Bagi Anda yang pernah bekerja di sebuah perusahaan atau mungkin mempunyai perusahaan, pasti Anda sudah tidak asing dengan istilah Surat Peringatan Karyawan atau SP. Surat ini umumnya memiliki tingkatan tersendiri, mulai dari SP 1, SP 2, hingga SP 3.
Secara umum, Surat Peringatan (SP) diberikan oleh perusahaan untuk karyawannya berupa pelanggaran kediplisinan. Surat ini bertujuan untuk memebuat beberapa karyawan guna menyadarkan apa yang sudah dilakukan dan dampaknya terhadap perusahaan tempat bekerja dan berjanji tidak mengulangi kembali. Perusahaan bisa memberikan surat peringatan mulai dari SP 1 hingga SP 3 sampai pada surat pemutusan hubungan kerja (PHK) terkait pekerjaan yang dialkukan.
Lalu, apakah surat peringatan karyawan itu? Baca selengkapnya artikel di bawah ini!
Table of Contents
Definisi Surat Peringatan Karyawan (SP)
Surat Peringatan Karyawan, selama ini selalu lekat dengan masalah tertentu atau kesalahan yang dilakukan terhadap perusahaan. Surat peringatan karyawan adalah surat yang memang dibuat untuk memeperingati karyawan yang melakukan tindak pelanggaran peraturan oleh pihak perusahaan.
Berdasarkan jenisnya, tentu surat peringatan memiliki arti tersendiri. Tidak melulu mengenai peringatan. Lalu apa saja maksud dari SP 1 hingga SP 3? Perlu Anda ketahui bahwa perusahaan tidak akan secara langsung memecat karyawan yang medapatkan peringatan atau memberikan surat PHK. Meskipun karyawan sudah melakukan beberapa pelanggaran aturan perusahaan. Perusahaan akan memberikan peringatan kepada karyawan tersebut terlebih dahulu dan memberikan karyawan waktu untuk perbaikan kesalahan yang telah dilakukan.
Surat Peringatan (SP) ini dibuat berdasarkan ketentuan Undang-Undang Ketenegakerjaan Pasal 151 Ayat 1 yang menjelaskan bahwa pihak pengusaha, pekerja atau buruh, serikat pekerja atau serikat buruh dan pihak pemerintah harus dengan segala usaha, berusaha agar PHK tidak terjadi begitu saja.
Baca Juga: Apa PPH 21 Karyawan? Bagaimana Perhitungannya?
Dikarenakan pihak perusahaan tidak bisa melakukan secara bebas Pemutusan Hubungan Kerja (PHK), maka diperlukan adanya surat peringatan karyawan untuk membuat karyawan merasa jera dan tidak kembali melakukan pelanggaran berulang ke depannya.
Peringatan tersebut akan diberikan terlebih dahulu oleh perusahaan kepada karyawan untuk membuat karyawan tersebut memperbaikinya sesuai dengan waktu yang ditentukan.
Surat peringatan karyawan ini tidak dibuat semaunya perusahaan. Ada undang-undang yang mengaturnya yaitu Undang-Undang Ketenagakerjaan Pasal 151 Ayat 1, yang berbunyi:
“Pengusaha, pekerja ataupun buruh, serikat pekerja ataupun serikat buruh dan pemerintah dengan segala upaya harus berusaha agar tidak terjadi pemutusan hubungan kerja (PHK).”
Oleh Karena itu, setidaknya perusahaan bisa memberikan efek jera kepada karyawan tersebut dengan memberikan surat peringatan karyawan agar tidak melakukan kesalahan yang sama berulang kali.
Ketentuan-ketentuan Surat Peringatan Karyawan (SP)
Selain terdapat surat peringatan dikarenakan Undang-Undang, ternyata dalam segi pembuatannya juga. Pembuatan surat peringatan karyawan dibasiskan pada Undang-Undang Ketenagakerjaan, Pasal 161 yang berbunyi:
“ [1] Dalam hal pekerja ataupun buruh melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan ataupun perjanjian kerja bersama, pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja, setelah kepada pekerja atau buruh yang bersangkutan diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.
