Pencatatan kehadiran karyawan merupakan hal yang wajib dilakukan perusahaan untuk mengetahui waktu kehadiran setiap karyawan perusahaan. Selain itu, kehadiran karyawan nantinya juga diperlukan untuk diintegrasikan dengan komponen yang lain seperti tunjangan harian, insentif lembur maupun jumlah izin/cuti karyawan. Sejak dahulu, mesin pencatat kehadiran karyawan mulai banyak digunakan. Mesin amano atau mesin ceklok tentu jauh lebih efektif dibandingkan dengan absensi karyawan menggunakan kertas dan pena atau absen sidik jari.
Namun, kini banyak yang beralih menggunakan mesin absensi yang jauh lebih efektif seperti mesin absensi sidik jari atau finger print. Mesin absensi dengan menggunakan sidik jari memanfaatkan teknologi biometrik yang digunakan untuk mendeteksi kehadiran karyawan. Hal ini lantaran setiap sidik jari pastinya unik dan berbeda-beda sehingga hasil pencatatannya dinilai akurat.
Dengan begitu, perusahaan dapat memastikan karyawan tidak melakukan kecurangan sebab absen sidik jari tidak mudah untuk dipalsukan. Hadirnya absen ini tentu memiliki tingkat efektivitas yang lebih baik dibanding absensi menggunakan mesin ceklok.
Lantas, apa saja keunggulan dan kelemahan dari absen sidik jari yang biasa diterapkan di perusahaan? Yuk, simak ulasannya dalam artikel kali ini.
Table of Contents
Keunggulan Absen Sidik Jari
Penerapan absen sidik jari untuk pencatatan kehadiran karyawan memiliki beberapa keunggulan, di antaranya sebagai berikut:
Menekan terjadinya kecurangan
Biasanya, karyawan sangat mudah melakukan kecurangan dengan cara titip absen pada rekan kerjanya saat terlambat datang kerja. Namun, dengan adanya absen karyawan sudah tidak dapat lagi melakukan kecurangan sebab harus datang sendiri ke kantor untuk absensi dengan menggunakan sidik jari sendiri.
Adanya kecurangan absensi tentu dapat merugikan perusahaan sehingga harus mengeluarkan cost yang tidak seharusnya dan tidak sesuai dengan database kehadiran. Dengan demikian, perusahaan perlu kembali melakukan validasi database kehadiran.
Mendorong karyawan semakin disiplin
Mengingat absen sidik jari hanya dapat dilakukan secara langsung. Dengan kata lain, karyawan wajib datang ke kantor untuk melakukan absensi. Hal ini tentu membuat karyawan semakin disiplin datang bekerja sesuai dengan jam operasional perusahaan. Selain itu, karyawan semakin disiplin lantaran tidak bisa lagi titip absen sehingga mendorong karyawan untuk hadir ke kantor tepat waktu.
Menekan dana pengeluaran fiktif karyawan
Meskipun investasi awal pengadaan mesin finger print terbilang mahal bagi beberapa perusahaan dan perawatannya yang cukup rutin.
Akan tetapi cukup sebanding dengan perusahaan yang dapat menekan atau bahkan menghilangkan pengeluaran fiktif yang dikeluarkan untuk karyawan seperti tunjangan harian ataupun bonus.
Selain itu, perhitungan gaji karyawan jauh lebih akurat lantaran perhitungan kehadiran karyawan dihitung melalui data pada mesin absensi sidik jari tersebut.
Kelemahan Absen Sidik Jari
Selain memiliki keunggulan, absen sidik jari atau finger print karyawan perusahaan juga memiliki sejumlah kelemahan. Berikut beberapa kelemahannya antara lain:
Tidak fleksibel
Meskipun lebih efektif dibandingkan mesin absensi ceklok, akan tetapi absen sidik jari tetap tidak cukup fleksibel digunakan perusahaan untuk mencatat kehadiran karyawan yang bekerja dari rumah.
Seperti beberapa waktu terakhir, akibat adanya pandemi mengharuskan perusahaan mengganti prototipe pekerjaan dengan sistem jarak jauh. Dengan demikian, banyak karyawan perusahaan yang bekerja dari rumah yang tentu akan sulit bagi perusahaan untuk merekap data kehadiran karyawan dengan kondisi tersebut.
