Exit interview adalah sebagai sebuah bentuk wawancara yang dilakukan oleh divisi HR (Human Resources) pada karyawan yang ingin mengundurkan diri di suatu perusahaan. Tidak semua perusahaan yang melakukan exit interview ini, Tetapi exit Interview punya dampak yang cukup besar bagi perusahaan. Karyawan yang memutuskan untuk resign atau mengundurkan diri tentunya sudah mengenal kekurangan dan kelebihan yang dimiliki perusahaan selama mereka bekerja.
Mendalami informasi dari sudut pandang karyawan dalam proses exit interview ini dilakukan sebagai salah satu cara melakukan evaluasi dan memperbaiki sistem yang berlaku di suatu perusahaan. Tapi sebenarnya, apa tujuan exit interview ? Dalam bahasan kali ini, kami akan membahas tentang apa itu exit interview. Simak lebih lanjut untuk pembahasan lengkapnya.
Apa Itu Exit Interview ?
Exit Interview adalah sebuah wawancara yang dilakukan oleh divisi HR perusahaan sebelum karyawan mengundurkan diri atau resign dari perusahaan. Proses Exit Interview ini berbeda dengan interview kerja yang akan menentukan diterima atau tidaknya karyawan dalam bekerja, exit interview dilakukan namun tidak berpengaruh terhadap boleh atau tidaknya karyawan mengundurkan diri dari perusahaan.
Exit Interview adalah suatu upaya dan cara yang tepat untuk mengumpulkan feedback bagi perkembangan perusahaan. Karena, dengan dilakukannya hal ini akan menjadi kesempatan bagi karyawan untuk menyampaikan dan mengungkapkan pikiran mereka tanpa mengkhawatirkan dampak negatif pada tinjauan kinerja. Karena itu, HR pun harus mendengarkan dengan pikiran terbuka. Setelah wawancara selesai, HR harus mengucapkan terimakasih atas kontribusi karyawan selama ini kepada perusahaan.
Hal ini dapat dilihat, jika jumlah karyawan yang meninggalkan perusahaan terus mengalami peningkatan, maka tentunya HR perlu melakukan analisis dengan membagikan hasil dan data tersebut kepada pemimpin lini senior untuk menindaklanjutinya dengan tindakan. Karena, karyawan yang terampil merupakan aset untuk mendorong kesuksesan suatu perusahaan. Jadi, perusahaan perlu belajar dari karyawan, mengapa mereka bertahan, mengapa mereka pergi, dan bagaimana perusahaan perlu berubah ke arah yang lebih baik.
Exit interview dapat dilakukan dengan berbagai metode, misalnya dengan memberikan formulir pertanyaan, bertanya secara langsung ke karyawan, diskusi antara atasan dan HR, dan juga secara tidak langsung.
Baca Juga: Apa itu Reimbursement?
Tujuan Exit Interview
Tujuan exit interview adalah untuk memberikan beberapa pertanyaan terkait alasan pengunduran diri karyawan dari suatu perusahaan. Saat proses exit interview berlangsung, perusahaan bisa mendapatkan saran dari karyawan dan mengetahui apa yang membuat karyawan merasa tidak cocok dengan perusahaan, sehingga mengundurkan diri .
Nantinya alasan – alasan tersebut kemudian akan dianalisis sebagai dasar pengambilan keputusan perbaikan manajemen SDM. Manfaat lain yang bisa didapatkan dengan adanya exit interview adalah untuk menekan turnover yang tinggi di kemudian hari.
Berikut poin-poin penting yang dapat dicantumkan dalam draft exit interview:
- Masukan untuk perusahaan secara general, misalnya dari visi misi, pencapaian, dan target kerja.
- Masukan dari karyawan terkait model pengelolaan HR, mulai dari sistem kerja, manajemen, lingkungan kerja, dan elemen kompensasi di perusahaan.
- Masukan untuk program – program HR yang sudah dilakukan dan/atau saran untuk program mendatang.
- Masukan terkait job description dan spesifikasi untuk rekrutmen di masa yang akan datang.
Dari hasil exit interview yang dilakukan, perusahaan mungkin saja mendapatkan atau mendengar informasi yang selama ini mungkin tidak diketahui pihak HR. Sebagian besar karyawan akan berkata jujur terkait pengalaman kerjanya selama di perusahaan. Maka dari itu, sebaiknya hasil exit interview dapat didokumentasikan dengan baik oleh HR, baik itu dalam bentuk catatan atau recording selama interview.
Seberapa Penting Exit interview Bagi Perusahaan?