[2] Surat peringatan sebagaimana dimaksud dalam ayat [1] masing-masing berlaku untuk paling lama 6 (enam) bulan, kecuali ditetapkan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan ataupun perjanjian kerja bersama.”
Itulah mengapa di dalam surat peringatan karyawan sendiri memiliki tahapan mulai dari angka 1 hingga 3. Yang mana di setiap angkanya mengandung makna pada pembagian dan tingkatan peringatan yang diberikan oleh perusahaan.
Meskipun memiliki tingkatan, Surat Peringatan sendiri baik SP 1, SP2, ataupun SP 3 memiliki masa berlaku selama enam bulan sesuai dengan perjanjian kerja. Perusahaan memberikan jangka waktu selama itu bukan tanpa alasan.
Jangka waktu tersebut diberikan untuk membuat karyawan bisa sepenuhnya sadar dengan apa yang telahdiperbuat dan memperbaikinya. Setelah masa enam bulan tersebut SP 1 sudah tidak belraku kembali.
Namun, jika karyawan tetap tidak ada perubahan selama kurun waktu 6 bulan tersebut, maka perusahaan akan terus memberi peringatan hingga SP 3. Terutama jika dalam kurun waktu enam bulan SP 1 lalu karyawan tersebut membuat kesalahan yang berbeda-beda, maka akan diberikan secara langsung SP 2 hingga sampai kepada SP 3.
Jika karyawan sudah diberikan SP 3 dan masih melakukan kesalahan atau tidak berusaha unutk memperbaiki diri, maka perusahaan dengan tegas akan memberikan Surat Pemutusan Hubungan Kerja (PHK).
Meskipun dikeluarkan dengan PHK, karyawan tersebut akan tetap mendapatkan hak uang pesangon dari perusahaan. Hal ini juga tercantum dalam Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 Pasal 156 Ayat 1 tentang Ketenagakerjaan yang berisi:
“Dalam hal terjadi pemutusan hubungan kerja (PHK), pengusaha diwajibkan membayar uang pesangon dan/atau uang penghargaan masa kerja dan uang penggantian hak yang seharusnya diterima.”
Lalu, apakah perushaaan bisa memberikan pesangon sesuai dengan kemauan perussahaan? Tentu tidak, semua itu juga terdapat aturannya, sesuai dengan Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 pada Pasal 156 dalam Ayat 2:
- Masa kerja < 1 tahun : 1 bulan upah
- Masa kerja 1 tahun sampai < (kurang dari) 2 tahun : 2 bulan upah
- Masa kerja 2 tahun sampai < (kurang dari ) 3 tahun : 3 bulan upah
- Masa kerja 3 tahun sampai < 4 tahun : 4 bulan upah
- Masa kerja 4 tahun sampai < (kurang dari) 5 tahun : 5 bulan upah
- Masa kerja 5 tahun sampai < (kurang dari) 6 tahun : 6 bulan upah
- Masa kerja 6 tahun sampai < (kurang dari) 7 tahun : 7 bulan upah
- Masa kerja 7 tahun sampai < (kurang dari) 8 tahun : 8 bulan upah
- Masa kerja > 8 tahun : 9 bulan upah
Memang terdengar menyenangkan jika dikeluarkan karena PHK dan mendapatkan pesangon yang lumayan besar. Namun, tentu sudah terdapat catatan hitam yang harus menjadi pertimbangan bagi karyawan untuk segera merubah diri agar tidak terulang kembali di perusahaan selanjutnya.
Fungsi Surat Peringatan Karyawan di Perusahaan
Untuk Memberikan Teguran
Fungsi pertama yang umum dari surat peringatan adalah untuk menegur karyawan secara tertulis karena telah melakukan pelanggaran kedisiplinan atau peraturan yang ada dalam perusahaan.
