Setiap karyawan perusahaan tentu memiliki cara masing-masing dalam menyelesaikan sebuah pekerjaan. Namun, tak jarang dalam beberapa kesempatan karyawan tidak hanya dituntut untuk bekerja secara individu melainkan perlu juga untuk bekerja dengan tim sesuai instruksi atasan. Hal ini lantaran ada banyak beban kerja yang tidak bisa serta merta ditimpakan atau dikerjakan oleh satu karyawan saja. Selain tidak efektif, tentu akan membuat pekerjaan semakin berlarut-larut.
Oleh karena itu, perusahaan biasanya menuntut karyawan untuk bekerja secara tim serta berkolaborasi dengan divisi lain guna menyelesaikan suatu pekerjaan. Kendati demikian, karyawan acapkali membuat workflow guna mengetahui bagaimana cara penyelesaian suatu pekerjaan sehingga mempermudah memahami alur kerja dari awal hingga akhir pengerjaan.
Nah, tentu banyak karyawan yang sering menerapkan workflow selama bekerja. Namun, banyak pula yang masih awam mengenai istilah tersebut. Artikel ini akan membahas mengenai workflow yang kerap diterapkan oleh karyawan perusahaan dalam menyelesaikan tugas atau pekerjaan. Yuk, simak lebih lanjut beberapa informasi relevan di bawah ini.
Table of Contents
Pengertian Workflow atau Alur Kerja
Workflow atau alur kerja adalah istilah yang merujuk pada sebuah kinerja sistematis dalam perusahaan terkait penyelesaian atas suatu pekerjaan yang terjadi di semua jenis bisnis dan industri. Namun, secara sederhana workflow atau alur kerja adalah serangkaian kegiatan atau aktivitas yang dibutuhkan guna menyelesaikan suatu pekerjaan.
Dengan kata lain, workflow adalah urutan tugas mulai dari awal hingga proses produksi. Workflow atau alur kerja tersebut berupa serangkaian aktivitas dimulai dari informasi bisnis yang diterima kemudian diteruskan kepada partisipan atau karyawan lain sesuai prosedur atau ketentuan yang berlaku.
Baca Juga: Definisi Onboarding Karyawan Beserta Manfaat & Tipsnya
Dengan demikian, setiap karyawan memiliki tanggung jawab masing-masing terkait operasional perusahaan sesuai urutan tugas atau serangkaian aktivitas tersebut. Selain memudahkan mengetahui alur pengerjaan, workflow juga membantu tugas tiap karyawan agar tidak berbenturan yang dapat berpotensi menghambat proses kerja dalam suatu perusahaan.
Jenis-Jenis Workflow
Workflow atau alur kerja ini tentu berlaku untuk seluruh divisi dalam perusahan seperti bagian produksi, bagian administrasi maupun bagian lainnya.
Kendati demikian, tidak semua divisi dalam perusahaan mengharuskan arus kerja secara terstruktur. Namun, beberapa diantaranya dibebaskan oleh perusahaan untuk berkreasi dan bertindak secara impulsif dengan masih mempertimbangkan satu dan lain hal. Sebagai contoh, divisi marketing atau pemasaran yang harus senantiasa mengikuti tren atau perkembangan zaman agar tetap dapat bersaing dengan kompetitor.
Nah, berikut 3 jenis workflow atau alur kerja yang biasanya diterapkan dalam bisnis.
Process Workflow
Alur kerja berdasarkan proses ini merupakan serangkaian tugas yang dapat diprediksi lantaran dilakukan berulang untuk menunjang operasional. Dengan kata lain, sebelum memulai membuat alur kerja, partisipan sudah mengetahui lebih dulu rangkaian pekerjaan apa saja yang harus dilakukan.
Case Workflow
Jenis selanjutnya adalah alur kerja yang berdasarkan pada kasus atau yang lebih dikenal dengan sebutan case workflow. Alur ini muncul setelah terjadi sebuah kasus atau kondisi tertentu sehingga dalam proses penyelesaiannya dapat dikatakan tidak ada cara khusus atau spesifik. Hal tersebut dikarenakan, jenis alur kerja ini terjadi setelah dapat menyelidiki atau memahami permasalahan tersebut kemudian mencari solusi untuk mengatasi masalah atau kasus tersebut.
Misalnya, dalam penyusunan strategi pemasaran. Tentu tidak dapat serta merta membuat workflow terkait langkah apa yang bisa dilakukan untuk mengevaluasi rencana pemasaran yang gagal apabila belum mengidentifikasi atau menyelidiki permasalahan tersebut.