Absen sidik jari hanya dapat dilakukan di kantor sehingga memerlukan mobilitas yang tinggi, padahal bekerja dari rumah (work from home) merupakan upaya menurunkan mobilitas. Oleh karena itu, absen tersebut tidak mampu menjadi solusi di tengah kondisi yang serba dinamis dan sarat akan teknologi.
Adanya kesalahan identifikasi yang kerap terjadi
Mesin absen sidik jari dapat berpotensi terjadinya kesalahan identifikasi sidik jari. Hal ini terjadi disebabkan mesin sidik jari yang kotor sehingga mesin tidak mampu membaca sidik jari karyawan perusahaan.
Pasalnya, mesin yang kotor terjadi tidak hanya berasal dari debu melainkan dari banyaknya sidik jari karyawan lain. Dengan demikian, karyawan akan sulit melakukan pemindaian sidik jari sebab akan muncul kesalahan identifikasi sehingga dapat membuang waktu dan membuat karyawan telat absen. Akibatnya, karyawan mendapatkan pemotongan gaji akibat datang terlambat.
Investasi awal pengadaan dan perawatan mesin absen sidik jari memerlukan biaya relatif mahal
Sama halnya dengan mesin absen ceklok atau amano, mesin absen sidik jari juga membutuhkan biaya yang terbilang mahal untuk awal pemasangan. Hal ini tentu akan semakin pricey sebagai investasi awal sebab akan dipengaruhi oleh jumlah karyawan dan cakupan gedung mesin tersebut digunakan.
Selain itu, mesin absen sidik jari tentu memerlukan perawatan operasional secara rutin agar mesin absensi dapat berjalan dengan baik, terutama dalam pemindaian sidik jari karyawan di bagian scanner.
Penarikan data manual terbilang merepotkan dan tidak real time
Penarikan daya dari mesin absen ini berupa data elektronik, akan tetapi apabila membutuhkan data yang siap saji tentu diperlukan proses pengolahan manual yang membutuhkan banyak waktu dan tenaga. Selain itu, apabila perusahaan membutuhkan data real time, data yang ditarik dari mesin fingerprint tidak dapat digunakan sebabnya datanya tidak real time.
Kesimpulan
Absen fingerprint memiliki keunggulan dan kelemahannya tersendiri. Perusahaan dapat menyesuaikan dengan kebutuhan dan budget yang dapat dilontarkan untuk investasi awal mesin absensi jenis ini.
Selain itu, database kehadiran karyawan merupakan basic data yang digunakan perusahaan yang kemudian diintegrasikan dengan komponen lainnya. Oleh karena itu, pencatatan kehadiran harus akurat.
Kendati demikian, absen sidik jari masih kurang fleksibel untuk diterapkan pada kondisi karyawan yang bekerja di luar kantor. Dengan demikian, kini teknologi kian berkembang dan semakin menyesuaikan kebutuhan tak terkecuali software HR yang ditujukan untuk manajemen Human Resource perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia perusahaan.
AqtiveHR merupakan software HR berbentuk aplikasi yang memiliki sistem Human Resource Information System (HRIS). Selain itu, AqtiveHR juga dilengkapi dengan sistem Employee Self-Service (ESS) yang sangat user-friendly di mana memudahkan karyawan dalam mengakses dan menginput data pribadi secara mandiri.
AqtiveHR menawarkan beberapa fitur unggulan yang berkaitan dengan job desk bidang HR, seperti absensi online yang dapat dilakukan melalui pengenalan wajah dan penginputan radius lokasi, fitur pengajuan izin/cuti yang lebih efisien, broadcast message per divisi dan seluruh karyawan, hingga fitur penggajian otomatis yang dapat diakses secara transparan.
Seluruh data dalam aplikasi AqtiveHR akan tersimpan secara otomatis melalui cloud drive dan dapat di-back up secara berkala. Dengan begitu, perusahaan dapat mudah mengakses database kehadiran jauh lebih mudah, akurat dan real time. Yuk, percayakan pencatatan kehadiran karyawan perusahaan Anda pada AqtiveHR sekarang juga.
