Dibuat untuk digunakan sebagai acuan, Standar Operating Prosedur atau SOP adalah sebuah rangkaian prosedur, yang dibuat untuk menyelaraskan kegiatan operasional dengan tujuan, agar organisasi berjalan lancar.
Di dalam perusahaan, SOP dibuat sebagai panduan para karyawan dalam mengerjakan pekerjaannya, dan memastikan bahwa pekerjaan sudah dilakukan secara seragam. Jadi, karyawan wajib mengikuti standar maksimal yang sudah tercatat dalam SOP perusahaan tempat kamu bekerja.
Secara umum tujuan SOP adalah sama, namun kebijakan SOP setiap perusahaan atau organisasi biasanya berbeda-beda, tergantung tujuan atau goals si perusahaan terkait.
Table of Contents
Definisi SOP
Seperti yang sudah dibahas, SOP adalah singkatan dari Standard Operating Procedure. Jika diubah menjadi Bahasa Indonesia, SOP adalah prosedur operasional standar.
Untuk definisi secara umum, SOP adalah serangkaian prosedur atau panduan, yang perlu dilakukan anggota untuk mendapat hasil yang diinginkan sesuai tujuan.
Di dalam perusahan atau instansi, rangkaian prosedur tersebut akan digunakan menjadi panduan, bagi karyawan tentang apa yang harus mereka lakukan, dan memastikan bahwa SOP dilakukan secara seragam agar hasilnya sama antara karyawan satu dan lainnya.
Baca Juga: 7 Fungsi HRM Bagi Perusahaan!
Tujuan SOP
Dibuatnya SOP tentu bukan tanpa tujuan, karena perusahaan pasti memiliki pencapaian tertentu untuk dicapai, melalui SOP ini.
Beberapa tujuan SOP berikut ini mungkin bisa membukakan pikiran, mengapa SOP penting untuk dilakukan setiap karyawan, karena biasanya karyawan hanya melaksanakan tugas sesuai yang diperintahkan.
Membantu Meminimalisir Kesalahan
Tujuan pertama SOP adalah untuk membantu meminimalisir kesalahan yang dilakukan karyawan. Dengan adanya SOP di perusahaan, diharapkan menjadi tolak ukur tanggung jawab setiap pihak terkait apa saja yang perlu untuk dilakukan. Dengan adanya tolak ukur tersebut, membuat anggota bisa meminimalisir kesalahan.
Menjadi Pedoman dan Panduan Kerja Karyawan
Tujuan kedua SOP adalah bisa menjadi pedoman dan panduan kerja karyawan, agar mereka tidak bingung kemana arah yang diinginkan perusahaan. Panduan tersebut juga berisi mengenai tahap-tahap yang harus diikuti setiap karyawan, bahkan untuk masing-masing bagian job descriptions Tujuan.
Selain itu, SOP juga bisa membantu meningkatkan produktivitas kerja, karena karyawan tidak perlu menanyakan lagi ke HRD atau atasan dan semua ada di dalam SOP.
Membantu Memudahkan Karyawan untuk Menyesuaikan Diri
SOP di perusahaan satu dengan yang lainnya berbeda-beda, sehingga kamu harus bisa menyesuaikan diri di tempat kamu bekerja. Agar mudah untuk menyesuaikan diri dengan pekerjaan dan tanggung jawab, maka kamu bisa lihat dan terapkan SOP yang dibuat perusahaan tersebut.
Mungkin, sebelumnya kamu sudah terbiasa dengan SOP di kantor lama, namun di kantor baru memiliki standar yang berbeda, sehingga penting untuk bekerja sesuai dengan pedoman yang ada di SOP kantor baru. Adanya SOP Yang bagus, juga bisa memudahkan proses penyesuaian diri karyawan, jika ia berpindah bagian divisi meski masih dalam satu perusahaan.
Membantu Perusahaan Mencapai Target
Bukan hanya sebagai standar tanggung jawab kerja karyawan, tujuan dibuat SOP adalah juga sebagai prosedur untuk meningkatkan kinerja hingga bisa mencapai target yang sudah ditentukan perusahaan.
Keberadaan SOP, juga bertujuan untuk membantu perusahaan untuk mencapai target yang ditetapkan. Di sini perusahaan tahu apa saja goals yang ingin dicapai, sehingga mereka melakukan penyusunan langkah kerja atau metode, agar bisa diterapkan para karyawan dengan efektif dan akhirnya bisa membantu perusahaan tersebut mencapai target.
Manfaat SOP Menurut Permenpan
Setelah mengetahui tujuan, kamu sebagai karyawan atau pihak perusahaan sebaiknya juga ketahui terkait manfaat dari SOP.
Kamu bisa cek manfaat SOP menurut pemaparan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008), yang menjelaskan manfaat SOP secara umum bagi organisasi, perusahaan atau instansi:
1. Manfaat SOP menurut Permenpan yang pertama adalah ebagai standarisasi langkah yang digunakan pegawai untuk menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan terjadinya kelalaian.
