Kelancaran operasional perusahaan tidak hanya ditentukan oleh tim manajemen dan penjualan saja. Ada divisi lain juga yang bekerja di balik layar seperti general affair. Banyak orang masih bertanya-tanya, apa sebenarnya tugas general affair? Apakah hanya mengurus ATK, gedung, dan fasilitas kantor saja?
Di artikel ini, AqtiveHR akan menjelaskan secara lengkap apa itu general affair, fungsi dan job desc-nya, contoh KPI, jenjang karier, hingga keterampilan yang wajib dimiliki seorang GA profesional. Cocok untuk Anda yang bekerja di HR, operasional, atau sedang mempertimbangkan karier di bidang ini. Yuk, baca artikelnya sampai selesai!
Apa Itu General Affair?
General affair adalah divisi dalam perusahaan yang bertanggung jawab mengelola kebutuhan operasional non-core agar aktivitas bisnis berjalan lancar dan nyaman. Fokus utama general affair adalah memastikan seluruh fasilitas, aset, dan kebutuhan penunjang perusahaan tersedia, aman, dan berfungsi dengan baik.
Apa bedanya dengan HR? General affair (GA) lebih menitikberatkan pada pengelolaan lingkungan kerja, seperti gedung kantor, kendaraan operasional, perizinan, vendor, hingga kebutuhan logistik harian.
Meski sering dianggap sebagai support dalam operasional, GA memiliki peran strategis karena berkaitan langsung dengan efisiensi dan produktivitas karyawan.
Di banyak perusahaan modern, posisi GA sering berada di bawah divisi HR & GA atau Operational Support. GA juga bekerja sangat dekat dengan HR, Finance, dan Procurement.
Baca Juga: Tugas HRD yang Perlu Perusahaan Ketahui
Fungsi General Affair di Perusahaan
General affair memiliki banyak peran multi fungsi yang mendukung stabilitas operasional perusahaan. Berikut penjelasan lengkap fungsi general affair (GA) di perusahaan.
Mengelola Fasilitas dan Aset Perusahaan
General affair bertanggung jawab memastikan seluruh fasilitas kantor dapat digunakan dengan baik setiap hari. Mulai dari gedung, ruang kerja, listrik, AC, internet, hingga perlengkapan kantor harus selalu dalam kondisi layak pakai.
Jika terjadi kerusakan, general affair harus segera mengoordinasikan perbaikan agar tidak mengganggu aktivitas kerja karyawan. GA juga mengelola aset perusahaan seperti kendaraan operasional, inventaris kantor, dan peralatan kerja.
Pengelolaan ini meliputi pencatatan aset, maintenance berkala, hingga pengawasan penggunaan aset agar tidak disalahgunakan. Aset perusahaan perlu dikelola dengan baik agar tidak ada pemborosan dan kehilangan.
Menjaga Kenyamanan dan Keamanan Lingkungan Kerja
Lingkungan kerja yang nyaman dan aman berpengaruh besar terhadap produktivitas dan kepuasan karyawan. General affair berperan memastikan kebersihan kantor selalu terjaga, mulai dari ruang kerja, toilet, pantry, hingga area publik.
GA juga bertanggung jawab atas sistem keamanan gedung, seperti pengaturan akses masuk, CCTV, dan prosedur keamanan. Koordinasi dengan petugas security dan cleaning service menjadi bagian dari tugas ini.
General affair juga memastikan sistem parkir tertata dengan baik dan aman bagi karyawan maupun tamu. Karyawan dapat bekerja lebih fokus tanpa gangguan yang tidak perlu di lingkungan kerja yang aman dan nyaman.
Mengelola Vendor dan Pihak Ketiga
General affair dalam perusahaan sebagai penghubung antara perusahaan dan berbagai vendor atau pihak ketiga. Vendor yang dikelola bisa sangat beragam, mulai dari jasa kebersihan, maintenance gedung, penyedia ATK, catering, hingga jasa keamanan.
GA bertugas memilih vendor yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan melakukan negosiasi harga agar tetap efisien dari sisi biaya. GA juga memantau kualitas layanan vendor agar sesuai dengan standar yang telah disepakati.
Jika terjadi masalah atau layanan tidak memuaskan, GA harus segera melakukan evaluasi dan mencari solusi.
Mengurus Perizinan dan Administrasi Umum
Perizinan dan administrasi umum merupakan bagian penting dari kelancaran operasional perusahaan. General affair sering menangani perizinan kantor, legalitas gedung, serta dokumen pendukung operasional lainnya.
