Sudah tidak zaman hitung manual, kini banyak perusahaan yang menggunakan software payroll untuk kelola data karyawan sekaligus perhitungan penggajian.
Tidak hanya gaji, software payroll juga bisa memudahkan tim HR dan finance, untuk menghitung tunjangan, BPJS, hingga pajak PPh 21 karyawan. Pasalnya, dengan software tersebut, semua pekerjaan tersebut menjadi lebih mudah, praktis dan cepat.
Terlebih jika skala jumlah karyawan di perusahaan kamu besar, sehingga software ini bisa membantu meningkatkan workload, serta mengakomodirnya dengan baik.
Agar lebih paham, yuk intip definisi payroll dan software payroll berikut ini! Bagi para perusahaan yang masih menggunakan sistem perhitungan gaji manual, bisa intip juga manfaat atau keuntungannya berikut ini.
Table of Contents
Pengertian Payroll
Jika dilihat dari sisi akuntansi dan juga ekonom, payroll adalah sebuah metode atau cara hitung penggajian, yang dirancang khusus oleh suatu perusahaan, dengan tujuan memberikan kemudahan dalam proses penggajian karyawan, agar lebih efektif dan efisien.
Pengertian Software Payroll
Jika payroll adalah metodenya, maka software payroll adalah salah satu jenis alat berupa software, yang dapat memudahkan perusahaan dalam melakukan metode payroll, yang mencakup perhitungan dan pengiriman gaji kepada karyawan-karyawan di suatu perusahaan.
Saat ini, software payroll umumnya menjadi bagian dari HRIS (Human Resource Information System), yang digunakan oleh perusahaan untuk memudahkan pengelolaan karyawan.
Pasalnya, untuk urusan gaji perusahaan harus menghitung secara rinci, cepat, dan akurat. Selain itu, setiap karyawan yang menerima gaji, juga akan mendapatkan rinciannya berupa slip gaji, atau laporan pajak tahunan, dan lainnya.
Hal tersebut juga akan bermanfaat bagi perusahaan dalam mendata, membuat laporan keuangan, dan lainnya. Jika perhitungannya tidak tepat dan akurat terkait rekap keuangan, maka hal tersebut akan berimbas kepada kualitas kerja, di perusahaan bersangkutan.
Manfaat atau Keuntungan Menggunakan Software Payroll
Ketika memasuki tanggal gajian, para HR dan finance mungkin kan sibuk mengurus penggajian karyawan. Tapi, jika kegiatan tersebut dilakukan menggunakan software payroll, maka kegiatan tersebut akan berjalan lebih mudah dan cepat.
Terlebih, kegiatan ini dilakukan setiap bulan sekali, sehingga sebuah perusahaan baik skala kecil, sedang hingga besar, bisa gunakan software ini, karena akan bermanfaat dan memberikan keuntungan untuk operasional perusahaan.
Pastinya juga, software ini tentu akan meringankan beban, waktu, tenaga, atau ongkos pengerjaan pencatatan data manual, yang dilakukan HR dan finance. Berikut beberapa manfaat atau keuntungan jika perusahaan kamu menggunakan software HR yang mencakup software payroll.
Membantu Memudahkan Pemantauan dan Pengelolaan Jam Kerja Karyawan
Manfaat pertama dari software HR khususnya fitur payroll ini adalah bisa membantu memudahkan pemantau dan pengelolaan jam kerja karyawan. Karena tim HR bisa mengetahui rincian data jam kerja setiap karyawan (jam masuk, istirahat, pulang, izin, cuti, dll) secara real time dan akurat.
Nah, dari metode tersebut tentunya bisa membuat karyawan lebih produktif dalam kedisiplinan. Terlebih, dari data jam kerja yang otomatis masuk ke sistem tersebut, juga bisa memudahkan tim HR untuk menghitung pencatatan gaji lewat aplikasi Payroll Software Indonesia.
Membantu Memudahkan Perhitungan Penggajian
Setiap karyawan memiliki jumlah gaji yang berbeda-beda, mulai dari posisinya, jabatannya, durasi jam kerja per bulannya, dan lain sebagainya. Perhitungan tersebut tidak bisa dipukul rata dan harus dihitung secara rinci dan akurat.
Nah, dengan menggunakan software payroll, maka tim HR di sebuah perusahaan bisa menghitung gaji berdasarkan banyak sisi, seperti periode mingguan, bulanan, hingga ke jam lembur, dan tambahan bonus, pajak, tunjangan, THR, dan lain sebagainya.
Untuk rumusan perhitungan yang ditetapkan, sudah menggunakan perhitungan standar yang berlaku. Jadi, untuk soal perhitungan gaji, perusahaan tentunya akan berlaku adil, kepada setiap karyawan secara akurat.