- Untuk Membantu Karyawan
Fungsi kedua dari surat peringatan ini sendiri adalah untuk membantu karyawan. Tujuannya adalah untuk membuat karyawan tetap bekerja dan mulai memperbaiki kesalahan yang telah diperbuat. Berdasarkan pada UU Ketenagakerjaan Pasal 151 Ayat 1 , pengusaha, pekerja atau buruh, serikat pekerja atau serikat buruh, dan pemerintah, dengan segala upaya harus mengusahakan agar jangan terjadi pemutusan hubungan kerja. Dengan demikian, karyawan dapat memperbaiki diri terlebih dahulu sehingga karyawan tersebut tidak langsung dikeluarkan saja oleh perusahaan
- Untuk Masa Perbaikan
Ketika seorang karyawan mendapatkan surat peringatan pertama kalinya atau disebut juga SP 1, maka surat tersebut secara otomatis akan berlaku selama enam bulan. Sehingga secara tak langsung perusahaan memberikan waktu atau masa bagi karyawan tersebut untuk memperbaiki diri. Waktu tersebut sudah dirasa cukup oleh perusahaan untuk membaut karyawan merenungi perbuatannya. Namun, jika dalam kurun waktu tersebut karyawan yang bersangkutan masih melakukan pelanggaran, maka surat peringatan SP 2 atau SP 3 akan dikeluarkan.
- Untuk Pemberian Upah
Fungsi terakhir dari dibuatnya Surat Peringatan Karyawan adalah untuk memberikan upah atau gaji. Mengapa demikian? Bagi karyawan yang telah mendapatkan SP 1 sampai SP 3, tentu akan mendapatkan sanksi yang berupa pemutusan kerja dari perusahaan. Hal tersbeut sesuai dengan Peaturan Undang-Undang Ketenagakerjaan Pasal 161 ayat [3] yang berisi tentang pemberian uang pesangon kepada karyawan yang akan dilakukan PHK atau pemutusan kerja sebesar satu kali sesuai dengan pasal 156 ayat [2] Undang-Undang Ketenagakerjaan.
Tidak hanya itu, jika karyawan tersebut sebelumnya bisa dibilang cukup cemerlang maka akan mendapatkan uang penghargaan pada masanya bekerja beserta uang pengganti hak. Pemberian uang tersebut juga telah diatur dalam Peraturan Undang – Undang Ketenagakerjaan Pasal 156 ayat (3) dan ayat (4). Bilamana karyawan memilih mengundurkan diri, maka perusahaan tidak perlu memberikan uang pesangon dan UMPK. Namun, perusahaan hanya akan membayar uang penggantian hak yang wajib dibayarkan kepada karyawan tersebut.
Kesimpulan
Berdasarkan penjelasan singkat diatas, Anda bisa menyimpulkan bahwa surat peringatan karyawan merupakan suatu surat yang memang dibuat dan diserahkan bagi karyawan yang sudah melanggar peraturan perusahaan agar kedepannya karyawan tersebut bisa memperbaiki kesalahannya dan mendapatkan efek jera.
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, perusahaan tidak bisa asal dalam membuat surat peringatan karyawan, karena terdapat peraturan perundang-undangan dan berbagai data yang perlu diperhatikan dan dicantumkan dengan jelas, seperti nama, alamat jabatan, hingga ID Card.
Ini tentu berkaitan erat dengan manajemen karyawan, pihak perusahaan perlu melakukan manajemen tersebut dengan baik. Tidak hanya itu, terdapat manajemen lainnya yang berkaitan dan sangat penting seperti manajemen keuangan yang memberikan laporan keuangan secara akurat.
Untuk membuatnya tetap akurat dan tidak memakan waktu yang banyak, maka diperlukan Software akuntansi dan bisnis yang mampu menghandle dengan baik untuk perusahaan. Untuk itu Aqtive HR kini hadir untuk membantu manajemen perusahaan agar berjalan dengan baik.
Aqtive HR ini merupakan software yang akan memudahkan perusahaan dan bisa digunakan oleh karyawan biasa, hingga HR Manajer. Ada beberapa kelebihan yang aplikasi ini tawarkanseperti adanya penggunaan kamera, jaringan, lokasi yang dengan mudah memvalidasi absensi. Software ini juga bisa melakukan pelacakan karyawan secara realtime. Semuanya disediakan sesuai dengan kebutuhan para penggunanya. Tidak hanya itu, Aqtive HR juga dilengkapi dengan absensi menggunakan face recognition, pengajuan cuti, dan masih banyak lainnya. Dengan begitu perusahaan akan bekerja lebih efisien dan kondusif.