GA juga mengurus administrasi seperti pajak kendaraan operasional, perpanjangan izin, dan pengelolaan kontrak sewa. Tugas ini membutuhkan ketelitian tinggi karena berkaitan dengan legal dan kepatuhan terhadap regulasi. Keterlambatan atau kelalaian dalam pengurusan administrasi dapat berdampak pada sanksi atau gangguan operasional.
Mendukung Kegiatan Internal Perusahaan
General affair juga memiliki peran besar dalam mendukung berbagai kegiatan internal perusahaan. Acara seperti meeting besar, training karyawan, gathering, hingga event perusahaan biasanya melibatkan GA sebagai penanggung jawab logistik dan fasilitas.
GA memastikan ruangan siap digunakan, peralatan tersedia, konsumsi terkoordinasi, dan acara berjalan lancar dari sisi teknis. GA juga sering membantu pengaturan jadwal, transportasi, dan kebutuhan lain yang berkaitan dengan kegiatan internal.
Baca Juga: Timesheet Karyawan: Jenis, Fungsi dan Manfaatnya
Job Desc General Affair
Job desc general affair bisa berbeda di tiap perusahaan, tergantung skala bisnis dan struktur organisasi. Secara umum, berikut penjelasan tugas dan tanggung jawab general affair yang paling sering dijumpai di perusahaan.
Mengelola Fasilitas Kantor
General affair bertanggung jawab memastikan seluruh fasilitas kantor berada dalam kondisi layak dan aman digunakan oleh karyawan. Tugas ini meliputi pengaturan perawatan gedung, perbaikan fasilitas, serta pengecekan rutin terhadap sarana kerja seperti AC, listrik, air, internet, dan ruang kerja.
Jika terjadi kerusakan, GA harus segera berkoordinasi dengan pihak terkait agar aktivitas kerja tidak terganggu. Pengelolaan fasilitas yang baik akan menciptakan lingkungan kerja yang nyaman dan produktif.
Manajemen Aset dan Inventaris
Manajemen aset dan inventaris merupakan salah satu tugas penting general affair yang membutuhkan ketelitian tinggi. GA bertugas mencatat seluruh aset perusahaan, mulai dari ATK, peralatan kerja, furniture, hingga kendaraan operasional.
GA juga melakukan pemantauan kondisi aset secara berkala untuk memastikan tidak ada kerusakan atau kehilangan. Proses stock opname dilakukan secara rutin agar data aset selalu akurat dan sesuai dengan kondisi di lapangan. Data inventaris ini dipakai untuk kebutuhan audit dan perencanaan anggaran perusahaan.
Koordinasi dengan Vendor
General affair menjadi penghubung utama antara perusahaan dengan berbagai vendor atau pihak ketiga. Tugasnya meliputi pemilihan vendor, negosiasi harga, hingga memastikan layanan yang diberikan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
GA juga melakukan monitoring terhadap pekerjaan vendor, seperti jasa kebersihan, keamanan, maintenance gedung, atau penyedia ATK. Jika terjadi kendala atau ketidaksesuaian, GA harus segera melakukan evaluasi dan tindakan perbaikan.
Hubungan yang baik dengan vendor akan membantu perusahaan mendapatkan layanan yang optimal dengan biaya yang lebih efisien.
Pengurusan Administrasi Umum
Pengurusan administrasi umum menjadi bagian tak terpisahkan dari pekerjaan general affair. GA bertanggung jawab mengelola dokumen perizinan kantor, kontrak sewa gedung, asuransi aset, hingga dokumen pendukung operasional lainnya.
Ketepatan dan kerapihan administrasi sangat diperlukan agar perusahaan terhindar dari masalah hukum atau keterlambatan perizinan. GA juga memastikan seluruh dokumen tersimpan dengan baik dan mudah diakses saat dibutuhkan.
Dalam beberapa kasus, GA berkoordinasi dengan tim legal atau pihak eksternal untuk mengurus perpanjangan dokumen.
Dukungan Operasional Harian
General Affair berperan aktif dalam mendukung kebutuhan operasional harian perusahaan. Tugas ini mencakup penanganan kebutuhan mendadak karyawan atau manajemen, seperti pengadaan perlengkapan kerja tambahan, pengaturan ruang meeting, atau dukungan logistik untuk kegiatan internal. GA harus sigap dan responsif karena kebutuhan operasional sering muncul tanpa perencanaan sebelumnya. Kemampuan mengatur prioritas sangat penting agar semua permintaan dapat ditangani dengan baik. Dukungan operasional yang cepat dan tepat akan meningkatkan kepuasan karyawan. Dengan begitu, aktivitas kerja dapat berjalan tanpa hambatan berarti.
