Mengenal Pentingnya Surat Paklaring

Surat paklaring adalah salah satu administrasi yang penting bagi karyawan dan perusahaan. Surat tersebut biasanya digunakan sebagai salah satu syarat untuk memenuhi administrasi untuk berbagai kepentingan. Selain berguna untuk melancarkan proses mendapatkan pekerjaan surat ini dapat dipakai untuk mengurus BPJS Ketenagakerjaan, beasiswa profesional, hingga mengajukan pinjaman di lembaga keuangan. Surat paklaring juga biasanya diterbitkan oleh perusahaan atau tempat seseorang pernah bekerja dengan berbagai persyaratan. 

Fungsi utama dari surat paklaring adalah sebagai bukti tertulis yang menunjukkan bahwa orang yang bersangkutan pernah bekerja di instansi atau perusahaan terkait. Selain itu, surat ini juga penting bagi Human Resource (HR) untuk memudahkan penilaian saat proses rekrutmen karyawan baru. Dengan surat ini, Anda bisa lebih mudah meyakinkan recruiter ketika melamar pekerjaan baru. Surat tersebut dapat menjadi referensi bagi rekruter untuk mengetahui riwayat pekerjaan di perusahaan terdahulu.

Surat ini dikeluarkan oleh bagian personalia yang memiliki wewenang atas untuk mengeluarkan tanda bukti kepegawaian dalam suatu perusahaan. Namun, tahukah Anda apa yang sebenarnya dimaksud dengan surat paklaring? Untuk mengetahui informasi lebih banyak mengenai surat paklaring, simak penjelasan lengkapnya berikut ini!

Pengertian Surat Paklaring

Surat paklaring adalah dokumen resmi atau sebuah surat yang disahkan oleh suatu lembaga maupun perusahaan. Isi dari dokumen tersebut yaitu menunjukkan pengalaman seseorang pernah bekerja pada sebuah perusahaan di posisi tertentu. Mulai dari masa awal dan posisi awal bekerja, jenjang karir yang sudah dilalui hingga masa akhir kerja, prestasi yang pernah dicapai, sampai nama atasannya.

Surat ini dikeluarkan dan diterbitkan oleh tempat kerja atau perusahaan yang ditinggalkan sebelum akhirnya melamar dan pindah kerja ke perusahaan baru.

Perbedaan paklaring dengan surat pengalaman kerja terletak pada detail informasi yang diberikan. Sementara perbedaannya surat keterangan kerja, terletak pada status pekerja itu sendiri. Sebab paklaring umumnya diberikan ketika pekerja telah resign dari pekerjaan.

Baca Juga: Cloud-Based HRIS Perusahaan, Sistem Dewa Para HR!

Melihat detail informasi yang diberikan, bisa disimpulkan jika surat tersebut cukup penting dalam perjalanan karir Anda. Sebaiknya saat pengurusan proses resign, karyawan terlebih dahulu mengurus pembuatan surat ini dengan mengajukan permintaan dan pembuatannya ke bagian HR. Karena, paklaring menjadi bukti otentik dan sah bahwasanya Anda pernah bekerja di perusahaan sebelumnya.

Dari surat ini juga, perusahaan baru tempat Anda melamar kerja akan dapat melihat kualitas kerja serta menilai kelayakan Anda untuk mengisi lowongan nantinya.

Fungsi Surat Paklaring

Selain sebagai bukti tertulis resmi yang yang disahkan oleh suatu lembaga maupun perusahaan yang menunjukkan pengalaman seseorang pernah bekerja pada sebuah perusahaan di posisi tertentu, surat paklaring juga memiliki beberapa fungsi lainnya. Berikut adalah beberapa fungsi surat paklaring.

Melamar ke Perusahaan Baru

Dalam tahapan rekrutmen kerja, pelamar akan diminta melampirkan surat tersebut ketika mengirimkan CV. Tujuannya adalah surat tersebut akan menjadi bukti atau gambaran riwayat pekerjaan di perusahaan terdahulu.

Isi dari surat ini terdiri dari identitas, pencapaian yang diraih selama bekerja di perusahaan, posisi pekerjaan sebelumnya, dan dijelaskan bagaimana sikap mantan karyawan dalam berkontribusi di sebuah perusahaan. Surat ini diperlukan untuk membuktikan pengalaman kerja serta kualitas kinerja Anda kepada perusahaan baru.

Pencairan Dana BPJS Ketenagakerjaan

BPJS Ketenagakerjaan menjadi salah satu fasilitas dari perusahaan yang dananya bisa dicairkan saat karyawan melakukan resign atau pengunduran diri.

Surat paklaring ini adalah salah satu persyaratan yang harus Anda penuhi ketika ingin mencairkan dana JHT atau Jaminan Hari Tua. Dengan melampirkan surat paklaring yang sudah dilegalisir secara resmi dari perusahaan. Untuk mencairkan dana BPJS Ketenagakerjaan dibutuhkan surat ini dari perusahaan lama, KTP, KK, kartu peserta, dan kartu klaim jaminan hari tua (JHT).