Project Workflow
Penerapan workflow tentu dapat juga berdasarkan proyek yang akan dilakukan. Biasanya dalam sebuah proyek pekerjaan tentu terdapat alur kerja yang harus diikuti. Kendati demikian, alur tersebut jauh lebih fleksibel lantaran selama pengerjaannya partisipan bisa melakukan inovasi atau hal-hal di luar rencana sebelumnya. Sehingga alur kerja jenis ini lebih fleksibel dibanding dengan process workflow.
Manfaat Penerapan Workflow dalam Manajemen Perusahaan
Penerapan atau pembuatan workflow tentu memiliki sejumlah manfaat bagi perusahaan. Selain dapat membantu operasional perusahaan dengan pembagian tugas dan tanggung jawab karyawan agar tidak berbenturan, tentu masih terdapat manfaat lain dari penerapan sistem workflow ini antara lain sebagai berikut.
Mempermudah distribusi pekerjaan
Dengan adanya workflow, alur kerja akan dapat tertata rapi dan terstruktur. Dengan demikian, pendistribusian pekerjaan jauh lebih baik dan maksimal lantaran tiap partisipan atau karyawan telah mengetahui tugas dan tanggung jawabnya. Sehingga semua proses akan berjalan sesuai tupoksinya tanpa adanya hambatan yang berarti dalam segi operasional perusahaan.
Penanganan dokumen jauh lebih mudah
Setelah mengetahui distribusi pekerjaan, setiap dokumen yang dibutuhkan tentu dapat ditangani dengan cepat. Hal tersebut dikarenakan adanya urutan tugas dari alur kerja yang telah dibuat atau diterapkan sehingga pekerjaan akan jauh lebih efektif.
Mudah mendapatkan persetujuan
Workflow yang berjalan dengan rapi dan terstruktur, tentu lebih mudah untuk mendapatkan persetujuan dikarenakan alur kerja telah dijalani sesuai dengan ketentuan. Dampaknya, kemudahan dalam hal administrasi terkait persetujuan akan jauh lebih mudah untuk didapatkan.
Kesimpulan
Workflow atau alur kerja tentu dapat membantu manajemen perusahaan untuk menjalankan pekerjaan operasional dalam perusahaan. Selain arus kerja jauh lebih terstruktur, waktu kerja pun akan jauh lebih efisien. Selain penerapan workflow atau alur kerja dalam perusahaan dapat membantu operasional perusahaan, perusahaan juga harus menerapkan inovasi yang dapat mengelola karyawan agar lebih baik.
Dengan demikian, karyawan akan lebih loyal untuk membantu berkontribusi pada perusahaan sehingga dapat mencapai visi misi perusahaan.
Salah satu inovasi yang dapat dilakukan oleh perusahaan adalah dengan memanfaatkan teknologi berupa perangkat software bernama AqtiveHR. Perangkat ini berupa aplikasi yang ditujukan pada manajemen Human Resource (HR) guna mengelola sumber daya manusia perusahaan agar lebih baik dan pekerjaan lebih efektif untuk dikerjakan.
AqtiveHR merupakan aplikasi yang memiliki sistem Humam Resource System Informastion (HRIS) dan Employee Self-Service (ESS) sehingga memudahkan karyawan dalam mengakses informasi secara mandiri dengan fitur-fitur unggulan yang ditawarkan.
Fitur-fitur tersebut antara lain adalah fitur absensi online yang menggunakan teknologi pengenalan wajah dan radius lokasi, fitur pengajuan izin atau cuti yang lebih efektif dan efisien, fitur broadcast message per divisi atau perusahaan yang dapat disiarkan secara masif dan efektif hingga fitur penggajian yang dapat dilakukan secara otomatis dilengkapi kemudahan pengaksesan bagi karyawan untuk mengetahui riwayat slip gaji beberapa bulan kebelakang.
Yuk, gunakan AqtiveHR untuk membantu perusahaan dalam meningkatkan produktivitas dan kinerja karyawan. Selain dapat meningkatkan kepuasan karyawan perusahaan, menggunakan AqtiveHR dapat mengurangi biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan dibanding menggunakan sistem administrasi secara manual atau konvensional.
Dengan aplikasi AqtiveHR, perusahaan memberikan fasilitas terbaik bagi karyawan untuk lebih mudah dalam mengakses informasi dan melakukan proses administrasi.
