Sistem Informasi SDM, mungkin sebagian dari kamu sudah pernah mendengar istilah ini. Terutama jika kamu sudah pernah bekerja atau sedang bekerja di lingkungan perusahaan. Secara umum sebenarnya Sistem Informasi SDM ini sama dengan HRIS (Human Resource Information System).
Sistem Informasi SDM ini sangat banyak digunakan oleh HR perusahaan saat ini. Apalagi jika perusahaan yang ditempati sudah menggunakan digitalisasi dalam berbagai pekerjaan yang ada. Lalu apa sih Sistem Informasi SDM itu? Dalami lebih lanjut di bawah ini!
Table of Contents
Apakah Sistem Informasi SDM Itu?
Sistem Informasi SDM atau sistem HRIS merupakan bagian aktivitas yang bertugas dalam mengelola administrasi Human Resource atau pada aplikasi dalam sebuah perusahaan. Sistem Informasi SDM juga bisa diartikan sebagai penggabungan dari sumber daya manusia beriringan dengan teknologi melalui perangkat lunak atau software untuk SDM.
Penggunaan software ini tidak tergantung pada besar atau kecilnya sebuah perusahaan. Bisa jadi perusahaan besar belum menggunakan ataupun sebaliknya. Biasanya perusahaan-perusahaan akan menggunakan software ini untuk meningkatkan efektivitas dalam sebuah perusahaan mulai dari pengelolaan akuntansi, administrasi hingga proses penggajian.
Selain meningkatkan efektivitas dalam perusahaan, software SDM juga bisa membantu perusahaan untuk lebih produktif terutama untuk para karywan didalamnya.
Fungsi Penggunaan Sistem Informasi SDM
Sistem informasi SDM banyak digunakan oleh perusahaan diakrenakan fungsi-fungsi yang terkadung didalamnya. Fungsi-fungsi tersebut meliputi:
Melakukan Pencatatan
Fungsi yang pertama adalah pecatatan. Pencatatan ini secara otomatis akan melacak perubahan data dan informasi karyawan. Data yang akan diberikan pun akan ditampilkan secara akurat dan real time.
Pencatatan data ini memiliki dua jenis pencatatan. Yang pertama adalah pencatatan mengenai database dan kedua adalah pencatatan mengenai informasi pekerjaan. Database karyawan yang muncul di pencatatan ini biasanya berisi tentang serangkaian biodata karyawan.
Sedangkan informasi karyawan dalam pencatatan biasanya berisikan bagaimana karyawan tersebut dalam perusahaan seperti posisi yang dijabat saat itu, divisi kerja, gaji hingga lainnya.
Efisiensi Data
Efisiensi data adalah fungsi kedua yang akan didapatkan jika menggunakan sistem SDM. Data yang didapatkan akan disimpan dan dikelola hanya dalam satu tempat saja atau satu software. Dengan begitu perusahaan akan menjadi lebih cepat dalam melakukan pendataan dan tentu menghemat waktu pengerjaan.
Merekrut dan menerima SDM
Sistem informasi SDM juga meliputi recruiting dan juga hiring. Dengan adanya sistem ini, Tim HR dalam perusahaan akan sangat terbantu terutama dalam hal mengorganisir perolehan data dalam proses perekrutan karyawan baru.
Namun, dalam hal ini tim HR yang bertugas harus mampu mengikuti tren yang tengah berlangsung yang berkaitan dengan peraturan pemerintah. Ini penting bagi tim HR untuk mengetahuinya karena dampaknya akan terasa dalam praktek ketenagakerjaan dan proses informasi ke pihak manajemen agar menyesuaikan dengan kebijakan yang berlaku.
Memberikan Pendidikan dan Pelatihan SDM
Ketika kita bekerja dalam sebuah perusahaan tentu ada tenggat waktu yang harus terpenuhi. Dalam hal ini Tim HR juga berperan penting dalam mengatur program pelatihan dan memberikan pendidikan yang diperlukan.
Fungsinya adalah agar karyawan baru dapat meningkatkan pengetahuan dan kemampuan mereka sesuai dengan kompetensi perusahaan dengan tenggat waktu yang ditentukan. Dengan begitu perusahaan akan mendapatkan dampak positif terutama bagi kemajuan perusahaan itu sendiri.
Memanajemen Data
Fungsi lain dari sistem ini adalah memanajemen data, dimana Tim HR dapat menyimpan secara keseluruhan data dari karyawan sekaligus memprosesnya menjadi informasi yang sangat diperlukan terutama untuk yang menggunakannya.
Administrasi Keuangan
Informasi SDM juga akan bermanfaat terutama dalam hal administrasi keuangan perusahaan. Tidak hanya akan membantu divisi keuangan, tapi juga sangat membantu Tim HR dan manajemen dalam mengelola keuangan perusahaan.