Kontrol Biaya Operasional GA
Kontrol biaya operasional menjadi tanggung jawab penting general affair dalam menjaga efisiensi perusahaan. GA harus memastikan seluruh pengeluaran terkait fasilitas, aset, dan vendor sesuai dengan budget yang telah ditetapkan.
GA juga dituntut untuk mencari peluang efisiensi tanpa mengurangi kualitas layanan atau kenyamanan kerja. Setiap pengeluaran biasanya dicatat dan dilaporkan secara berkala kepada manajemen atau tim finance.
KPI General Affair
Agar kinerja general affair dapat terukur dengan jelas, perusahaan biasanya menetapkan Key Performance Indicator (KPI) yang relevan dengan tugas dan tanggung jawab GA. KPI ini sebagai alat evaluasi untuk memastikan seluruh fasilitas dan kebutuhan operasional perusahaan berjalan optimal.
Berikut beberapa contoh KPI general affair yang umum digunakan di perusahaan.
Tingkat Ketersediaan Fasilitas
Tingkat ketersediaan fasilitas mengukur seberapa banyak fasilitas kantor yang dapat digunakan dengan normal tanpa mengalami gangguan. General Affair bertanggung jawab memastikan ruang kerja, listrik, AC, jaringan internet, dan peralatan kantor selalu dalam kondisi siap pakai. Jika sering terjadi kerusakan atau gangguan, artinya sistem perawatan dan monitoring fasilitas belum berjalan optimal.
Biasanya, KPI ini dihitung dalam bentuk persentase selama periode tertentu, misalnya bulanan atau tahunan. Semakin tinggi tingkat ketersediaan fasilitas, semakin baik kinerja general affair dalam menjaga kenyamanan dan kelancaran operasional.
Response Time Penanganan Masalah
Response time penanganan masalah mengukur kecepatan general affair dalam merespons dan menyelesaikan keluhan terkait fasilitas atau operasional kantor. KPI ini menunjukkan seberapa sigap GA dalam menghadapi masalah yang muncul secara mendadak. Semakin cepat respons diberikan, semakin kecil dampak gangguan terhadap aktivitas kerja karyawan.
Response time biasanya dihitung sejak laporan masuk hingga solusi diberikan atau masalah terselesaikan. KPI ini juga mencerminkan kualitas koordinasi GA dengan vendor, teknisi, atau tim internal terkait. General affair dengan response time yang baik akan membantu perusahaan menjaga ritme kerja tetap stabil tanpa banyak hambatan.
Efisiensi Biaya Operasional
Efisiensi biaya operasional mengukur kemampuan general affair dalam mengelola anggaran tanpa mengorbankan kualitas fasilitas dan layanan. KPI ini membandingkan antara budget yang telah ditetapkan dengan realisasi pengeluaran yang terjadi.
Jika realisasi biaya lebih kecil atau sesuai anggaran, artinya GA berhasil melakukan pengelolaan biaya dengan baik. Efisiensi ini biasanya dicapai melalui pemilihan vendor yang tepat, negosiasi harga, serta perencanaan kebutuhan yang matang.
Kepuasan Karyawan terhadap Fasilitas
Kepuasan karyawan terhadap fasilitas menjadi salah satu indikator karena general affair berperan langsung dalam menciptakan lingkungan kerja yang nyaman. KPI ini biasanya diukur melalui survei internal yang menilai kebersihan, kenyamanan, keamanan, dan kelayakan fasilitas kantor.
Hasil survei tersebut mencerminkan persepsi karyawan terhadap kinerja GA sehari-hari. Jika tingkat kepuasan rendah, berarti ada aspek fasilitas yang perlu segera diperbaiki. Kepuasan karyawan yang tinggi menunjukkan bahwa general affair berhasil mendukung produktivitas dan kenyamanan kerja.
Kepatuhan Administrasi dan Perizinan
Kepatuhan administrasi dan perizinan mengukur sejauh mana general affair mampu mengelola dokumen dan legalitas operasional perusahaan tanpa kendala. KPI ini mencakup ketepatan waktu pengurusan izin, perpanjangan dokumen, hingga kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku.
Keterlambatan atau kesalahan administrasi bisa berisiko menimbulkan sanksi hukum atau gangguan operasional. GA harus memiliki sistem pencatatan dan monitoring dokumen yang rapi. KPI ini biasanya dinilai dari minimnya pelanggaran, keterlambatan, atau temuan audit.