Mengajukan Pinjaman Bank dan Kartu Kredit

Untuk dapat mengajukan pinjaman dana, KTA, KPR atau KKB, seseorang harus memiliki status karyawan terlebih dahulu. Alasannya tidak lain adalah untuk digunakan sebagai bukti calon debitur memiliki penghasilan tetap dengan nominal tertentu. Dengan begitu, dapat terlihat apakah cicilan dari pinjaman yang diajukan dapat dibayar atau tidak.

Surat ini biasanya digunakan sebagai persyaratan pendaftaran jaminan sosial, salah satunya yaitu untuk keperluan pinjaman bank. Misalnya, saat kamu mengajukan Kredit Kepemilikan Rumah (KPR), Kredit Kendaraan Bermotor (KKB), sampai Kredit Tanpa Agunan (KTA).

Surat tersebut tentu dibutuhkan untuk bukti bahwa Anda benar bekerja pada perusahaan tersebut dan diasumsikan mampu membayar pinjaman. Hal yang serupa juga berlaku saat akan mengajukan kartu kredit. Dengan melihat surat paklaring tersebut, bank dapat mengetahui kemampuan finansial Anda.

Biasanya, bank akan memintamu untuk melengkapi suratnya beserta informasi slip gaji sebagai bentuk persyaratan untuk pihak pemohon yang ingin mengajukan pinjaman.

Dokumen Penunjang Pembuatan Visa

Jika Anda hendak merencanakan perjalanan ke luar negeri terutama ke negara yang mensyaratkan visa, Anda akan membutuhkan surat keterangan kerja dari perusahaan. Dalam proses pengajuan visa ini, surat keterangan kerja diperlukan untuk memastikan pemohon memiliki pekerjaan yang mengikat di negara asal.

Pengajuan Beasiswa

Surat ini menjadi salah satu persyaratan untuk keperluan pengajuan beasiswa profesional baik program beasiswa yang diselenggarakan oleh pihak swasta atau pemerintah. Sama halnya seperti melamar ke perusahaan baru, pada surat paklaring terdapat informasi mengenai kontribusi dan pengalaman karyawan tersebut untuk meyakinkan pihak penyedia beasiswa.

Kapan Surat Keterangan Kerja Dibuat?

Surat paklaring dari perusahaan dapat karyawan ajukan kapan saja ke bagian HR ketika proses pengunduran diri, selama waktunya tidak melewati batas persyaratan dari pihak terkait. Surat ini bisa dibuat setelah proses month notice karyawan selesai. 

Terdapat batas minimal masa kerja yang dibuat bagian HR untuk mendapatkan surat paklaring tersebut. Biasanya, perusahaan membuat surat paklaring sebagai syarat administrasi melamar pekerjaan baru jika kamu sebagai karyawan telah bekerja minimal 6 bulan. Akan tetapi, setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda.

Komponen Penting Surat Paklaring

Berikut adalah komponen penting yang terdapat pada surat paklaring:

• Kop surat

Menandakan legalitas karena dikeluarkan oleh perusahaan legal dengan mencantumkan keterangan nama perusahaan, alamat, email dan nomor telepon.

• Nomor surat
• Perihal surat
• Isi surat dengan keterangan:

• Nama karyawan
• Alamat karyawan
• Jabatan karyawan
• Lama waktu bekerja, biasanya mencantumkan tanggal kerja dimulai sampai selesai.
• Penilaian kerja dari Perusahaan

• Penutup
• Tanda tangan pihak yang membuat surat dengan keterangan nama jelas, biasanya dari pimpinan HR atau yang berwenang
• Cap perusahaan

Contoh Surat Paklaring

Kesimpulan

Surat paklaring dari perusahaan merupakan sebagai dokumen penting untuk memenuhi segala kebutuhan karyawan, baik untuk kepentingan melamar pekerjaan baru, perbankan, wisata, sampai mencairkan dana JHT. 

Sebagaimana diketahui bahwa surat paklaring merupakan salah satu tanggung jawab pekerjaan HR. Dalam pembuatan surat tersebut, HR harus memiliki data penilaian kinerja serta informasi lain terkait karyawan perusahaan. Misalnya data absensi, payroll, identitas karyawan, dan lain sebagainya.

Terkadang, pencarian data dan dokumen-dokumen tersebut memakan waktu yang cukup lama jika tidak dikelola dengan baik. Akibatnya, pekerjaan HR lainnya akan terbengkalai serta lebih melelahkan.

Dengan adanya software HRIS AqtiveHR dapat menjadi solusi untuk pekerjaan HR perusahan Anda. Dari mulai pengelolaan absensi karyawan, penghitungan payroll, pengajuan cuti dan permintaan lainnya, hingga pengawasan kinerja karyawan dapat Anda kelola dengan satu aplikasi saja. Maka, segera gunakan AqtiveHR, software HRIS terbaik yang memudahkan perusahaan meraih sukses.