Selain tujuan – tujuan yang tadi sudah dijelaskan, berikut adalah beberapa alasan mengapa exit interview penting bagi perusahaan, yaitu:
HRD dapat Mengetahui Masalah yang Berkaitan dengan SDM
Alasan pertama yaitu untuk mengetahui masalah yang berkaitan dengan sumber daya manusia di perusahaan. Pada umumnya, masalah pada SDM selalu menjadi tujuan exit interview.
Namun, kebanyakan HR mungkin hanya berfokus pada gaji dan tunjangan saja. Meskipun pada kenyataannya, uang bisa menjadi faktor kesekian alasan mengapa karyawan mengundurkan diri. Memang beberapa orang membutuhkan tingkat kompensasi finansial tertentu untuk tetap berada di suatu perusahaan, tetapi jika gaji mereka masih sesuai dengan rekan-rekan mereka, yang biasanya tidak membuat seorang karyawan mengundurkan diri dari perusahaan.
Mengetahui dan Mengerti Persepsi Karyawan Terkait Beban Kerjanya
Exit interview dilakukan untuk mengetahui apakah alasan karyawan mengundurkan diri karena budaya perusahaan, masalah dengan karyawan lainnya, lingkungan kerja, dan lain-lain.
Dengan dilakukannya exit interview tentunya dapat membantu HR perusahaan untuk meningkatkan efisiensi, motivasi, koordinasi, hingga efektivitas karyawan. Bahkan hasilnya bisa digunakan untuk dijadikan bahan analisis beban pekerjaan karyawan kedepannya.
Mengetahui Gaya Kepemimpinan Manajer
Alasan penting lainnya untuk melakukan exit interview adalah dapat mengetahui bagaimana gaya kepemimpinan manajer yang berurusan langsung dengan karyawan yang mengundurkan diri.
Salah satu tujuan exit interview adalah untuk membangun dan membuat manajemen yang lebih baik dan lebih positif. Hasil dari exit interview juga dapat dijadikan sebagai bahan pengembangan dan pelatihan manajemen agar dapat melatih para pemimpin perusahaan agar menjadi lebih baik di masa mendatang.
Mengetahui Kelebihan Pesaing
Biasanya, karyawan yang mengundurkan diri sudah memiliki pekerjaan baru di perusahaan lain. Maka dari itu, alasan penting menerapkan exit interview adalah Anda bisa mengetahui kelebihan perusahaan pesaing.
Misalnya dari segi benefit yang diberikan, upah dan tunjangan, waktu kerja, dan lain-lainnya. Tujuan exit interview ini juga untuk mengevaluasi kekurangan perusahaan di mata karyawan dan masukan pengembangan kedepannya.
Kesimpulan
Exit interview merupakan salah satu cara terbaik untuk mengenal sudut pandang karyawan pada perusahaan dan menjadi salah satu aspek penting dalam pengelolaan SDM yang terkadang terlupakan oleh perusahaan, jika hal ini dilakukan seringkali data yang didapat tidak ditindaklanjuti untuk meningkatkan kualitas perusahaan. Padahal melalui exit interview ini ada banyak hal yang akan didapat oleh perusahaan. Hasil exit interview yang diterapkan dengan baik juga akan menimbulkan banyak hal positif di masa mendatang, seperti meningkatnya produktivitas dan turunnya tingkat turnover karyawan.
Anda dapat menggunakan software HRIS salah satunya adalah AqtiveHR. Untuk memudahkan arus informasi antar karyawan dan juga antar personalia. Sehingga Anda sebagai selaku HR dapat melakukan review dan juga memberikan value lebih kepada karyawan.
AqtiveHR sebagai absensi karyawan online berbasis web dan mobile juga dapat memantau daftar hadir karyawan secara otomatis dengan software absensi. Selain itu terdapat fitur broadcast messages per divisi/perusahaan ke seluruh staff. Peran fitur ini pun penting untuk membuat karyawan merasa terlibat langsung dengan perusahaan. Fitur unggulan lainnya adalah pengajuan dan approval cuti serta notifikasi approval yang dapat diakses langsung secara online.
Berkat itu, pengajuan dan persetujuannya akan lebih cepat dan mudah dengan menggunakan AqtiveHR semua tersedia dalam satu aplikasi dan masih banyak fitur lengkap lainnya. Maka, segera gunakan AqtiveHR, software HR terbaik yang memudahkan perusahaan meraih sukses.Maka, segera gunakan AqtiveHR, software HRIS terbaik yang mendukung pencapaian visi dan misi perusahaan sepenuhnya.