2. Manfaat SOP juga bisa membantu staf menjadi mandiri dan tidak bergantung pada intervensi manajemen, sehingga dapat meminimalisir keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
3. Adanya SOP juga bisa membantu meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasi tanggung jawab tertentu ketika melaksanakan tugas.
4. SOP juga dibuat dengan manfaat untuk menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai. cara konkret guna memperbaiki kinerja serta membantu memberikan evaluasi terhadap usaha yang sudah dilakukan.
5. Di dalam SOP juga bermanfaat untuk menciptakan bahan-bahan training yang bisa membantu pegawai baru agar dapat cepat melaksanakan tugasnya.
6. Membantu menunjukkan kinerja bahwa organisasi yang efisien dan dikelola secara baik.
7. Menyediakan panduan untuk setiap pegawai di unit pelayanan dalam melakukan pemberian pelayanan sehari-hari.
8. Meminimalisir adanya kesalahan seperti tumpang tindih pelaksanaan tugas pada pemberian pelayanan.
9. Membantu penyelesaian terhadap kesalahan prosedur dalam memberikan sebuah pelayanan. Menjamin proses pelayanan tersebut tetap berjalan secara baik dalam berbagai situasi.
Prinsip Pembuatan SOP yang Baik di Perusahaan
Tidak mudah dalam membuat SOP karena setiap poinnya memiliki maksud yang penting, sehingga tidak bisa sembarang.
Jadi, kamu untuk para tim HRD dan manajemen perusahaan, harus memperhatikan beberapa prinsip pembuatan SOP berikut ini:
– Buatlah SOP dengan bahasa dan kalimat yang mudah dipahami oleh semua pihak yang berkaitan dengan SOP tersebut, baik karyawan dan seluruh jajaran perusahaan
– Prosedur di SOP adalah poin-poin yang bersifat efektif dan juga efisien jika dikerjakan oleh karyawan
– Bisa memberikan kepastian hukum atas setiap pelanggaran, misalnya ada SP 1,2, 3 dan lainnya jika melakukan pelanggaran kerja, kewajiban hingga hak pekerja
– Tidak bertele-tele atau dibuat dengan jelas dan selaras. Maksudnya buat Memberikan informasi terperinci serta selaras dengan visi, misi, SDM yang dipekerjakan, serta tujuan perusahaan
– SOP dibuat dengan jelas dan terukur sehingga bisa dijadikan bahan evaluasi serta bisa dilakukan revisi ketika dianggap tidak relevan lagi
– Terakhir, SOP juga bisa dibuat dinamis, atau bisa dikembangkan kembali seiring perkembangan perusahaan, maka akan memerlukan banyak penyesuaian termasuk masalah prosedur juga aturan. Misalnya jam kerja ketika pandemi atau WFH
Contoh SOP Dalam Mempekerjakan Karyawan
– Memberikan informasi dan gambaran detail pekerjaan setiap karyawan atau bagian
– Menjelaskan kebijakan orientasi dan pelatihan bagi karyawan.
– Terdapat poin-poin berupa daftar tindakan disiplin, dan korektif yang harus dilaksanakan
– Menjelaskan pengelolaan ulasan kinerja.
– Peraturan berpakaian, hingga jam kerja
– Peraturan pemakaian internet dan media sosial sebagai tujuan bisnis.
Kesimpulan
Penting dibuat dan diterapkan di perusahaan, SOP biasanya dibuat oleh tim khusus perusahaan, seperti bagian manajemen, marketing, financial manager, hingga HRD. Tidak sedikit juga perusahaan yang membuat SOP dengan bantuan jasa konsultan SOP.
BIcara soal produktivitas dan pengelolaan karyawan, HRD pasti selalu hadir untuk membantu melancarkan operasional perusahaan. Tidak mudah membuat SOP sekaligus mengelola karyawan, sehingga HRD butuh software untuk mempermudah pekerjaannya.
Nah, salah satu rekomendasi software HR terbaik yang bisa digunakan adalah AqtiveHR by Maserp. Dengan AqtiveHR by Maserp, HRD bisa melakukan pengelolaan karyawan dengan lebih baik, praktis, mudah, dan cepat!
Selain membantu merancang pembuatan SOP, AqtiveHR juga bisa membantu melakukan perhitungan dan absensi yang lebih akurat.
Software AqtiveHR juga memiliki banyak fitur unggul untuk pengelolaan karyawan di perusahaan. Mulai dari fitur Absensi Kehadiran dengan teknologi Face Recognition untuk absensi, yang lebih canggih.
Fitur unggul lainnya yakni mulai dari Payroll untuk membantu perhitungan gaji, tunjangan, pesangon, pensiun, bonus, dan lainnya, Reimbursement, Database Employee, hitung Pajak PPh21, Broadcast Messages, dan masih banyak lagi.
Yuk beralih dari format absensi manual ke absensi online yang bisa permudah pekerjaan HRD di perusahaan kamu. Baik perusahaan skala kecil maupun besar, semua bisa menggunakan software dari AqtiveHR by MASERP ini!
Untuk penggunaan software sesuai kebutuhan perusahaan dan informasi selengkapnya tentang AqtiveHR, kamu bisa lakukan konsultasi terlebih dahulu dengan ahli kami, secara gratis!