Jenjang Karier General Affair
Karier di bidang general affair cukup menjanjikan, terutama jika Anda bekerja di perusahaan menengah hingga besar. Seiring bertambahnya pengalaman, tanggung jawab general affair akan berkembang dari tugas operasional sampai peran strategis.
Setiap jenjang memiliki fokus kerja, scope tanggung jawab, dan tuntutan skill yang berbeda. Berikut penjelasan lengkap jenjang karier general affair yang umum ditemui di perusahaan.
General Affair Staff
General affair staff merupakan posisi entry level yang bertanggung jawab menjalankan aktivitas operasional harian perusahaan. Di tahap ini, Anda akan banyak terlibat dalam pengelolaan fasilitas kantor, seperti ATK, kebersihan, perawatan gedung, dan kebutuhan logistik sederhana.
Posisi ini juga menuntut ketelitian dalam pencatatan aset dan inventaris perusahaan. GA staff sering menjadi pihak pertama yang menerima dan menindaklanjuti keluhan karyawan yang berhubungan dengan fasilitas kerja.
General Affair Supervisor
Setelah memiliki pengalaman yang cukup, Anda dapat naik ke posisi general affair supervisor. Pada level ini, tanggung jawab tidak lagi hanya bersifat eksekusi, tetapi juga mulai mencakup pengawasan tim GA.
Anda akan mengoordinasikan pekerjaan staf, memastikan tugas berjalan sesuai SOP, dan memantau kualitas layanan vendor. General affair supervisor juga berperan dalam mengatur jadwal maintenance, mengelola area tertentu seperti gedung atau kendaraan operasional, serta menangani masalah yang lebih kompleks.
General Affair Manager
General affair manager memegang peran strategis dalam pengelolaan operasional non-core perusahaan. Di posisi ini, Anda bertanggung jawab atas seluruh fungsi general affair, mulai dari fasilitas, aset, vendor, hingga administrasi umum. Anda juga terlibat langsung dalam penyusunan anggaran GA dan memastikan pengeluaran berjalan efisien tanpa mengganggu operasional.
General affair manager menjadi pengambil keputusan dalam pemilihan vendor dan kebijakan operasional tertentu. Koordinasi dengan HR, finance, dan manajemen menjadi bagian dari pekerjaan sehari-hari. Posisi ini menuntut kemampuan analisis, perencanaan, dan pengambilan keputusan yang matang.
Head of General Affair/Operational Manager
Head of general affair atau operational manager adalah posisi puncak dalam jalur karier general affair. Pada level ini, peran Anda tidak hanya mengelola GA, tetapi juga terlibat langsung dalam strategi operasional perusahaan secara keseluruhan.
Anda berperan dalam pengambilan keputusan besar yang berhubungan dengan efisiensi biaya, pengembangan fasilitas, dan keberlanjutan operasional bisnis. Posisi ini menuntut pemahaman mendalam tentang proses bisnis lintas departemen.
Anda juga menjadi penghubung antara manajemen dan tim operasional di lapangan. Kontribusi pada level ini sangat berpengaruh terhadap stabilitas dan pertumbuhan perusahaan.
Peluang Karier Lanjutan di Bidang General Affair
Di beberapa perusahaan, jalur karier general affair tidak berhenti di satu posisi saja. Anda bisa berkembang ke posisi HR & GA manager, facility manager, atau operation manager.
Biasanya terjadi ketika perusahaan menggabungkan fungsi HR, GA, dan operasional dalam satu struktur manajemen. Perpindahan ke posisi ini membuat Anda memiliki peran yang lebih luas dan strategis.
Keterampilan yang Perlu Dimiliki Seorang General Affair
Untuk menjalankan perannya dengan optimal, seorang general affair perlu memiliki kombinasi hard skill dan soft skill yang seimbang. Berikut penjelasan lengkap keterampilan yang perlu dimiliki seorang GA profesional.
Kemampuan Manajemen dan Organisasi
Kemampuan manajemen dan organisasi diperlukan oleh general affair dalam menangani banyak tugas dalam waktu bersamaan. Mulai dari pengelolaan fasilitas, inventaris aset, sampai koordinasi vendor, semuanya membutuhkan perencanaan yang rapi.
Seorang GA harus mampu menyusun prioritas kerja agar tugas yang mendesak tidak mengganggu pekerjaan lainnya. Tanpa manajemen yang baik, risiko keterlambatan dan kekacauan operasional akan sangat besar.
Kemampuan organisasi membantu GA dalam mendokumentasikan aset, jadwal perawatan, dan laporan operasional secara sistematis.