Mulai dari penggajian, potongan pajak hingga tunjangan semua tersedia dalam sistem ini. Pengelolaannya pun juga cepat dan akurat, karena dihitung secara otomatis, cepat dan tepat.
PHK dan Administrasi Tunjangan
Bagi kamu yang sudah bekerja dalam perusahaan pasti tahu bahwa dalam perusahaan tentu ada tunjangan. Tunjangan dalam perusahaan juga bervariasi, salah satunya adalah tunjangan penghargaan dan tunjangan PHK. Nominal yang diberikan pun juga berdasarkan beberapa ketentuan seperti performa karyawan selama bekerja, kehadiran karyawan dan masih banyak lagi.
Penerapan Sistem Informasi SDM dalam Perusahaan
Penerapan Sistem Informasi SDM ini sangatlah beragam dalam perusahaan. Beberapa contoh penerapannya terdapat dalam beberapa bagian seperti di bawah ini:
Kehadiran dan Absensi Karyawan
Absensi karyawan ataupun kehadiran dari karyawan tersebut merupakan tolak ukur dari kedisiplinan karyawan tersebut. Data dari kehadiran karyawan juga mempengaruhi pada proses penggajiannya nanti.
Oleh karena itu, perlu adanya pengelolaan absensi karyawan secara otomatis agar data bisa tercatat dengan akurat dan tepat dalam waktu yang sangat cepat. Itulah mengapa sistem SDM kerap digunakan karena memudahkan pada proses absensi karyawan tanpa adanya kesalahan input data hingga proses-proses selanjutnya.
Karena jika perusahaan masih menggunakan cara manual tentu akan sangat menyulitkan dan membutuhkan waktu yang cepat. Cara manual tersebut tentu sudah tidak eligible lagi dengan masa kini dimana semuanya harus dilakukan secara cepat dan tepat, terutama jika perusahaan yang ditempati adalah perusahaan besar.
Pengajuan Lembur
Sistem informasi SDM ini juga berkaitan erat dengan beberapa pengajuan-pengajuan, dan salah satunya adalah pengajuan lembur. Terutama jika perusahaan tengah menerima banyak pemasukan yang membuat seluruh karyawannya harus melakukan lembur kerja.
Dengan waktu yang terbatas dan dituntut untuk mengerjakan sesuai target yang besar, tentu akan sangat sulit jika harus melakukan pengajuan lembur secara manual. Itu sebabnya perusahaan menggunakan software sistem informasi SDM yang bisa membantu HR salah satunya dalam mengurus perizinan atau pengajuan.
Karyawan yang telah mengajukan lembur akan secara otomatis tercatat atau terinput datanya dalam satu software dan memudahkan pemilik perusahaan memberikan gaji karena secara otomatis telah terakumulasi.
Employee Self Service (ESS)
Sistem informasi SDM juga memungkinkan untuk para karyawan mengakses data diri mereka sendiri. Ini artinya Sistem Informasi SDM sudah dilengkapi dengan ESS atau Employee Self Service yang memudahkan karyawan melihat data mereka mulai dari kehadiran, gaji yang didapatkan, waktu cuti hingga jadwal kerja mereka.
Penilaian Kinerja
Penilaian kerja sangatlah penting dalam dunia perusahaan. Ini berkaitan dengan kemajuan perusahaan dan produktivitas karyawannya. Dalam hal ini juga menyediakan penilaian kinerja untuk perusahaan agar dapat memberikan penilaian berdasarkan hasil kinerja yang terdata di sistem tersebut.
Informasi yang diberikan juga akurat dan terukur sehingga perusahaan bisa memberikan penilaian secara menyeluruh untuk masing-masing individu karyawan hingga pada divisi-divisi.
Melakukan Penggajian, Pajak dan Tunjangan Karyawan
Dalam hal penggajian, tunjangan, hingga Pph 21 tentu akan memerlukan banyak waktu jika dilakukan secara manual. Untuk itu sudah banyak perusahaan yang kini menggunakan sistem SDM dibandingkan menggunakan cara manual.
Ini dikarenakan, perusahaan bisa melakukan banyak hal terkait dengan masalah keuangan dengan perhitungan yang akurat tentunya. Dengan begitu penggajian karyawan akan terlaksana secara tepat waktu dan memudahkan pendataan lainnya pada karyawan seperti tunjangan lainnya.
Demikian serangkaian informasi mengenai sistem informasi SDM. Semoga informasi ini bisa sedikit membantu kamu yang mungkin masih sedikit bingung atau ingin mengetahui lebih dalam apa itu sistem informasi SDM. Untuk aplikasi atau software yang menunjang proses sistem informasi SDM ini, kamu bisa menggunakan Aqtive HR yang dijamin akan membantu kamu dengan akurat, cepat, dan tepat.