Membantu Menghitung BPJS Kesehatan & Ketenagakerjaan
Berikutnya, software payroll juga bisa membantu para HR menghitung potongan BPJS kesehatan dan juga Ketenagakerjaan, secara rinci dan akurat. Jadi, HR tidak perlu menghitung manual, karena bisa mencegah terjadinya kesalahan hitung akibat human error.
Karena jika hal tersebut sudah terjadi, maka hal tersebut akan membuat tim HR kewalahan karena harus menyita waktu, pikiran, dan tenaga. Jadi, disarankan untuk segera beralih ke sistem yang lebih canggih.
Sistem Berjalan Secara Otomatis
Karena menggunakan teknologi canggih, maka kamu bisa mengelola data hingga pembukuan keuangan karyawan secara otomatis. Bahkan, pengelolaannya juga bisa diatur sesuai kebutuhan.
Tidak harus perusahaan besar yang memiliki pembukuan yang banyak, perusahaan skala kecil juga tetap bisa menggunakan fitur ini, karena intinya untuk memudahkan.
Perhatikan Hal Penting dari Sistem Payroll
- Perhatikan dan pahami hak-hak dasar karyawan, yang akan mereka terima, mulai dari hak durasi jam kerja yang sesuai, hak gaji/upah, jaminan perlindungan sosial, cuti, tunjangan, dan upah lembur.
- Perhitungan insentif per karyawan (biasanya diberikan dengan jumlah yang berbeda-beda sesuai performa). Terlebih, upah tersebut di luar dari upah wajib, karena hanya sebuah penghargaan.
- Untuk uang jaminan perlindungan sosial (BPJS Ketenagakerjaan), akan diberikan kepada karyawan, selama karyawan tersebut bekerja di perusahaan dan juga pada saat pensiun. Adapun, asuransi jiwa juga termasuk di dalamnya.
- Asuransi kesehatan yang diterima karyawan, harus dibayarkan oleh kedua pihak. Kedua pihak tersebut tentu saja karyawan dan perusahaan, dengan kebijakan asuransi yang berbeda-beda dari masing-masing perusahaan.
- Di dalam software payroll, perusahaan juga wajib membayarkan sekaligus melaporkan pajak karyawan, baik secara bulanan maupun tahunan. Adapun jenis pajak bulanan yang dibayarkan dan dilaporkan diantaranya adalah Pajak penghasilan badan (PPh 25) dan Pajak penghasilan perorangan/individu (PPh 21).
- Perhatikan peraturan karyawan yang berlaku tentang upah yang tetap dibayar, ketika karyawan mengambil hak cuti seperti ada karyawan wanita yang ingin ambil cuti hamil dan melahirkan. Di peraturan yang tercatat dalam undang-undang, jenis hak cuti ini tidak memotong upah karyawan hamil selama 3 bulan. Begitupun dengan hak cuti lainnya, yang sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Kesimpulan
Tidak mudah dan tidak bisa diselesaikan dalam waktu singkat, jika dilakukan secara manual. Proses perhitungan dan pengiriman gaji karyawan, kini bisa diselesaikan dengan waktu cepat menggunakan software payroll.
Pasalnya, software payroll yang user friendly ini bisa digunakan dengan mudah, bisa menghemat budget, daripada harus menyewa atau menggunakan jasa pihak ketiga.
Jadi, yuk manfaatkan software HR seperti AqtiveHR by Maserp yang mencakup fitur payroll di dalamnya, dengan mudah, aman, praktis, akurat dan yang paling penting (untuk software berbasis cloud) juga bisa diakses dari mana saja.
AqtiveHR menjadi salah satu software HR terbaik paling direkomendasikan, yang bisa digunakan untuk melakukan pengelolaan karyawan mencakup perhitungan gaji dengan fitur Payroll dengan lebih baik, praktis, mudah, dan cepat!
Selain membantu memudahkan perhitungan gaji, BPJS, pajak dan lainnya, AqtiveHR juga bisa membantu melakukan pendataan absensi yang lebih akurat, secara real time.
Software AqtiveHR juga memiliki banyak fitur unggul untuk pengelolaan karyawan di perusahaan. Mulai dari fitur Absensi Kehadiran dengan teknologi Face Recognition untuk absensi, yang lebih canggih.
Fitur unggul lainnya yakni mulai dari Payroll untuk membantu perhitungan gaji, tunjangan, pesangon, pensiun, bonus, dan lainnya, Reimbursement, Database Employee, hitung Pajak PPh 21, Broadcast Messages, dan masih banyak lagi.
Yuk beralih dari format absensi manual ke absensi online yang bisa permudah pekerjaan HRD di perusahaan kamu. Baik perusahaan skala kecil maupun besar, semua bisa menggunakan software dari AqtiveHR by MASERP ini!
Untuk penggunaan software sesuai kebutuhan perusahaan dan informasi selengkapnya tentang AqtiveHR, kamu bisa lakukan konsultasi terlebih dahulu dengan ahli kami, secara gratis!