Problem Solving
Masalah fasilitas dan operasional bisa terjadi kapan saja, bahkan di luar jam kerja. General affair dituntut memiliki kemampuan problem solving yang cepat dan tepat.
GA harus mampu menganalisis masalah, menentukan solusi terbaik, dan mengambil keputusan tanpa menunggu terlalu lama. Dalam kondisi darurat seperti listrik padam, kerusakan fasilitas, atau kendala vendor, sikap tenang dan solutif sangat dibutuhkan.
Kemampuan ini juga membantu GA meminimalisir dampak masalah terhadap produktivitas karyawan.
Komunikasi dan Koordinasi
General affair berperan sebagai penghubung antara banyak pihak di dalam dan luar perusahaan. Setiap hari, GA harus berkomunikasi dengan karyawan, manajemen, vendor, hingga pihak keamanan atau kebersihan.
Kemampuan komunikasi yang jelas dan efektif membantu menghindari kesalahpahaman yang bisa berdampak pada operasional. Koordinasi yang baik memastikan setiap pihak memahami tugas dan tanggung jawabnya masing-masing. GA juga perlu mampu menyampaikan kebutuhan operasional kepada manajemen secara profesional dan berbasis data.
Negosiasi dan Kontrol Biaya
Salah satu tanggung jawab penting general affair adalah mengelola biaya operasional agar tetap sesuai anggaran. Untuk itu, kemampuan negosiasi menjadi keterampilan yang sangat dibutuhkan.
GA harus mampu bernegosiasi dengan vendor terkait harga, kualitas layanan, dan durasi kontrak. Negosiasi yang baik tidak hanya soal mendapatkan harga murah, tetapi juga memastikan kualitas layanan tetap optimal. GA juga perlu melakukan evaluasi biaya secara berkala untuk menemukan peluang efisiensi.
Administrasi dan Legal Dasar
General affair sering berhadapan dengan dokumen administratif dan legal yang berkaitan dengan operasional perusahaan. Mulai dari kontrak vendor, perizinan gedung, hingga asuransi aset, semuanya membutuhkan pemahaman dasar tentang administrasi dan legal.
Kesalahan kecil dalam dokumen bisa berdampak besar bagi perusahaan, baik dari sisi hukum maupun finansial. GA harus teliti dan memahami isi dokumen sebelum menandatanganinya.
Adaptif dan Multitasking
Lingkup kerja general affair sangat dinamis dan sering berubah-ubah. Dalam satu hari, GA bisa menangani beberapa tugas dengan tingkat urgensi yang berbeda. Kemampuan multitasking membantu GA menyelesaikan berbagai pekerjaan tanpa kehilangan fokus.
Sikap adaptif sangat dibutuhkan karena kondisi operasional bisa berubah sewaktu-waktu. GA harus siap menyesuaikan diri dengan kebijakan baru, kebutuhan perusahaan, atau situasi darurat.
Kesimpulan
Dari penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa general affair adalah divisi dalam perusahaan yang berperan menjaga kelancaran operasional non-core agar bisnis dapat berjalan tanpa hambatan.
Mulai dari pengelolaan fasilitas, aset, vendor, hingga administrasi umum, general affair bekerja di balik layar untuk menciptakan lingkungan kerja yang aman, nyaman, dan efisien. Peran GA tidak bisa dianggap sepele karena berpengaruh langsung terhadap produktivitas karyawan dan stabilitas operasional perusahaan.
General affair membutuhkan dukungan sistem kerja yang rapi, terukur, dan terintegrasi dengan divisi lain seperti HR dan Finance. Bila masih memakai proses manual, pekerjaan GA berisiko memakan waktu, sulit dipantau, dan rawan kesalahan administrasi. Banyak perusahaan mulai beralih ke solusi digital untuk membantu pengelolaan aset, administrasi, hingga monitoring KPI secara real time.
Jika perusahaan Anda ingin operasional general affair berjalan lebih efisien dan terkontrol, penggunaan sistem HR modern yang terintegrasi bisa menjadi cara strategis. Selain mempermudah pekerjaan tim GA, sistem ini juga membantu manajemen mengambil keputusan perusahaan berbasis data yang lebih akurat.
Software HR AqtiveHR memiliki fitur yang lengkap mulai dari manajemen kehadiran, shift kerja, payroll, manajemen KPI, broadcast message, daily activity, dan masih banyak lagi.
Segera jadwalkan konsultasi dan demo fitur AqtiveHR dengan konsultan kami. Dapatkan harga spesial hari ini! Klik di sini.
