusahaan.
Dengan berbagai kemudahan tersebut, perusahaan dapat terus bertumbuh sebab kinerja karyawan semakin meningkat. Yuk, gunakan AqtiveHR untuk membantu kebutuhan karyawan dalam perusahaan.
